I benefici accertati della comunicazione unificata non premiano solo i grandi enti, come dimostrano sempre più numerosi casi, tra i quali il Comune di San Fior, seimila abitanti nella fascia prealpina veneta, che offre nuovi servizi grazie al VoIP
Il Voice over IP (VoIP), la tecnologia che utilizza la rete dati anche per il trasporto della voce, ha da tempo raggiunto la piena maturità, originando applicazioni convergenti, tra cui spicca la comunicazione unificata, cioè la capacità di comunicare in molteplici modalità – voce, dati e testo – tramite un unico strumento dotato di interfaccia utente unificata. Grazie anche a queste applicazioni, l’utilizzo delle tecnologie connesse al VoIP è ormai un fatto acquisito a livello globale, soprattutto per merito degli innegabili miglioramenti che comporta in termini di efficienza, risparmi e implementazione di nuovi servizi.
Modernizzare con la UC
Si tratta di benefici in grado di rappresentare un’ottima base per la pubblica amministrazione italiana, da tempo, notoriamente impegnata in uno sforzo di modernizzazione che in alcuni casi sta mostrando frutti di rilievo. Non è quindi per caso che, fin dal 2005, l’adozione del VoIP sia stata inserita nelle linee guida in materia di digitalizzazione della PA. In particolare, all’interno del provvedimento di legge, noto come Codice dell’Amministrazione Digitale del 2005, si prescrive che le amministrazioni utilizzino per la fonia i servizi VoIP e si assegna all’Agenzia per l’Italia digitale le azioni di monitoraggio e verifica, riportate anche su un sito specifico (www.digitpa.gov.it/monitoraggio-voip). Come spesso accade in Italia, nonostante questo e altri provvedimenti, il processo di adozione dei sistemi VoIP non ha ancora assunto quel carattere generalizzato che si sarebbe potuto supporre alla luce della spinta normativa. Al termine del 2012 – infatti – il livello percentuale medio di terminali VoIP, rispetto agli apparecchi tradizionali, era pari al 43% nella PA centrale e al 24% in quella locale, e con forti differenziazioni fra aree geografiche e tipologie di amministrazione, come si ricava dai dati del sito di monitoraggio dell’Agenzia per l’Italia Digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri (all’inizio di gennaio 2014 i dati risultano aggiornati al giugno 2013).
Esempi virtuosi
Ma per fortuna le esperienze positive non mancano, sia a livello di grandi enti – come per esempio il caso del ministero degli Affari Esteri, che si è dotato di un sistema di comunicazione integrata su piattaforma Microsoft Lync, con numerosi benefici in termini di rapidità nelle comunicazioni interne, risparmi sui costi di trasferta e maggiore efficacia nelle pratiche complesse – sia di realtà di minori dimensioni appartenenti alla PA locale. È il caso del Comune di San Fior, in provincia di Treviso, che ha rinnovato i sistemi di comunicazione utilizzando le soluzioni della società trentina Wildix (www.wildix.it) implementate dal business partner Eurogroup di Silea (TV).
Comunicazioni semplificate
L’intenzione dell’amministrazione comunale di San Fior, dove vi sono più di seimila abitanti, era quella di alleggerire il carico burocratico e avvicinarsi maggiormente alle esigenze dei cittadini. Per questo, all’inizio del 2013, si è optato per un aggiornamento radicale dei sistemi di comunicazione utilizzati nel Comune, che ha coinvolto il Municipio, la Scuola Media, la Scuola Elementare e l’Asilo. Adesso circa 60 utenti utilizzano il nuovo sistema di Comunicazione Unificata Wildix, riuscendo a scambiare informazioni semplicemente e rapidamente e rispondendo agli utenti in modo più preciso e puntuale. «Le due principali esigenze del Comune – spiega Roberto Zucchetto, responsabile servizi informativi di San Fior – erano, innanzitutto, la semplificazione e ottimizzazione dei centralini, che prima erano quattro, non in rete e che quindi richiedevano spostamenti fisici per la manutenzione e la risoluzione delle anomalie. Ora, con i nuovi sistemi collegati in rete, possiamo fare gestione, manutenzione e aggiornamenti da remoto. La seconda esigenza era invece la razionalizzazione delle linee telefoniche esistenti».
Più in dettaglio, la vecchia centrale telefonica, una Ascom, è stata sostituita con due sistemi PBX Wildix connessi tra loro grazie alla WMS Network (Wildix Management System), una piattaforma che consente di connettere tutte le centrali Wildix in uffici o città diverse, rendendo possibile la sincronizzazione di tutti gli aggiornamenti. Un utente quindi può accedere al proprio profilo, conservando rubrica, numero di interno e tutte le impostazioni personali preesistenti, da qualunque computer connesso a una centrale della rete.
Efficienza e risparmio
Il Comune di San Fior ha riscontrato immediatamente i vantaggi dell’implementazione della soluzione di Unified Communication di Wildix. Infatti, il numero di linee fisse impiegate si è più che dimezzato, con un risparmio di più di tremila euro annui per i contratti telefonici. Inoltre, sono decisamente diminuiti i costi per le telefonate verso il mobile, mentre si sono azzerati quelli per le chiamate tra le sedi. Ma soprattutto l’introduzione di un sistema che integra fax, voice-mail, rubrica condivisa, SMS, promemoria, app, sta davvero rivoluzionando il modo di comunicare delle persone. Infatti, grazie al sistema Wildix, adesso chi si occupa di front office nel Comune di San Fior ha la possibilità di rispondere immediatamente al cittadino, minimizzando i tempi di attesa in linea. E qualora si rendesse necessario chiedere informazioni a persone di altri uffici, è possibile verificare in tempo reale, direttamente sul monitor, se il collega è disponibile o meno. Di conseguenza, si può scegliere il sistema di comunicazione unificata più adatto e trasferire la chiamata oppure fornire la risposta adeguata, soddisfacendo sempre al meglio le esigenze dei cittadini. Oltre al risparmio nei costi, quello della scelta del sistema di comunicazione più adatta sembra essere uno degli atout più apprezzati da chi passa al VoIP, indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione. Anche nel caso del ministero degli Affari Esteri, avere a disposizione diverse modalità di comunicazione si è rivelato vincente, e ha visto prevalere su tutti la messaggistica istantanea, mentre la videochiamata si è segnalata per aver raccolto maggiore interesse, con ottime prospettive di sviluppo. Quegli stessi sviluppi che le tecnologie basate sulla convergenza tra voce e dati avranno ancora nel futuro, e che si tradurranno senz’altro in vantaggi per tutti i soggetti interessati. A cominciare dai cittadini, nel caso delle pubbliche amministrazioni.
