Il fascicolo elettronico consente di superare i problemi derivanti dai sistemi di archiviazione tradizionali, realizzando vantaggi economici e organizzativi
AgustaWestland (www.agustawestland.com), azienda del Gruppo Finmeccanica e leader mondiale nel mercato elicotteristico, con la progettazione e lo sviluppo di elicotteri e convertiplani per uso civile emilitare, opera a livello mondiale con più di 13mila addetti, di cui 5mila e 700 in Italia e oltre 7mila nelle sediestere. Fino al 2009 la documentazione relativa ai dipendenti dell’aziendanelle sedi italiane è sempre stata gestita in maniera tradizionale su carta e archiviata presso i singoli siti (11 in Italia). «Esisteva una situazione di gestione non ottimale degli archivi cartacei dei documenti del personale che erano dislocati sulle varie sedi, accentuata dall’impiego di strutture di archiviazione obsolete e da problemi di spazio.
Le operazioni di consultazione e recupero dei documenti erano perciò diventate onerose e non fruibili in modo tempestivo» – spiega Stefano Sguazzini, organization and people development manager di AgustaWestland. Da qui la decisione di cercare una soluzione più efficiente. Per creare un’unica banca dati dei documenti del personale, ha subito convinto la qualità della soluzione fascicolo elettronico del dipendente, proposta da Data Management HRM, (www.datamanagementhrm.it), uno dei più importanti protagonisti nel mercato italiano dei servizi e delle soluzioni per le risorse umane che gestisce, con i suoi quasi 500 esperti, i processi amministrativi di oltre un milione e 500mila dipendenti ed è leader di mercato nei settori industria, grande distribuzione, istituti di credito e servizi, con un fatturato annuo di oltre 40 milioni di euro.
Il piano del progetto prevedeva le seguenti direttrici d’intervento:
1) la digitalizzazione degli archivi esistenti e la loro centralizzazione presso un’unica infrastruttura informatica, raggiungibile da tutte le sedi via intranet;
2) lo stoccaggio degli archivi esistenti presso il Centro Servizi di Gestione Elettronica Documentale di Data Management HRM;
3) la definizione di un nuovo modello di gestione della documentazione corrente, con l’obiettivo di una dematerializzazione e condivisione immediata dei documenti, secondo un modello “scan on demand”, che li rende così immediatamente accessibili da parte degli utenti;
4) l’accesso ai documenti tramite un portale web, in grado di garantire la massima riservatezza e privacy nella consultazione delle informazioni in funzione della pianta organica e del profilo dell’utente.
La soluzione di fascicolo elettronico del dipendente realizzata ha consentito alla direzione HR di superare i numerosi problemi derivanti dai sistemi tradizionali d’archiviazione dei documenti cartacei e realizzare importanti vantaggi economici e organizzativi. Il ROI altamente positivo di questi progetti è dovuto sia all’eliminazione dei costi dei materiali quali carta e buste, sia alla sostanziale riduzione dei costi di gestione degli spazi destinati agli archivi, oltre all’abbattimento dei tempi persi in ricerca, esibizione e ristampa dei documenti, insieme alla totale scomparsa dei costi di gestione manuale del documento cartaceo. I miglioramenti organizzativi raggiunti sono numerosi: l’accesso distribuito ai documenti all’interno della direzione HR, la condivisione delle informazioni tra gli utenti HR dei diversi siti in un modo più efficiente e produttivo, la riduzione di eccezioni, errori e contestazioni.
A questi, vanno – infine – aggiunti il superamento della necessità di mantenere ampi spazi fisici, utilizzati per l’archiviazione, obbligatoriamente conformi alle norme di sicurezza e alle regole in termini di privacy. «Quello che volevamo – dichiara Sguazzini – era rendere fruibile il patrimonio documentale in maniera immediata ed efficace, e assicurarci che l’accesso al formato elettronico avvenisse nella garanzia della massima riservatezza e tutela della privacy e l’obiettivo è stato raggiunto con la soluzione Data Management HRM, realizzata nel rispetto dei requisiti del progetto».
