Chi non ha sentito parlare negli ultimi tempi di spending review? Ecco come gli analytics supportano le analisi della spesa pubblica, evitando i tagli lineari indiscriminati e facilitando l’individuazione degli sprechi, la scelta dei servizi prioritari da erogare e l’analisi della performance degli uffici pubblici
L’espressione spending review è entrata ormai nel linguaggio corrente, oltre che nel lessico di politici e decisori amministrativi. Letteralmente, spending review significa revisione della spesa: è un processo diretto a migliorare l’efficienza e l’efficacia della macchina statale nella gestione della spesa pubblica, attraverso un’analisi sistematica e una attenta valutazione delle strutture organizzative e dei capitoli di spesa dei ministeri. L’obiettivo è identificare spese che non contribuiscono a raggiungere gli obiettivi che sono stati affidati alle diverse amministrazioni o che li raggiungono solo in maniera inefficiente, a fronte di spese molto più alte del necessario. Per Mauro Bonaretti, direttore generale del Comune di Reggio Emilia e presidente Andigel (Associazione nazionale dei direttori generali degli enti locali), «in questi anni di crisi, si è parlato molto di revisione della spesa come quell’insieme di decisioni e pratiche che dovrebbero consentire di ristrutturare la spesa pubblica. In realtà, la riduzione della spesa pubblica in Italia è avvenuta semplicemente attraverso i cosiddetti tagli lineari. È stato cioè adottato lo stesso approccio culturale – ma di verso opposto – impiegato negli anni dell’aumento della spesa, passando dal bilancio incrementale ai tagli lineari. In entrambi i casi, non viene rivista la composizione della spesa, ma – più semplicemente – si agisce per aumento o contrazione lineare della spesa storica. Questo approccio – seppur più rapido in fase di emergenza – non è utile a riallocare in modo razionale le minori risorse disponibili. Proprio perché l’andamento della spesa ha subito nel tempo un andamento sostanzialmente incrementale, la struttura qualitativa attuale della spesa pubblica è costruita intorno a esigenze e priorità definite tra gli anni 50 e 80 nei famosi “Trenta gloriosi”. Quella struttura sociale ed economica è ora inesistente e completamente trasformata. Gli esempi possibili sono infiniti. A fronte di una trasformazione così epocale sul piano economico e sociale, non c’è stata una coerente capacità di ripensare le scelte di intervento pubblico». La vera spending review – suggerisce Mauro Bonaretti – dovrebbe partire da queste domande: «Come ripensare le priorità in termini di strumenti e di politiche di attuazione per rispondere ai bisogni di una società trasformata? Come riallocare le risorse più scarse in modo coerente rispetto alle scelte»? Di questo l’Italia ha grande bisogno e questa è la sfida che ci attende.
Missione possibile
Riformare la spesa pubblica non è una missione impossibile, ma il percorso è tutto in salita. La riduzione della spesa non dovrebbe modificare la quantità di servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni, ma colpire gli eccessi e gli sprechi. Dal Rapporto, elaborato dal ministro per i Rapporti con il Parlamento, Piero Giarda, quando era a capo della commissione sulla spesa pubblica del ministero dell’Economia e delle Finanze, emerge che negli ultimi sessanta anni, dal 1951 al 2010, l’esborso per il pagamento delle pensioni è passato dal 9,4% (sul totale della spesa pubblica) al 30,2%. Allo stesso tempo, la spesa per assistenza e trasferimenti alle famiglie è diminuita (dal 12,2% all’8,8%). In calo, anche i contributi alla produzione, dal 3,6% all’1,9%, con un picco al 6,4% nel 1980. Le cifre mettono in chiaro che l’unico controllo della spesa messo in atto in questi anni ha inciso solo sugli investimenti con un calo costante dal 15,4% al 6,8%. La spesa complessiva per consumi collettivi, dal 1980 a oggi, è rimasta sostanzialmente invariata (circa il 41%), ma al suo interno è cresciuta quella per la sanità, dal 29,7% al 33,8%, e si è ristretta la spesa per l’istruzione dal 25,7% al 20%. In pratica, i tagli effettuati sono stati di tipo ragionieristico e non hanno tenuto conto del loro impatto a livello macroeconomico, su produzione industriale, occupazione e competitività delle imprese. Invece di analizzare la spesa e di effettuare tagli intelligenti, l’unica cosa che si continua a segare è il ramo che alimenta il sistema produttivo.
