La spending review obbliga a una riduzione di costi, ma l’innovazione tecnologica può migliorare i livelli di servizio e aiutare a semplificare le relazioni tra PA, cittadini e imprese: diversi progetti già sviluppati negli anni lo confermano. Tra le misure per contenere i costi dell’ICT: l’utilizzo dell’open source, il cloud computing, l’enterprise mobility e i nuovi modi di lavorare abilitati dalla uc&c, la razionalizzazione dei data center, la digitalizzazione di fatture e pagamenti
Nonostante i recenti sforzi per mantenere la spesa pubblica italiana sotto controllo, ancora oggi questa risulta superiore alla media dei paesi dell’area euro, anche se la spesa per consumi finali di beni, servizi e sussidi, escludendo quindi il costo del debito pubblico accumulato dal 1970, è inferiore alla media degli stessi paesi. «Il peso del debito, in combinazione con la corruzione, gli sprechi e le frodi – spiega Massimiliano Claps, research director di IDC (www.idc.com/italy) – sta costringendo il governo italiano a prendere in considerazione ulteriori ingenti tagli alla spesa pubblica tanto che, nel mese di marzo, ha pubblicato un rapporto di revisione della spesa, la cosiddetta spending review, volta a individuare potenziali programmi di ottimizzazione dei costi: l’obiettivo è il contenimento dei costi, perseguito con l’analisi delle componenti di spesa, degli sprechi e delle inefficienze».
Per Francesco Calcagni, territory manager Triveneto di FINCONS GROUP (www.finconsgroup.com), il contenimento della spesa nella PA implica due elementi: «La capacità di programmare attentamente le risorse da impiegare e la ricerca di maggiori margini di efficienza». La spending review prevede infatti l’adozione di innovazione tecnologica per aumentare l’efficienza: «La sfida è risparmiare mantenendo, se non addirittura migliorando, il livello di servizio e gli standard di efficienza della PA. Modernizzare il Paese fa risparmiare e l’innovazione può consentire riduzione dei costi degli uffici, centrali e periferici, aumento dell’efficienza dei dipendenti, anche grazie a nuove procedure più snelle, semplificazione delle relazioni tra PA, cittadini e imprese». Ma è possibile modernizzare il Paese senza conoscere e controllare tutte le voci di spesa? «La PA affronta una svolta epocale riguardo ai conti pubblici e alla razionalizzazione della spesa» – risponde Manola Rossetti, amministratore delegato di SESA Business Solutions (www.sesabs.com). «Tanti ministeri ed enti pubblici affrontano il controllo di gestione e il monitoraggio della spesa in maniera destrutturata con processi di approvazione e rendicontazione a volte troppo complessi e/o non sufficienti. Non si conosce quanto la “PA della porta accanto” spende per lo stesso bene e non si conosce la composizione e il reale valore del patrimonio umano. Nella PA, gli aspetti organizzativi sono stati nel tempo troppo legati alla politica. La corretta gestione per obiettivi misurabili del personale, la conoscenza del costo del singolo servizio, la condivisione in trasparenza dei risultati, la pianificazione degli investimenti e la valutazione dei rischi operativi sono i fattori innovativi che possono coniugare modernizzazione e spending review. I nostri sistemi di corporate risk management integrano dati provenienti dai sistemi gestionali e li traducono in informazioni rispondenti in tempo reale alle esigenze dell’utenza interna ed esterna. La componente analitica consente di evidenziare anche per la PA il rischio operativo e di valutare azioni di miglioramento della spesa. Disfunzioni procedurali, il personale, l’informatizzazione e gli eventi esogeni – come per esempio il contenzioso legale – sono alcuni indicatori di rischio gestiti nella soluzione per supportare il cambiamento della PA e la riduzione della spesa».
