Che il sistema informativo debba essere considerato il sistema nervoso centrale di un’azienda è un fatto indiscusso. Ma un sistema nervoso ha bisogno anche di un cervello pensante che sia in grado di ricevere da questo gli input e rinviare degli output allo scopo di farlo funzionare correttamente e al meglio. Nonostante tutto quello che si possa dire, le risorse umane continuano a essere il cervello di un’azienda
Come per il corpo umano, è necessario che in azienda tecnologie e risorse umane lavorino in modo quanto più possibile sincrono ed equilibrato. Da una parte il sistema informativo dovrebbe essere tale da fornire tutto il supporto possibile all’organizzazione richiedendo al contempo il minimo sforzo e il massimo risultato a coloro che sono chiamati a utilizzarlo nelle sue diverse parti. Dall’altra può e dovrebbe assumere anche il ruolo di monitorare e gestire, almeno in parte, l’organizzazione stessa anche per quanto riguarda la gestione delle risorse umane. E per gestire le risorse umane occorrono diversi strumenti: dalle applicazioni che servono per supportare l’aspetto contabile e amministrativo, a quelle che si occupano di gestire il problema dal punto di vista strategico e analitico.
Per poter parlare di questa relazione biunivoca in modo adeguato, ci siamo rivolti ad aziende che da tempo e da differenti punti di vista operano in questo settore offrendo soluzioni di diverso tipo.
Le organizzazioni liquide
«Il supporto tecnologico alla gestione e allo sviluppo delle risorse umane in azienda è molto importante, ma la tipologia di relazione e il modo attraverso il quale la tecnologia può agevolare certi processi, ha subito, negli ultimi 3-4 anni, un profondo cambiamento – esordisce Nicola Uva, business development director di ADP Italia (www.it-adp.com) -. Oggi quando si parla di risorse umane, non è più sufficiente per la loro gestione basarsi solo su database, seppure evoluti, capaci di gestire informazioni e condividere funzioni all’interno di un’azienda. È richiesta invece flessibilità e rapidità ad adattarsi ai cambiamenti del mercato per non soccombere». Questa esigenza, secondo Uva, ha dato vita alle così dette “organizzazioni liquide”; una concezione dell’azienda che, come un liquido appunto, è capace di assumere forme diverse e di adattarsi a situazioni in continuo divenire. All’interno di essa le persone sono in grado di aggregarsi, creare gruppi sempre nuovi, formare reti, consentendo così all’organizzazione di essere flessibile. Ecco perché diverse aziende che si occupano di fornire sistemi informativi e tecnologia alle risorse umane si stanno orientando verso modelli di business reticolari distribuiti, in cui la tecnologia è funzionale alla creazione di network tra i dipendenti. Si comprende perciò come le organizzazioni così dette fluide non abbiano più bisogno di strutture interne di controllo dei costi di gestione, poiché questa funzione è insita nel modello stesso.
«La progettazione di un sistema informativo è un compito difficile e complesso che deve tenere conto di tanti aspetti, tra cui quello di potersi evolvere insieme alle esigenze aziendali, per massimizzare il rapporto costi/benefici nel lungo periodo – puntualizza Luca Maria Scanu, direttore generale di Data Management HRM (www.datamanagementhrm.it) -. Per quanto riguarda l’informatizzazione dell’area del Personale si consiglia alle aziende di porre particolare attenzione alle seguenti caratteristiche: l’affidabilità della soluzione, la qualità e tempestività del servizio di manutenzione, le possibilità di personalizzazione, l’integrazione dei dati e l’interfacciamento verso i sistemi esterni all’area HR. Si tratta di saper scegliere un partner disposto a condividere il proprio patrimonio di competenze per supportare il cambiamento organizzativo legato ai processi decisionali del top management, sgravando la Direzione HR dalla gestione operativa e amministrativa a favore di attività orientate allo sviluppo delle persone e dei talenti».
Il ruolo centrale delle risorse umane
Di qualsiasi cosa si occupi un’impresa, può realizzarla solo attraverso le persone. Valorizzando il capitale umano si sfruttano al massimo le potenzialità dell’azienda: diventa quindi cruciale disporre del miglior supporto possibile per amministrare, gestire e organizzare le risorse umane. Da oltre sessant’anni Inaz (www.inaz.it) fornisce soluzioni in questo campo, con un’esperienza e un know-how unici in Italia. «Ci concentriamo sulle persone – afferma Linda Gilli, presidente e amministratore delegato della società – in modo che i nostri clienti possano dedicarsi con tranquillità al loro core business, sicuri di essersi rivolti a un partner esperto e affidabile».
