Alla scoperta dei cruscotti, chiamati anche dashboard e dell’importanza di una loro implementazione corretta per raggiungere gli obiettivi di business
La premessa fondamentale della business intelligence è stata sempre quella di “fornire le informazioni giuste alle persone giuste, al momento giusto e al prezzo giusto”. Ma, anche se questa affermazione è inconfutabile, sarebbe più preciso se invece di “informazioni” si parlasse di “informazioni utilizzabili”. Il fatto è che molti utenti hanno difficoltà a identificare parametri critici all’interno dei rapporti che ricevono. E questo è un grave problema, in quanto è essenziale comunicare chiaramente le performance ai decision maker in azienda, proprio per aiutarli a prendere decisioni utili, guidate dai dati.
Ma è colpa solo degli utenti se hanno difficoltà a identificare le metriche critiche? Non necessariamente: se la maggior parte degli studenti stanno fallendo una prova, forse qualcosa all’interno del test è la causa del problema, piuttosto che le conoscenze degli studenti. Allo stesso modo, forse le metriche non sono comunicate in modo chiaro. Ecco quindi che la domanda vera è: come possono le metriche essere comunicate in modo più efficace? Le parole e i numeri possono aver fallito nel fornire messaggi traducibili in azioni, ed è proprio qui che dashboard o cruscotti rivelano la loro utilità. Un cruscotto è un’interfaccia che presenta le informazioni in un modo facile da capire e facile da raccontare, spesso graficamente, fornendo agli utenti numerose informazioni rilevanti a colpo d’occhio. I cruscotti possono essere uno strumento incredibilmente utile e stimolante per la comprensione dei dati aziendali critici nelle metriche.
Le metriche utilizzate nei cruscotti variano in funzione del settore di attività e del tipo di business, oltre che del tipo di decisore e del livello di abilità e di strumento utilizzato. I dashboard possono essere utilizzati per molte funzioni, compresa la pianificazione, l’allocazione delle risorse, il budget, il forecasting, il reporting, il monitoraggio e l’analisi e la definizione della strategia.
Key performance indicators e scorecard sono i due componenti principali dei cruscotti.
Key performance indicators (KPI)
Sono gli indicatori principali delle performance. Scorecard sulle performance aziendali (vedi sotto) e i cruscotti si basano su KPI significativi e ben definiti, che mostrano se l’organizzazione sta conseguendo gli obiettivi dichiarati. Valgono per la performance dell’organizzazione nel suo insieme: quindi, se ci sono più divisioni, si dovrebbe stabilire se ogni divisione avrà anche bisogno di una scheda di valutazione e un cruscotto. I KPI possono riguardare l’ambito finanziario, i clienti, i processi interni e quelli relativi ai dipendenti. Molti KPI sono interconnessi, cioè non sono di tipo stand-alone. Gli esempi classici di KPI includono il rapporto debito-equity, il turnover degli asset e il margine di profitto: tutti questi tre sono correlati. I KPI non finanziari devono invece avere un rapporto di causa-effetto con gli indicatori finanziari.
Scorecard
Una scorecard è un insieme di metriche (o KPI) che presenta i dati attuali delle performance per un processo di business o per un obiettivo strategico rispetto un valore prestabilito. Questi indicatori dirigono il business su obiettivi chiave e di tipo tattico, e in ultima analisi questo modella la visione e la strategia per l’organizzazione in quel particolare periodo di tempo. Però, l’implementazione di scorecard e di KPI può porre numerose sfide, come il mantenimento di un equilibrio tra molteplici prospettive, la determinazione e lo sviluppo di alcuni solidi obiettivi e metriche importanti, garantendo un mix di causa-effetto e di metriche di scomposizione; oppure l’unione delle molteplici dimensioni di un’organizzazione a matrice (per esempio le unità di business, le funzioni e i processi).
I diversi tipi di dashboard
Ci sono diversi tipi di cruscotto: strategici, tattici e operativi.
I cruscotti strategici sono in grado di riflettere gli obiettivi strategici a livello di intera azienda, così come i corrispondenti KPI. Tra le caratteristiche di questo tipo di cruscotti vi sono le misurazioni: globali, esterne, delle tendenze, della crescita, e che sono tutte legate oppure basate sulla nota metodologia delle Balanced Scorecard. I dati su questi cruscotti sono estremamente riassunti e presentati graficamente, senza troppi dettagli. Tuttavia, i dati devono essere disponibili quando qualcuno vuole eseguire il drill down. Questo tipo di cruscotto richiede aggiornamenti meno frequentemente. I cruscotti tattici, chiamati anche analitici, misurano i progressi del business in base alle tendenze correlate e in conformità con ogni iniziativa strategica. L’avanzamento è misurato rispetto a obiettivi prestabiliti, per esempio un budget o un certo target, mentre i drill down rivelano i dettagli e suddividono i dati per l’analisi. Per esempio, aiutano a determinare perché alcuni obiettivi non sono stati raggiunti e quali potrebbero essere i potenziali problemi.