Spending Review 2014
Secondo Massimiliano Claps di IDC, la spending review resa nota in marzo evidenzia potenziali risparmi ingenti fin da quest’anno, che vengono da riforme strutturali e non da semplici aggiustamenti della situazione. «L’impatto di queste misure sugli investimenti ICT del settore pubblico rientra in due grandi categorie: risparmi sui costi dell’ICT e risparmi resi possibili da nuove soluzioni ICT. Nel primo caso, i budget ICT potrebbero essere ridotti attraverso misure, come la rinegoziazione del contratto, la centralizzazione degli appalti, la limitazione delle consulenze, il consolidamento e la razionalizzazione di beni e servizi. Rientra in questa categoria il consolidamento dei data center, una delle iniziative già avviate nel 2013. Nel secondo caso, l’ICT potrebbe essere usato come leva per ridurre i costi operativi, richiedendo così ulteriori investimenti o governance più efficace per aumentare il rapporto qualità-prezzo di competenze informatiche, beni e servizi esistenti».
La riorganizzazione degli enti periferici, con l’eliminazione delle province e il consolidamento di una serie di altre agenzie governative, di dipartimenti e di enti locali avranno per IDC un impatto negativo sulla dimensione complessiva degli investimenti ICT del settore pubblico. Al tempo stesso, le riorganizzazioni potranno essere un catalizzatore di domanda per fornitori di soluzioni IT che supportano servizi di razionalizzazione e consolidamento di asset.
La spending review prevede anche ingenti risparmi dalla digitalizzazione della PA: la fatturazione elettronica farà risparmiare 936 milioni di euro, i pagamenti elettronici 1.320 milioni, la razionalizzazione dei data center centrali, che dovrebbero passare dai 79 attuali a meno di dieci, permettendo così risparmi per 300 milioni di euro. Secondo IDC, la razionalizzazione dei data center pone diverse sfide: innanzitutto, gli sforzi per il change management interno, che devono tener conto dell’IT governance frammentato e delle architetture legacy. L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha già inventariato i data center e fornito le linee guida per la razionalizzazione, ma resta da vedere chi sarà lo sponsor e avrà il mandato per l’esecuzione del piano. In aggiunta, mentre il change management rallenta il processo, il mercato della tecnologia si evolve rapidamente, quindi i primi investimenti nella virtualizzazione e nella migrazione delle applicazioni potrebbero essere resi presto obsoleti dal cloud computing.
Casi di successo
Negli anni scorsi, la PA ha sviluppato progetti che hanno consentito risparmi economici, migliorando nel contempo efficienza e livelli di servizio. Come ci racconta Roberto Patano, senior manager systems engineering di NetApp Italia (www.netapp.com/it), l’azienda ospedaliera (AO) di Desio e Vimercate virtualizza e mette in sicurezza i dati clinici grazie a NetApp e VEM. Per supportare la digitalizzazione di tutta la documentazione sanitaria con conservazione sostitutiva a norma di legge e, in parallelo, garantire un efficiente servizio di supporto alla complessa attività ospedaliera, l’AO di Desio e Vimercate ha sviluppato in collaborazione con NetApp e VEM sistemi un progetto di consolidamento e rinnovo tecnologico della propria infrastruttura informatica, investendo in tecnologie di virtualizzazione per razionalizzare e centralizzare la propria infrastruttura IT. «La nuova infrastruttura basata su tecnologia NetApp – spiega Patano – ha consentito una maggiore flessibilità nella gestione delle risorse informatiche e una maggiore affidabilità dei sistemi al fine di garantire il massimo livello possibile di continuità operativa. Inoltre, attraverso la riduzione del numero di server fisici e la scalabilità dell’infrastruttura, è stato possibile un risparmio dei costi legati alla manutenzione e agli investimenti in nuovo hardware. La nuova struttura IT virtuale permette di supportare così la complessa attività dell’azienda ospedaliera che, essendo ormai interamente digitalizzata, necessita di un livello di servizio 24 ore su 24 senza interruzioni. La stessa infrastruttura permette all’azienda ospedaliera di programmare con serenità l’evoluzione ulteriore dei propri servizi informativi e consente di offrire servizi applicativi ad altre strutture in ottica di cloud privato interaziendale. Con questo progetto, l’AO di Desio e Vimercate dimostra come una PA possa diventare a sua volta esempio di efficienza e fornitore di servizi verso altre strutture, ottimizzando l’utilizzo dell’esistente e accelerando il ritorno sull’investimento tecnologico». Un altro progetto interessante ci viene raccontato da Francesco Calcagni di FINCONS GROUP. Si tratta dell’adozione della piattaforma da parte di un gruppo di comuni del Nord Italia che ha consentito ai quattro enti partecipanti di condividere un’infrastruttura unica (predisposta per la gestione multi-ente), permettendo non solo la distribuzione del costo di fornitura su una base più ampia, ma anche di attivare un confronto virtuoso tra i funzionari dei diversi enti sull’applicazione del sistema di controlli interni.