Le aziende richiedono un sistema informativo in grado di massimizzare il rapporto tra costi e benefici rispetto all’organizzazione e alle risorse umane. Inaz risponde concentrandosi su alcuni punti chiave irrinunciabili: «Dinamismo e flessibilità servono a gestire molteplici aspetti in maniera integrata – continua Linda Gilli -. Fondamentali sicurezza e aggiornamento in tempo reale su tutti i mutamenti della normativa di riferimento. Semplicità e rapidità d’uso consentono di essere subito operativi e, se ci sono problemi, si è tempestivamente assistiti da una rete di tecnici ed esperti».
Gli strumenti che il mercato offre a supporto della gestione delle risorse umane sono i più vari. Inaz con la sua gamma li comprende tutti: «Dai software in licenza d’uso per lavorare anche in maniera integrata su paghe, presenze, trasferte, budget, collocamento e tutto ciò che attiene le attività del personale; all’opzione, sempre più richiesta, dell’outsourcing, ovvero di esternalizzare processi legati all’amministrazione delle HR, completamente o affidando a noi solo la parte tecnico-informatica in un’ottica di Cloud e Software-as-a-Service, disponibile anche sui device di ultima generazione».
Secondo Luca Patrignani, responsabile settore centro di competenza SAP di Infogroup (www.infogroup.it), occorre trovare il giusto equilibrio fra il controllo operativo delle risorse da parte dell’azienda e un ragionevole grado di autonomia delle risorse umane nella gestione delle proprie attività. Per questo pensa che gli strumenti informatici da adottare possano veramente fare la differenza, a patto di rispettare determinati parametri quali il numero dei dipendenti da gestire, la loro localizzazione, i programmi di formazione dedicati al personale, gli asset aziendali e il grado di informatizzazione delle risorse. «Quest’ultimo requisito, in particolare, è fondamentale per il successo dell’operazione, e deve essere coadiuvato da una adeguata campagna di comunicazione interna che possa stabilire un rapporto sempre più collaborativo fra responsabili e addetti».
«L’analisi dei processi aziendali è fondamentale quando si pensa a un nuovo sistema informativo – sostiene Franco Coin, amministratore delegato e socio fondatore di MHT (www.mhtreno.it) – e gli obiettivi devono essere la semplificazione dei processi e l’omogeneizzazione dei dati. La soluzione deve tenere conto delle esigenze di tutta l’organizzazione, mantenendo costante l’equilibrio tra rigore e flessibilità. Interfacce intuitive e reperimento rapido dei dati sono poi plus che facilitano l’operatività di tutti i collaboratori. Ma soprattutto – sottolinea – il nuovo sistema non può essere calato dall’alto: il coinvolgimento del management aziendale e dei key users nelle attività di pianificazione e test è importante affinché tutte le risorse siano incoraggiate nelle fasi di cambiamento e possano velocemente acquisire familiarità con il nuovo sistema. Per massimizzare al massimo i benefici è infine determinante che tutte le procedure siano realmente unificate».
Le attività del day-by-day in azienda diventano sempre più complesse e le richieste rivolte ai sistemi informativi si concentrano nel poter disporre di strumenti ad hoc che possano velocizzare i progetti, ottimizzando e impiegando al meglio le risorse presenti sulla rete interna, velocizzando al tempo stesso anche quei compiti non direttamente produttivi, ma sicuramente indispensabili. «È questo l’elemento che ha spinto Teorema Engineering (www.teorema.net) allo sviluppo di una suite completa e articolata di prodotti progettati per gestire efficacemente le più diverse esigenze aziendali – evidenzia Gianpaolo Centuori, amministratore delegato della società -. Le caratteristiche richieste a ogni soluzione di oggi sono certamente quelle di poter disporre di un ambiente intuitivo e semplice da utilizzare, sviluppato su piattaforma leader di mercato, con la possibilità di poter essere aggiornate indipendentemente dagli interventi di terze parti e con la predisposizione a sviluppi futuri».
Soluzioni outsourcing
Silvia Bolzoni, amministratore unico di Zeta Service (www.zetaservice.com), crede che l’outsourcing della gestione delle risorse umane sia oggi lo strumento principale per massimizzare il rapporto tra costi e benefici. L’elaborazione dei cedolini e la rilevazione delle presenze per esempio richiedono un aggiornamento costante dell’infrastruttura tecnologica per allinearla di volta in volta o alle nuove normative o alle nuove disposizioni aziendali. L’aggiornamento è particolarmente oneroso per le aziende che gestiscono internamente questi processi anche perché è contestualmente richiesta la continua formazione delle risorse dedicate. «L’outsourcing – sostiene Silvia Bolzoni – in questo senso interviene abbassando notevolmente gli investimenti di tempo, costi e risorse e fornendo all’azienda cliente la certezza che la tecnologia utilizzata per le risorse umane sia innovativa e aggiornata, permettendo così all’ufficio del personale di svolgere un ruolo più strategico e orientato al business aziendale».
