Dalla posta elettronica alla conservazione sostitutiva è possibile aumentare l’efficienza e ridurre i costi, ma è necessario affidarsi ad aziende esperte
Lo scorso anno, un’indagine di Gartner ha valutato che circa il 30% dei documenti cartacei delle aziende viene perso per errori di archiviazione, distruzioni accidentali o disguidi nello smistamento. A questo vanno aggiunti un costo di 20 euro per ogni schedatura, mentre il prezzo per la ricerca di un documento archiviato male raggiunge facilmente i 120 euro.
Simili numeri dovrebbero far riflettere sull’importanza di soluzioni di archiviazione davvero efficaci e in grado di sfruttare adeguatamente le potenzialità messe a disposizione dalla moderna tecnologia. «Eppure – come spiega Danilo Cattaneo, direttore generale di InfoCert (www.infocert.it) – numerose strutture sanitarie archiviano ancora i referti come avveniva trent’anni fa, anche se le apparecchiature mediche sono già dotate di uscite digitalizzate di tutti i referti».
Andiamo oltre l’obbligo di legge
Anche in ambito privato, però, l’utilizzo delle nuove tecnologie era vissuto, sino a poco tempo fa, come un obbligo di legge. «Soluzioni come la conservazione sostitutiva a norma, la firma digitale o la posta elettronica certificata – ricorda Cattaneo – erano spesso adottati solo per il minimo necessario previsto dalla normativa. Un atteggiamento che non è cambiato sensibilmente nemmeno quando un simile obbligo ha raggiunto un sempre maggior numero di realtà». Nell’ultimo biennio, però, si è registrato un sostanziale cambiamento nell’approccio di aziende e liberi professionisti, che hanno compreso i vantaggi di queste soluzioni.
La testimonianza più concreta del nuovo atteggiamento è illustrata dal bilancio di InfoCert, che ha chiuso il 2011 con una crescita di fatturato del 45%. Un trend confermato anche all’inizio del nuovo anno. «Certo – ammette Cattaneo – l’entrata in vigore di alcune norme ha contribuito alla nostra crescita, ma, sempre più spesso, le aziende investono in questi prodotti ben oltre i puri obblighi formali».
Poco prezzo… poca qualità
Con 4 milioni e mezzo di certificati di firma digitale e 850mila Pec attive, InfoCert è il primo Ente Certificatore per la firma digitale in Italia, oltre a occupare una posizione di leader di mercato per i processi di conservazione sostitutiva dei documenti a norma e per i servizi di Posta Elettronica Certificata. Una posizione che consente all’azienda di sfruttare significative economie di scala e, per tale ragione, di proporsi sul mercato con prezzi competitivi. «Malgrado questo – riprende Cattaneo – dobbiamo confrontarci con concorrenti che si offrono a prezzi addirittura inferiori rispetto ai nostri costi industriali. Una situazione che, in teoria, dovrebbe attrarre i clienti interessati esclusivamente al rispetto formale delle norme. Al contrario, proprio a dimostrazione di come il mondo industriale abbia compreso l’effettivo vantaggio e il valore offerti da questi strumenti, il numero dei nostri clienti è in continua crescita. Questo perché, mentre altre realtà hanno scelto di puntare sul risparmio economico, noi, pur essendo attenti ai costi, non siamo disposti a rinunciare a nulla in termini di sicurezza. Inoltre un capitale sociale di oltre 25 milioni di euro rappresenta, per i nostri clienti, un’ulteriore garanzia di solidità aziendale. Un requisito particolarmente importante, soprattutto in considerazione del fatto che alcuni documenti, per esempio quelli di carattere sanitario, devono essere conservati per decine di anni e, quindi, non dovrebbero essere affidati a realtà incapaci di fornire garanzie di serietà e solidità.