Il progetto ha permesso di definire un set di indicatori di benchmarking sui processi e sui servizi di maggior rilevanza per la popolazione (supportando di conseguenza l’analisi dei processi per organizzare il lavoro mutuando l’esperienza più performante); di sostituire metodi empirici di corresponsione delle indennità di risultato con un modello automatico di valutazione individuale; di predisporre il raccordo tra programmazione e obblighi di pubblicazione; e di impiegare i contenuti dei report nei processi di comunicazione istituzionale. «Un intervento ICT che ha garantito quindi ottimizzazioni organizzative importanti, fornendo delle leve che hanno reso più efficienti i processi» – commenta Calcagni. «PerformPA è la soluzione integrata, modulare e web oriented di FINCONS GROUP che consente di disporre, tramite diversi livelli di personalizzazione, di tutti gli strumenti di gestione, monitoraggio e reporting per lo sviluppo dell’intero ciclo della performance previsto dal D.Lgs. 150/2009».
Anche Paolo Bertolini, responsabile area ricerca e sviluppo di Trentino Network (www.trentinonetwork.it), racconta un’esperienza interessante: «Nella PA trentina, innovazione e risparmio sono due facce della stessa medaglia grazie ai progetti e strumenti tecnologici realizzati e diffusi da Trentino Network, società di sistema della Provincia Autonoma di Trento. Primo fra tutti l’introduzione della tecnologia VoIP per le telefonate che ha consentito negli ultimi sei anni un elevato risparmio, passando da quasi 400mila euro di spese in canone di manutenzione annuo a 43.250 euro (risparmio annuo di quasi 90%). Questo grazie alla dismissione di diverse centraline telefoniche. A ciò si deve poi aggiungere il risparmio e l’efficienza introdotti dall’innovativo sistema informatico E-works che consente di realizzare comunicazioni via chat, via telefono e anche videoconferenze, condividendo con gli altri utenti le applicazioni presenti sul proprio computer e i file di lavoro. Nel 2012, l’E-works è stato introdotto all’interno della PA trentina e in pochi mesi ha raccolto ben 1.890 utenti. I dati d’uso dell’E-works raccolti nel 2013 dimostrano un elevato risparmio in termini di ore lavoro. Nell’arco di un anno, sono state realizzate ben 5.073 sessioni (422 al mese) composte in media da due, tre persone per sessione con ben 1.194 ore di conversazione (100 ore al mese). Il che significa un risparmio in termini di ore lavoro pari a 2.537 ore all’anno, vale a dire 317 giorni lavorativi».