«Qualsiasi organizzazione deve favorire la comunicazione, la collaborazione e la condivisione dei documenti tra tutti gli utenti del sistema informativo e ciò è possibile solamente se si lavora all’interno di un ambiente Web, aperto e con applicazioni integrate tra loro», conclude Domenico Uggeri, vice presidente di Zucchetti (www.zucchetti.it).
Per raggiungere questo obiettivo Zucchetti ha realizzato Infinity Project, un’offerta innovativa composta dalla tecnologia di base, compresi gli strumenti di sviluppo, dal framework applicativo e dalle numerose famiglie di soluzioni software: Gestionali/Erp, soluzioni per la Gestione del Personale, Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva, Crm, Business Intelligence e molto altro ancora. Questo modello consente alle aziende sia l’aumento della produttività degli addetti sia l’eliminazione dei costi d’integrazione dovuti alla gestione di applicazioni di fornitori diversi.
Gli strumenti
«Le aziende come ADP Italia – sottolinea Nicola Uva – hanno cambiato il loro focus, che dal cliente passa a essere il dipendente. Ciò comporta lo sviluppo di strumenti che lo coinvolgono nei processi di gestione interni e che permettono all’azienda di costruire con esso una relazione chiara e univoca, condividendo obiettivi e strategie, nonché le informazioni che devono essere accessibili sempre e a tutti i livelli gerarchici dell’azienda». ADP Italia mette a disposizione numerose applicazioni dedicate ai responsabili HR, in grado di coinvolgere i dipendenti a diversi livelli decisionali, fornire informazioni corrette nei tempi giusti, agevolare la relazione tra le persone, definendo nel contempo sistemi e regole.
Luca Maria Scanu sottolinea che Data Management HRM propone una suite completa e integrata per ottimizzare i processi amministrativi del personale (paghe, presenze, trasferte, ecc.) e quelli di gestione e sviluppo delle risorse umane, in grado di fornire tutte le informazioni e gli strumenti per la valutazione delle risorse, la definizione e predisposizione di interventi formativi, il recruitment, la gestione delle politiche retributive e delle carriere. «In altre parole – afferma Scanu – permette l’allineamento delle politiche di crescita e sviluppo HR con le strategie aziendali». Ampio spazio è dato agli strumenti di HR Self Service, ossia servizi accessibili direttamente dal dipendente attraverso il portale aziendale, che riguardano le presenze/assenze, ferie e permessi, trasferte e note spese, per finire con il cedolino online e la cartella del dipendente. Questi strumenti, sottolinea Scanu, integrati con i sistemi amministrativi (in house o in outsourcing), consentono di gestire tutte le pratiche del Personale eliminando i moduli cartacei, ridurre i costi e fare efficienza. Molti di questi sono accessibili anche da dispositivi quali smartphone e tablet. Inoltre Data Management HRM sta dedicando particolare attenzione agli strumenti di HR Planning & Control, applicazioni a supporto dei processi di pianificazione, budget e forecast delle risorse umane e del costo del lavoro. Questi strumenti, integrati ai sistemi gestionali, consentono non solo di pianificare l’organico e relativi costi, ma anche di simulare dinamicamente una molteplicità di scenari futuri. «Infine conclude Scanu -, grazie alla disponibilità di dati sempre aggiornati, si possono tenere sotto controllo tutti gli indicatori di performance attraverso i relativi cruscotti, potendo così fornire dati utili al vertice aziendale e alle linee di business per prendere decisioni strategiche attraverso strumenti previsionali dedicati».
Le HR in banca
L’esperienza di Infogroup, afferma Luca Patrignani, si fonda sulla costituzione al suo interno del Centro di Competenza SAP e in questo ambito, sulla presa in carico del servizio di Application Management e dei progetti Human Capital Management per conto del Gruppo Intesa Sanpaolo. Il sistema HCM SAP, seppur con personalizzazioni significative, è fortemente integrato nel sistema Human Resource della Banca. In questo modo la piattaforma gestionale, con i portali Employ Self-Service e Manager Self-Service, permette la piena visibilità e controllo sulle risorse umane sempre nell’ottica di valorizzazione e motivazione dei dipendenti.