Le basi dati normalizzate
La spending review è uno dei temi principali nell’agenda del nuovo governo. Un compito difficile, ma necessario. La capacità di individuare le priorità e fare le scelte giuste è la leva per contribuire al risanamento del Paese. Per essere efficaci, le operazioni sul taglio della spesa pubblica devono basarsi su due pilastri fondamentali. Il primo è la disponibilità di basi dati integrate e certificate, per raccogliere in modo sistematico i dati di spesa, anche provenienti da sistemi informativi disomogenei, senza la necessità di intervenire sui sistemi aziendali. Il secondo è l’utilizzo di strumenti analitici che consentano di estrapolare dalla massa di dati le informazioni che permettano di ricavare dal patrimonio informativo esistente gli elementi di conoscenza utili per il processo decisionale. «E’ fondamentale dotarsi di basi dati aggregate e condivise – spiega Stefano Corrado, sales manager Pubblica Amministrazione di SAS (www.sas.com/italy) – anche partendo dall’acquisizione di dati da sistemi eterogenei, per poi procedere alle attività di standardizzazione, integrazione e certificazione. Su queste basi dati si sviluppano tecniche analitiche per avere una visibilità di dettaglio sulle singole voci di spesa e sull’allocazione delle risorse disponibili. Questo approccio permette all’Ente di scomporre il processo nelle sue attività di base per misurarne l’efficacia e l’efficienza per mezzo di modelli e indicatori significativi quali: risorse impegnate, costi correlati, produttività, procedure di erogazione, benchmark di mercato, confronto con i costi standard degli studi di settore. E non ultimo, di individuare le potenziali aree di miglioramento».
La fase iniziale, che comprende integrazione, normalizzazione e certificazione dei dati da analizzare, è molto importante in una realtà come l’amministrazione pubblica, dove il processo di analisi è ancor più complicato per la mole dei dati in gioco, per la necessità di una esatta classificazione delle spese, non sempre uniforme tra amministrazioni centrale e locale, e per la mancanza di un livello di dettaglio adeguato per ciascuna voce di spesa.
Spending analysis
Sulle basi dati normalizzate sono utilizzate raffinate tecniche analitiche. Grazie a esse, si può compiere efficacemente la spending analysis, cioè l’attività volta a ottenere una visione complessiva, e di dettaglio, di tutte le singole voci di spesa e sull’allocazione delle risorse disponibili. L’uso degli analytics mostra una fotografia oggettiva della realtà e può facilitare l’adozione di interventi mirati di ottimizzazione, evitando la logica indiscriminata dei tagli lineari. La revisione della spesa non si deve tradurre necessariamente in un taglio della spesa stessa, ma deve essere un intervento volto all’aumento dell’efficienza e della produttività. Con gli analytics si possono compiere anche analisi approfondite delle voci di bilancio relative ai costi e alle spese.
L’ottimizzazione degli acquisti grazie all’identificazione delle aree in cui la variabilità dei prezzi pagati è troppo alta, l’individuazione degli articoli per i quali ci sono scorte in eccesso, la valutazione dei rifornimenti e della liquidità bloccata nei magazzini sono le leve che permettono di avere un impatto intelligente sulle decisioni da prendere. Queste analisi sono effettuate su diverse dimensioni, ad esempio per area geografica, centro di costo, categoria merceologica, fornitore, divisione, periodo di tempo. La visibilità di dettaglio sulle singole voci di spesa, la previsione degli andamenti e l’analisi delle correlazioni aiutano a trovare i fattori nascosti che influenzano l’andamento della spesa. Con questi strumenti si possono misurare i risultati in rapporto agli obiettivi, valutando le performance organizzative: in questo modo, facilitano la revisione del funzionamento degli apparati burocratici, l’opera di razionalizzazione delle attività, il contenimento dei costi e il raggiungimento degli obiettivi pubblici in modo più efficiente ed efficace.
Gli analytics permettono anche di definire gli obiettivi strategici, i piani e i programmi operativi relativi ai servizi da erogare, e quindi possono essere individuate le priorità, pianificati i costi, i ricavi, le entrate e le uscite, allocate le risorse e verificate le coperture finanziarie. Una volta resi operativi i piani, il supporto di questi strumenti nella fase di monitoraggio consente di verificare costi e tempi, valutare le performance ed eventualmente eseguire ripianificazioni in corso d’opera.
Anche la riorganizzazione degli uffici e l’ottimizzazione del processo di gestione del personale si basa su un processo di forecasting intelligente, che valuta le risorse necessarie in accordo con le attuali e future esigenze di erogazione dei servizi, supportando il processo di pianificazione degli organici sia nel medio-lungo periodo, sia a breve termine.
Gli analytics consentono anche di effettuare simulazioni per individuare il dimensionamento ottimale delle risorse in rapporto ai singoli servizi erogati.