L’Open Source
Il contenimento dei costi della PA può esser fatto anche utilizzando soluzioni open source. Per Paolo Storti, amministratore di Studio Storti (www.studiostorti.com), la scelta di soluzioni aperte per la PA è favorita da numerosi fattori. «Oggi, a differenza del passato – spiega Paolo Storti – sono disponibili tecnologie leader del proprio settore rilasciate con licenze open source (OS) che permettono la scelta del prodotto di miglior qualità senza dubbi sulla diffusione o il timore di optare per una soluzione di ripiego. Inoltre, la continua richiesta di risparmi sulla spesa trova la sua naturale applicazione nel taglio dello spreco per l’acquisto di licenze commerciali, in favore di importanti software rilasciati con licenza OS. A questa svolta epocale, segue la presa di coscienza del legislatore che, grazie al Codice Amministrazione Digitale, obbliga la valutazione del software OS relegando a opzione marginale la scelta di prodotti proprietari. Di fatto, solo quando sia impossibile selezionare un software OS o sottoposto a riuso, è consentito con le dovute motivazioni, adottarne uno commerciale». Particolare attenzione va rivolta ai software dual license che, nella loro versione proprietaria vanno equiparati a software commerciali, come chiarisce la circolare 63-2013 dell’Agid. «è evidente che per quanto riguarda le aree di implementazione, la parte infrastrutturale come la rete, la posta elettronica e il web – oggi terreno di netta superiorità dell’open source – sono il punto di partenza per ottenere eccellenza tecnologica e risparmio economico. Anche la componente di produttività individuale, grazie a strumenti come LibreOffice, consente di aderire agli standard aperti, ottenere un elevato risparmio economico e avere funzionalità equivalenti o superiori rispetto a MS Office».
L’opinione dei fornitori
Per Ruggero Fortis, direttore generale di Solutions 30 Italia (www.solutions30italia.it), il principio della spending review è quello di identificare e tagliare spese che non contribuiscono a raggiungere gli obiettivi che sono stati affidati alle diverse amministrazioni. E per questo, Solutions 30 si caratterizza per l’analisi e l’abbattimento delle componenti di spesa in diversi settori. «Facendosi carico dell’installazione e dell’assistenza tecnica – afferma Fortis – Solutions 30 garantisce, con interventi in loco e in remoto, la corretta funzionalità dei sistemi informatici, di telefonia e telecomunicazioni, di stampanti, di contatori intelligenti, di terminali POS e di sistemi multimediali, sia intervenendo alla presenza di guasti sia effettuando riprogrammazioni mirate ad anticipare eventuali disservizi che comportano costi alle aziende. Lavorando come partner dei principali fornitori di soluzioni informatiche, Solutions 30 permette alle aziende di esternalizzare i costi di assistenza, facendo in modo che siano controllabili e ottimizzabili grazie a contratti chiari e trasparenti. La disponibilità del servizio in ogni momento e in ogni luogo favorisce la mobility e il telelavoro, due modalità operative che consentono alle aziende di risparmiare sui costi. Anche nel settore dell’energia, Solutions 30 si posiziona come partner di alto valore aggiunto. Gli specialisti dell’azienda si occupano dell’assistenza agli apparati destinati alla comunicazione e al monitoraggio degli smart meters installati su tutto il territorio italiano e si impegnano a fornire in ogni momento l’adeguata qualità del servizio in tutta sicurezza, intervenendo sui sistemi di lettura dei consumi per migliorare l’efficienza dell’erogazione energetica al fine di garantirne costantemente l’affidabilità, controllare e contenere i costi».
