L’outsourcing della gestione documentale scelto da un numero crescente di aziende
L’outsourcing della gestione documentale sta crescendo perché rappresenta una scelta vincente sia quando si vogliono razionalizzare i processi interni che quando bisogna fare cost cutting. Lo conferma il successo che continua a registrare il Gruppo IDM (www.integradm.it), nato dall’integrazione tra Integra Document Management e Anacomp Italia, che nel 2009 ha raggiunto un giro d’affari pari a 26 milioni di euro e 300 dipendenti.
«Anche se i dati sono ancora provvisori – dice Marco Donnamaria, direttore vendite & marketing del gruppo -, possiamo già dirci soddisfatti dell’andamento del 2010, visto che per l’anno in corso prevediamo di superare i 28 milioni di euro di fatturato. Il mercato mostra di apprezzare la solidità di un gruppo come il nostro che continua a investire per migliorare il livello qualitativo dei servizi erogati, dando in tal modo adeguate garanzie in termini di salvaguardia dell’investimento. Nel corso del 2010, per esempio, abbiamo aperto una nuova sede a Roma, mentre sono allo studio nuove acquisizioni, sempre nella logica di aggiungere valore alla nostra proposizione».
Gli IDM Services e le IDM Solutions sono in grado, di fatto, di coprire tutto il ciclo di vita della gestione documentale in outsourcing. I primi includono servizi per la gestione integrata degli archivi documentali e del magazzino stampati, per l’archiviazione ottica, il data entry, per la stampa e la postalizzazione e per la gestione dell’ufficio posta, mentre le seconde comprendono soluzioni di Web document management, workflow management, business process outsourcing, conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica.
L’impianto applicativo, basato su un’evoluta piattaforma documentale di gestione dei contenuti e su tecnologia abilitante di ultima generazione per la gestione del workflow, è il cuore dei servizi e delle soluzioni offerta dal Gruppo IDM, impegnato attivamente anche all’interno delle principali associazioni di categoria.
Il volume d’affari raggiunto, i livelli di efficienza e sicurezza garantiti e l’ampio portafoglio d’offerta stanno convincendo sempre più aziende a scegliere IDM, come è avvenuto nel caso di Rcs MediaGroup quando ha avviato il progetto di dematerializzazione del ciclo passivo relativo alla gestione dei fornitori, dei costi industriali, delle materie prime, delle spese generali e la contabilità relativa ad autori, traduttori, correttori di bozze, agenti e agenzie: senza modificare le procedure in essere, le attività di verifica e archiviazione (fisica e online) dei documenti sono state esternalizzate presso IDM. Il progetto ha portato alla razionalizzazione della gestione dei documenti grazie all’invio settimanale degli stessi in IDM, all’archiviazione automatica delle immagini dei documenti registrati in un sistema documentale dedicato e alla generazione di file di spunta per la verifica del match documenti/registrazioni (la protocollazione avviene manualmente in Rcs al ricevimento del documento) consentendo di evidenziare in maniera più rapida le anomalie.
Oggi in IDM sono ospitate oltre 3mila scatole Rcs, mentre le immagini archiviate e rese disponibili online sono un milione e ottocentocinquantamila: un numero significativo, che però scompare a fronte dei 6 miliardi di immagini archiviate online all’interno dei data center IDM.