I moduli sui quali si è confrontata Infogroup con successo, spaziano dal sistema incentivante alla creazione della struttura e-recruiting per campagne assunzioni secondo precisi standard; dal modulo certificati telematici in linea con la normativa vigente, alle gestioni familiari per le detrazioni fiscali e gli assegni familiari, al business travel per le richieste di viaggi aziendali tramite tecnologia EHP4.
Soluzioni everywhere
«Le soluzioni gestionali Erp e Crm di nuova generazione possono contribuire a stimolare la produttività e la creatività delle risorse – afferma Nicola Vicini, amministratore delegato di Reno Sistemi (www.mhtreno.it) -, offrendo uno strumento che risponde alle esigenze di ciascuna funzione, velocizzando così l’accesso a dati, avvisi e attività da svolgere. Ogni collaboratore può accedere a report relativi alle performance personali o del proprio team, in modo da essere più coinvolto nel raggiungimento degli obiettivi».
«Al tempo stesso – aggiunge Vicini -, il sistema informativo facilita l’attività degli HR manager, con uno strumento agile e disponibile su qualsiasi device, che semplifica la granulare gestione e approvazione di ferie e spese, (paghe, carte di credito, viaggi), e del rispetto dei relativi regolamenti. È inoltre possibile visualizzare e trasferire con facilità i dati relativi a ogni dipendente, così da automatizzare il più possibile i processi di recruiting, assunzione, sviluppo, trasferimento o cessazione dei rapporti».
Con l’obiettivo di rispondere alle esigenze in tema di flessibilità ed efficienza produttiva, Teorema Engineering ha reso disponibile all’interno dei TeoBlocs, applicazioni studiate per l’azienda e orientate specificatamente ad attività per gli HR. «Concepite come una serie di parti da aggiungere oppure combinare tra loro, i prodotti TeoBlocs sono vere e proprie Web part a misura di impresa basate su Microsoft SharePoint che formano un catalogo in continuo aggiornamento e si configurano come soluzioni “out of the box”, cioè immediatamente utilizzabili per trarre il massimo dalle intranet aziendali integrate su Microsoft SharePoint», conclude Centuori. Per dare qualche esempio, quando si parla di Web part private si fa riferimento a sezioni dove ciascun dipendente può accedere ai documenti sensibili che lo riguardano quali cedolino e cartellino presenze, fruire delle ultime notizie riguardanti l’azienda, trovare facilmente i colleghi che si occupano di un certo progetto, poter tracciare le ore lavorate su un determinato progetto e così via.
I benefici dell’outsourcing
Silvia Bolzoni è del parere che le aziende che si occupano di outsourcing della gestione e amministrazione del personale, come Zeta Service, oggi abbiano un ruolo fondamentale nel supportare le aziende nella gestione strategica del personale, questo per più fattori: il primo, e il più noto, è il comprovato risparmio di tempo e costi che deriva dall’affidare a un partner specializzato l’elaborazione dei cedolini. «Ma ci sono altri benefici nascosti e non strettamente connessi all’aspetto tecnologico che derivano invece dalla relazione che l’outsourcer è in grado di stabilire con l’azienda cliente e dai servizi complementari che è in grado di pensare e realizzare sulla base degli input, impliciti ed espliciti, dei suoi clienti». Zeta Service, per esempio, è stata la prima azienda del settore a costruire un servizio di consulenza per la contabilità dei dati paga, offrendo una soluzione concreta a un annoso problema spesso presente nelle aziende: le incomprensioni fra l’ufficio del personale e l’ufficio della contabilità.
«Oltre 13mila aziende – interviene Domenico Uggeri -, per risolvere in modo ottimale tutti i processi di carattere amministrativo, organizzativo, nonché di sicurezza e privacy delle risorse umane, hanno scelto HR Infinity di Zucchetti, una suite di soluzioni Web-based e con anagrafica integrata e unica dei soggetti che copre tutti gli aspetti inerenti al personale, dalle paghe e rilevazione presenze, alla gestione delle risorse umane, sino al controllo accessi e alla sicurezza di ambienti e persone».
Tutte le applicazioni di HR Infinity sono completamente realizzate in tecnologia Web per soddisfare le esigenze di apertura dei confini aziendali, di flessibilità e di supporto alla mobilità, sia attraverso nuovi modelli di erogazione come il Software-as-a-Service, sia attraverso l’ausilio di lettori tascabili e applicazioni specifiche a supporto di chi lavora spesso fuori sede. Avanzati strumenti di workflow consentono, inoltre, la condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda e un colloquio efficace tra l’ufficio del personale e le altre risorse umane presenti: manager, responsabili, addetti e collaboratori.