Centralizzare e consolidare le risorse IT, ottenere la loro massima ottimizzazione e l’adeguamento alle normative vigenti per quanto riguarda il disaster recovery e la data protection sono i problemi inizialmente riportati dai clienti di Veeam Software (www.veeam.com/it) nel settore della PA, come ci racconta Gianluca Mazzotta, EMEA presales director della società. «Veeam è protagonista come soluzione di riferimento di tutte e tre le richieste, grazie a una serie di soluzioni costruite appositamente per la virtualizzazione, facili da utilizzare, e che esaltano il valore della infrastruttura già posseduta e garantiscono la continuità di business. Il nostro ben noto prodotto di data protection “Veeam Backup and Replication” è una delle soluzioni più gettonate dalla PA in quanto capace di soddisfare pienamente le citate necessità, associandole a una offerta commerciale particolarmente vantaggiosa e agevolata per la PA stessa. Alcuni esempi concreti sono le nostre funzionalità di accelerazione di banda che presso tanti enti della PA hanno permesso la rapida implementazione di progetti di DR da tempo rimasti nel cassetto. Oppure la facilità con cui è possibile centralizzare il backup di sedi ed enti remoti, grazie alla particolare architettura del software. A questo si aggiunge la libertà per i nostri clienti di scegliere l’hypervisor che più si adegua alle loro necessità di budget: Veeam offre pieno supporto a entrambe le piattaforme VMware o HyperV. Stiamo tra l’altro preparando grandi novità per l’immediato futuro, con l’avvento di Veeam Backup and Replication v8».
Secondo Piergiorgio Licciardello, senior consultant supply chain collaboration di Di.Tech (www.ditechonline.it), una parte rilevante dei costi di un’impresa è legata alle relazioni con i propri partner commerciali, come lo scambio di informazioni, i processi di fornitura e i contenziosi che impegnano risorse dell’impresa in onerose attività a basso valore aggiunto. «La PA non fa eccezione. Qualsiasi ente pubblico si avvale di fornitori per l’acquisto di materiali, servizi e prestazioni professionali» – afferma Licciardello. «Un’impresa sanitaria – che si relaziona con migliaia di fornitori, di natura variegata, sia in termini di tipologia di fornitura sia di dimensione aziendale, dalla multinazionale del farmaco al piccolo artigiano – ha per ciascuno di questi rapporti diverse attività manuali: emissione di ordini, immissione fatture ricevute, gestione e conservazione di documenti cartacei. Potrebbe ottenere grandi benefici gestendo tutte queste attività in digitale con risparmi fino a 10-12 euro a fattura. Di.Tech, con la soluzione di portale collaborativo, integrata con il sistema di interscambio (SdI) creato da Sogei, consente alla PA di attivare relazioni digitali con i propri fornitori e ottenere i benefici dell’automazione dei flussi e della conservazione digitale dei documenti, senza richiedere ai propri partner pesanti investimenti in tecnologia. La piattaforma OpenBusiness di Di.Tech gestisce direttamente su web gli ordini a fornitore, il caricamento dei DDT e delle fatture, la riconciliazione automatica e il controllo dei montanti di spesa nonché l’invio in conservazione elettronica dei documenti». Anche Pipeline (www.pipeline.it), fin dal 2008, tramite le soluzioni IT Management e On-site training intensivo, aiuta con successo la PA nella razionalizzazione della spesa pubblica.
«L’esperienza e l’uso di strumenti integrati porta benefici con un break even tra i tre e i sei mesi» – afferma Giuseppe Nocita, amministratore delegato della società. «Interventi più strutturali sono effettuabili a step in presenza di contratti di IT Management esterni. Un mix di strumenti di monitoraggio e automazione dei processi IT in logica ITIL e l’uso della metodologia Service Map per definire su cosa è basata l’erogazione di un servizio documentandola e consentendo la gestione dei cambiamenti è la base; unendola poi all’utilizzo di sistemi di ticketing centralizzati multiservizio di tipo opensource o di brand come Symantec, strumenti di reporting e proattivi di tipo open source e strumenti su cloud come Office 365 e Azure (public o hybrid) e/o su piattaforme di IaaS per applicazioni proprietarie o specifiche, i risparmi diventano consistenti e crescenti.