Il rischio di adottare strumenti non affidabili o poco professionali è comunque elevato, soprattutto in una fase economica di particolare difficoltà come l’attuale. «In realtà – fa notare Cattaneo – la nostra crescita dimostra come le aziende abbiano compreso l’importanza di investire in soluzioni in grado di offrire un reale valore competitivo. Anche se, soprattutto nell’ambito della Pubblica Amministrazione, esiste il rischio che la proposta di gare al ribasso o la decisione di effettuare tagli orizzontali e indiscriminati, porti a sacrificare anche questi investimenti, facendo perdere tutti i vantaggi delle nuove opportunità di archiviazione.
Addio alla carta
Trasformare un obbligo in vantaggio competitivo rappresenta uno degli obiettivi di InfoCert. L’impiego degli strumenti digitali, infatti, coniuga il duplice obiettivo di aumentare l’efficienza e diminuire i costi. L’esempio più banale, ovviamente, è rappresentato dalla posta elettronica certificata che, avendo il valore legale di una raccomandata, può essere spedita in tempo reale, senza nessun costo e con la certezza di una tracciatura garantita.
Qualche riflessione ulteriore deve invece essere prestata alla conservazione sostitutiva, ovvero la creazione di documenti digitali a norma di legge, che consente di eliminare totalmente quelli cartacei. Simili documenti, infatti, possono essere archiviati, ma anche recuperati, con pochi click del mouse, senza nemmeno muoversi dalla propria scrivania. I vantaggi, in termini di efficienza, sono facilmente comprensibili e, secondo studi recenti, portano a un Roi tipicamente inferiore a otto mesi. Ancor più evidenti, però, sono i vantaggi indiretti, ovvero l’eliminazione di enormi superfici di archiviazione fisica per documenti che, a distanza di anni, risultano solitamente difficili da rintracciare.
Non poter “toccare con mano” i propri documenti, però, induce una certa perplessità, che tipicamente colpisce qualunque persona chiamata ad affrontare un cambiamento tanto radicale. Allo stesso tempo, come ricorda Cattaneo, alcuni sedicenti “esperti” stanno ancora sconsigliando l’impiego di queste soluzioni, bollandole come poco sicure. La stessa normativa italiana, inoltre, risulta talmente articolata da apparire persino poco chiara.
«A fronte di una simile situazione – spiega Cattaneo – numerose aziende sono spesso disorientate. Per tale ragione, abbiamo studiato una serie di soluzioni adatte alle differenti necessità. Ancor prima di affrontare le problematiche della dematerializzazione, però, proponiamo corsi di formazione e orientamento, disponibili anche online, per spiegare quali sono le reali peculiarità e, ovviamente, i vantaggi per un’azienda. Solo dopo aver compreso lo stato dell’arte è possibile affrontare concretamente la progettazione e l’implementazione di un simile sistema. Quest’ultimo, proprio per l’impatto sull’intera organizzazione aziendale, deve essere affidato a una realtà realmente competente e affidabile».
I requisiti per ottenere il riconoscimento di Certification Authority e le certificazioni ISO 27001 sulla sicurezza dei dati trattati e ISO 20000 sui livelli di servizio sono oggi particolarmente severi. Per InfoCert l’investimento su queste certificazioni rappresenta una scelta strategica, a tutela dei propri clienti. Va segnalato che sono poche le realtà che possono offrire queste garanzie. «Un diverso approccio alla sicurezza, non certificata da enti terzi che consente, a quanti vogliono proporsi a prezzi particolarmente aggressivi, di entrare nel mercato con offerte allettanti. Non dobbiamo però dimenticare che, per proporre simili offerte, si devono necessariamente tagliare una serie di costi e questo, in alcuni casi, anche a scapito della qualità dei servizi. Un rischio che un’azienda non può accettare, soprattutto in considerazione del fatto che la perdita di alcuni documenti potrebbe rivelarsi molto più costosa del possibile risparmio ottenuto con sistemi meno sicuri. Anche per questa ragione InfoCert ha sviluppato un sistema di duplicazione in tempo reale dei dati, su sedi geograficamente lontane e protette da sofisticate soluzioni informatiche. Un’organizzazione che, grazie alla notevole esperienza maturata negli anni, ci ha persino consentito, in alcuni casi, di rimediare a gravi errori o incidenti dei nostri clienti, consentendo loro di riallineare rapidamente la propria situazione documentale».