I cruscotti operativi monitorano i processi di business specifici, come la gestione degli ordini e le relative spedizioni. Sono utilizzati principalmente a livello dipartimentale, proprio dove si svolgono le operazioni. Gli aggiornamenti sono monitorati giornalmente o settimanalmente con report e grafici in tempo reale, mentre i dati dettagliati sono presentati con solide funzionalità analitiche al fine di eseguire disamine approfondite.
Indipendentemente da quale tipo di cruscotto si stia implementando, il loro posizionamento ideale è il portale aziendale, perché questo è il punto centrale da cui le organizzazioni possono distribuire le varie applicazioni di BI. Il portale consente a tutti di accedere ai propri cruscotti, documenti, presentazioni, discussioni online e altre applicazioni da un unico luogo. Inoltre, all’interno del portale si possono discutere le osservazioni e le preoccupazioni emerse dai diversi cruscotti, potendo proporre idee e possibili soluzioni.
L’implementazione
Per implementare correttamente un cruscotto, è importante riferirsi a collaudate pratiche di gestione dei progetti. Come in ogni progetto di rilievo, vi sono questioni riguardanti sia le persone, sia le tecnologie, e quelle riguardanti le persone devono venire prima delle altre.
Aspetti relativi alle persone:
- Scegliere uno sponsor e determinare ciò che ci si aspetta da lui in cambio del finanziamento. Scoprire se lo sponsor ha promosso altri progetti e se sta fermo quando il gioco si fa serio (per esempio con le scadenze, il budget e altro), perché questi problemi possono probabilmente insinuarsi di nuovo. Sulla base di tutto questo, selezionare uno sponsor adeguato e garantire che il finanziamento sia approvato.
- Identificare gli utenti chiave e determinare le loro aspettative e ciò che devono sapere.
- Mettere insieme un team di implementazione che si occupi di funzioni come gestione dei progetti, analisi di business, capacità di integrazione, competenze di data warehouse e di sviluppo metriche, tra cui KPI e scorecard.
Aspetti tecnologici:
- Determinare quali fonti di dati saranno utilizzate per ogni dashboard.
- Identificare i principali KPI utilizzati nel cruscotto.
- Determinare la frequenza con cui il cruscotto deve essere aggiornato.
- Identificare l’hardware e il software necessari.
- Determinare se uno screen designer deve essere assegnato a organizzare esteticamente il cruscotto per dettagli come la selezione dei colori e determinare il posizionamento di grafici e diagrammi. Mantenere questa persona in squadra, in quanto può giocare un ruolo nel mantenimento dello storage utilizzato dal cruscotto (che sarà eccessivo, con tutti i media convergenti su un unico cruscotto) e nella gestione dei requisiti di tempo di trasmissione del cruscotto in tutto il mondo.
Per concludere
Oggi, nel mondo, i dati e i processi decisionali guidati dai dati sono più importanti che mai. Con le informazioni fornite da questo articolo, si dovrebbero avere i suggerimenti necessari per implementare dashboard efficaci che consentiranno di avviare l’azienda a prendere decisioni migliori per raggiungere i suoi obiettivi strategici. È anche per questo che i cruscotti costituiscono il vero nuovo volto della BI. Perché solo quando un cruscotto è stato progettato e implementato correttamente, può essere considerato tale.
Shaku Atre è una speaker che riesce sempre a catturare l’attenzione dei partecipanti e a mantenere vivo l’interesse anche in presenza di argomenti complessi. Presidente di Atre Group (società di consulenza, training e publishing nel settore della business intelligence), è stata Partner in Price Waterhouse e ha lavorato 14 anni in IBM. Esperta nei settori del database management e del data warehousing, ha tenuto seminari su questi temi in USA, Canada, Europa, Asia e Sud America. Ha scritto numerosi libri, l’ultimo dei quali è “Business Intelligence Roadmap: The Complete Project Lifecycle for Decision-Support Applications”.
Nella primavera 2014, Shaku Atre presenterà a Roma per Technology Transfer i seminari “Dashboard: la nuova faccia della Business Intelligence” e “Big Data: dieci regole d’oro”.