La possibilità, in aggiunta, di virtualizzare le applicazioni software e farle utilizzare su piattaforma SaaS condivisa è un’ulteriore area di risparmio. Casi di successo sono la messa su cloud di aule didattiche per scuole superiori e università, la messa in hybrid cloud per personale di amministrazione e altri casi simili. Il training operativo in affiancamento consente poi passaggi indolori e risparmi pressoché immediati su diverse voci come sostituzioni hardware e riparazioni, personale “viaggiante”, azioni correttive, azioni di ripristino funzionale e dati…».
Ad oggi – però – il problema non è solo spendere meno, ma ottenere maggiori benefici a fronte di una spesa che deve obbligatoriamente contrarsi, come spiega Pier Luigi Montanaro, presidente di Keen Consulting (www.keenconsulting.it). Cloud e pay-per-use sono le parole d’ordine attuali: «Keen Consulting da oltre un anno ha arricchito la sua offerta di soluzioni extended enterprise specializzandosi nella fornitura di software e servizi nell’ambito dell’asset management & sustainability e dell’energy performance management, grazie alla piattaforma Infor EAM di cui Keen Consulting è reseller partner. Keen è identificabile come il partner ideale della PA che vuole razionalizzare la spesa per la manutenzione del patrimonio della collettività per ridurne l’impatto energivoro. Da sei mesi, Keen è al lavoro a quattro mani con la PA locale nell’ambito di una serie di sperimentazioni nei comuni dell’area barese per identificare una piattaforma condivisa finalizzata alla gestione intelligente del patrimonio cittadino secondo una logica di manutenzione predittiva. Tale tipo di manutenzione permetterà di abbattere i costi fino al 20%, grazie alla piattaforma SW Infor EAM che già aderisce ai più recenti e severi standard dettati dalle normative ISO50001 e ISO55000. L’offerta di Keen Consulting è assolutamente in linea con cloud e pay-per-use: la piattaforma business cloud di Infor, sulla quale è facile implementare Infor EAM, garantisce un accesso immediato alla soluzione senza necessità di investire tempo e denaro nella creazione dell’infrastruttura HW. Inoltre, la logica di acquisto delle licenze software è stata sostituita dalla logica delle sottoscrizioni, che non richiedono più contributi una tantum e dispendiosi canoni ripetitivi, ma semplicemente rappresentano i “biglietti di accesso” al sistema pay-per-use. Le sottoscrizioni inoltre permettono una flessibilità di utilizzo maggiore rispetto alle classiche utenze nominali (o sessioni) software, massimizzando l’efficienza della spesa IT nella PA».
Il nuovo modo di lavorare per rivoluzionare la PA
Nell’ambito della spending review, il ruolo di un fornitore di soluzioni tecnologiche è fornire agli enti della pubblica amministrazione centrale e locale gli strumenti per accelerare il processo di modernizzazione e migliorare l’efficienza, in modo da rendere più efficaci i rapporti tra le organizzazioni, nazionali e internazionali, e le interazioni con cittadini e imprese. Prima ancora di parlare di tecnologie, è fondamentale riflettere su come oggi si lavora, sulle forme e gli strumenti d’interazione tra i dipendenti, sull’apertura a fenomeni tecnologici e sociali come la consumerizzazione, il BYOD e l’ingresso nel mondo del lavoro della generazione 2.0.
L’ultimo decennio ha visto progressi tecnologici incredibili che promettono un modo di lavorare migliore, più fluido e dinamico, in un mondo iper-connesso orientato alla mobilità e alla collaborazione. Anche nella PA, un numero crescente di dipendenti agisce spesso lontano dalla propria scrivania, e ha comunque bisogno di efficaci strumenti e applicazioni di comunicazione e collaborazione.
Molte organizzazioni operano però in un ambiente caratterizzato da tecnologie frammentate, processi non ottimizzati e utenti che non riescono a esprimere tutte le potenzialità. È quindi fondamentale supportarle in modo concreto nel raggiungere una migliore produttività. Questo è l’obiettivo di quello che chiamiamo il nuovo modo di lavorare: #NW2W (the new way to work).
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