L’importanza degli Analytics
Quali funzionalità degli analytics possono essere utilizzate a supporto della revisione della spesa e della Spend Analysis? Secondo Andrea Maderna, sales director di BOARD Italia (www.board.com/IT/Home): «Per raccontare quanto la business intelligence (BI) sia importante in tale ambito, è sufficiente descrivere le esperienze di alcuni nostri clienti del settore pubblico Ospedaliero dove l’utilizzo di BOARD porta a un sensibile miglioramento dell’efficienza, con conseguente risparmio di tempo e quindi permette ai processi ospedalieri giornalieri di fluire con meno problemi. Infatti, il consolidamento dei dati provenienti dalle diverse divisioni ospedaliere ha ottenuto il risultato di fornire più informazioni ai singoli dipartimenti e quindi una gestione integrata del reporting. Per esempio, risultano fondamentali alcuni KPI che devono sempre essere tenuti in conto per migliorare i “conti”. Tra questi KPI citiamo il costo medio per paziente, il costo totale per singola operazione, il numero di interventi per mesi, l’occupazione media dei letti e quindi il costo del personale associato per letto, il costo dei farmaci per paziente e molto altro ancora. L’insieme dei KPI può indicare in modo chiaro sprechi e aree di intervento. Nel campo della fatturazione, delle operation, dei costi, BOARD fornisce tutte le informazioni necessarie per i diversi tipi di utenti e tali informazioni sono rese disponibili per una verifica di dettaglio e per una pianificazione efficiente. Questa chiara visione d’insieme ha permesso al management ospedaliero di poter prendere decisioni avendo più coscienza di dove si verificavano gli sprechi e di mettere in atto piani di miglioramento di medio-lungo periodo in accordo con le legislazioni in corso». Aggiunge Stefano Corrado (SAS): «Il presupposto per poter operare efficacemente nel taglio della spesa pubblica è la disponibilità di basi dati integrate e certificate e di strumenti analitici capaci di ricavare dal patrimonio informativo esistente gli elementi utili per il processo decisionale. La nostra proposta offre soluzioni e metodologie, che permettono di raccogliere i dati sulle risorse allocate in merito a obiettivi strategici, operativi e piani/programmi di azione. E utilizzare tecniche analitiche per effettuare analisi di regressione e correlazione sulle basi dati. Infine, è possibile mappare i servizi erogati dall’ente (centrale e locale) in rapporto agli obiettivi strategici prestabiliti ed evidenziare i servizi realmente percepiti come critici dai cittadini. In questo modo si può capire quali siano quelli su cui concentrare gli investimenti».
L’approccio giusto
Quale tipo di approccio bisogna avere per sfruttare al meglio questi strumenti? «Assicurarsi che i dati siano aggiornati tempestivamente, esenti da errori derivanti da processi manuali e integrati è fondamentale affinché i progetti siano efficaci – risponde Cristina Sarnacchiaro, direttore generale di ORSYP (www.orsyp.it). «Un presupposto dei progetti di BI è la consistenza dei dati intesa come disponibilità, aggiornamento e correttezza degli stessi. In altri termini, il primo passo di qualsiasi progetto dovrebbe essere rivolto alla verifica della qualità del dato. L’adozione di soluzioni di automazione dei flussi batch, workload automation, permette di semplificare la governance e garantire la consistenza del dato, mediante l’integrazione dei processi eterogenei che abilitano una gestione dinamica delle richieste di elaborazione senza discontinuità dell’attività attraverso applicazioni e sistemi. Le soluzioni di workload automation consentono un adeguamento tempestivo dei dati sfruttando la riduzione delle finestre temporali, dedicate agli aggiornamenti batch, e assicurano un utilizzo di dati affidabili, perché esenti da errori umani. La razionalizzazione delle informazioni e la riduzione della ridondanza dei dati derivante dall’integrazione delle piattaforme, anche eterogenee (per esempio, sistemi legacy e CRM) è un altro vantaggio conseguibile. I benefici sono notevoli, come testimoniano diversi clienti ORSYP, in termini di allineamento dell’IT alle esigenze del business e di abilitazione di un miglior processo decisionale: decidere in tempi rapidi con margini di errore ridotti». Per Gerri Cipollini, business director advanced solutions di BravoSolution (www.bravosolution.com) «in Italia sono oltre 30mila le stazioni pubbliche appaltanti che – volendo fare una stima – gestiscono decine di milioni di documenti tra ordini e fatture. Entriamo dunque nel campo dei così detti “big data”, enormi volumi di dati, complessi e generalmente disomogenei, quindi di difficile fruibilità ai fini di monitoraggio e controllo. Il presidio di questi dati costituisce la base necessaria per qualsiasi intervento strutturato di revisione della spesa. Oggi, sono disponibili soluzioni di analisi della spesa avanzate che, superando le logiche dei tradizionali strumenti di BI, gestiscono i modelli dati in modo flessibile e operano data transformation, consentendo di gestire al meglio la complessità descritta. I “motori di trasformazione”, basati su regole semantiche e tassonomiche, riescono – infatti – ad analizzare, classificare e arricchire – portandoli a “fattor comune” – dati eterogenei, provenienti da sistemi informativi differenti, senza bisogno di intervenire sul dato nativo. Inoltre, funzionalità particolarmente raffinate di enrichment consentono di dare evidenza, con il livello di profondità desiderato, a dimensioni di analisi spesso destrutturate e poco fruibili. Queste soluzioni di spend analysis sono ormai molto consolidate e ampiamente utilizzate nel mondo da importanti organizzazioni pubbliche per gestire con successo progetti di razionalizzazione e controllo della spesa».
