Cosa succede se al normale badge, utilizzato per controllo accessi e rilevazione presenze, vengono integrate funzionalità di firma elettronica avanzata? La soluzione Z-sign permette la gestione digitale di tutti i processi HR e l’accesso sicuro al workplace dei singoli dipendenti
di Paolo Veronese
Rendere la gestione delle HR più semplice e intelligente? Con Z-sign di Zucchetti (www.zucchetti.it) è possibile. La soluzione realizzata in partnership con Bit4id (www.bit4id.com/it), specializzata nei sistemi per la gestione delle identità digitali, estende e potenzia il valore del badge in ambito aziendale.
«Il nostro obiettivo – afferma Domenico Uggeri, vicepresidente di Zucchetti – consisteva nel trovare la modalità più efficiente per semplificare i processi documentali associati alla gestione del personale. Come? Mettendo le aziende nella condizione di poter dotare i propri dipendenti di facili e semplici strumenti di autenticazione. L’associazione della firma elettronica al badge, realizzata con Z-sign, ha risolto questa nostra esigenza rendendo ancora più attraente l’offerta di HR Infinity (ndr la suite di applicazioni in ambito gestione del personale di Zucchetti)». Non solo. «La firma elettronica avanzata – aggiunge Roberto Capocchiano, sales director di Bit4id – si è rivelata altrettanto utile per razionalizzare e semplificare le modalità di accesso alla rete e alle applicazioni. Ecco, quindi, che Z-sign crea l’opportunità di utilizzare il badge come carta multiservizi, per certificare i documenti che devono essere siglati così come per accedere ai servizi di singolo dominio, superando la logica di login e password».
Dematerializzazione
Il plus della soluzione è la firma elettronica dei documenti. Con Z-sign, la comunicazione tra azienda e dipendente diventa interamente digitale. In questo modo, i flussi di gestione non soffrono più della discontinuità causata dalla necessità di assolvere in forma cartacea obblighi fiscali o di legge. Si realizza, quindi, nell’ambito delle dinamiche della gestione del personale, quella che potremmo definire una dematerializzazione dei processi.
«La burocrazia cartacea – osserva Domenico Uggeri – può essere ampiamente superata adottando delle semplici soluzioni. Calcoliamo che in media ciascun dipendente debba apporre la propria firma su un numero di circa 50 documenti all’anno. Note spese, moduli presenze, anticipi e resi, budget e forecast trasferte, tutti i passaggi cartacei associati a questi processi possono essere azzerati con una sensibile riduzione dei costi. Si tratta di una vera e propria dematerializzazione dei processi di comunicazione, in grado di garantire una elevata sicurezza, grazie all’implementazione di meccanismi di protezione fondati sulla strong authentication, che coniuga badge e PIN».
Gestione end to end
Per comprendere il valore di quanto realizzato con Z-sign, può essere utile ricorrere a un semplice esempio. La soluzione web di Zucchetti per la gestione delle trasferte e delle note spese consente al personale abilitato (dipendente, dirigente, collaboratore, consulente) di accedere dalla propria postazione di lavoro (fissa, da casa, dalla località di trasferta) al sistema centrale sul quale risiede il software per pianificare i trasferimenti e chiedere i relativi rimborsi spese. La soluzione è uno strumento di workflow che gestisce il flusso di informazioni e richieste sull’evento specifico tra l’utente e gli uffici preposti (ufficio personale, ufficio viaggi). Il processo di richiesta di rimborso spese è completamente informatizzato, ma l’atto della firma del documento di autorizzazione finale al rimborso rende necessaria la stampa del documento stesso. Con Z-sign questo passaggio non è più necessario: l’utente accede al modulo di nota spese nel portale HR Infinity Zucchetti e seleziona il file del documento da firmare. A questo punto, l’interfaccia del portale HR richiede di appoggiare il badge all’apposito lettore e di inserire il PIN, al fine di effettuare l’autenticazione propedeutica alla firma. L’utente, così identificato, ha l’autorizzazione alla firma del file selezionato mediante il certificato digitale custodito lato server. Tutta l’operazione di firma è compiuta in maniera automatica e i file firmati così generati sono messi a disposizione dell’utente nella sua area personale all’interno del portale HR Infinity.
Gestione credenziali
Oltre alla gestione documenti, l’altro aspetto di grande rilevanza ha a che fare con l’autenticazione degli accessi alle risorse del sistema informativo aziendale.
La gestione delle password in ambito enterprise può diventare una faccenda piuttosto complicata. Le applicazioni cui accedere possono essere molteplici e per ciascuna di esse possono sussistere policy specifiche che ne impongono il cambiamento periodico. Decine di password da ricordare significa introdurre un problema operativo, rischiando al contempo un abbassamento dei livelli di sicurezza come conseguenza di una riservatezza non garantita a ciascuna password. In che modo Z-sign semplifica tutte queste operazioni? «Un modulo integrativo – risponde Roberto Capocchiano (Bit4id) – funge da password manager, associando le password di ciascuna applicazione al seriale del badge del dipendente e al PIN associato. Il badge diventa così uno strumento multiservizi corrispondente all’identità digitale del dipendente. Mediante un singolo accesso effettuato col proprio badge e col PIN, all’utente vengono aperte le porte di tutto il patrimonio applicativo informatico dell’azienda.
Il badge come carta multiservizi
Con Z-sign, il badge diventa una vera carta multiservizi su cui convergono tutte le operazioni di identificazione e autenticazione; assicura la connessione univoca con il firmatario e quindi la paternità giuridica del documento, garantendone l’integrità e l’autenticità. Si presta a essere utilizzata per molteplici attività e per una diversa pluralità di soggetti. Dipendenti, innanzitutto, ma anche fornitori. Questi ultimi, se dotati di badge a firma elettronica, possono essere messi nella condizione di gestire in digitale tutta la produzione di documenti che intercorre con l’azienda.
«Il nostro obiettivo – spiega Domenico Uggeri – è realizzare una piena convergenza tra applicazioni informatiche e identità. E’ un valore aggiunto che offriamo a tutti i clienti che utilizzano le nostre applicazioni. L’insieme di moduli applicativi relativi alla gestione delle risorse umane è stato nel tempo reso disponibile via web e accessibile da un portale aziendale. L’idea che ha caratterizzato il nostro percorso evolutivo in ambito HR è stata quella di procedere a una disintermediazione di tutti processi cartacei per arrivare a un colloquio diretto tra dipendente e azienda».
Impatto zero
«Con Z-sign – mette in evidenza Domenco Uggeri – la firma elettronica dei documenti diventa un semplice processo, che non richiede la distribuzione di ulteriori dispositivi, ma utilizza i badge aziendali già in uso. La firma di documenti digitali si trasforma in servizio. Parafrasando il gergo del cloud, si può affermare che Z-sign introduce il concetto di Signature as a Service. Questo significa che l’azienda che si dota di questa soluzione non deve provvedere alla distribuzione di ulteriori dispositivi ai dipendenti e tantomeno andare a modificare la propria infrastruttura IT».
Evoluzione futura
Possibili sviluppi della logica applicativa sulla quale è stata sviluppata la soluzione Z-sign potranno concretizzarsi con l’utilizzo di tecnologia NFC, che sta diventando uno standard nei dispositivi smartphone e tablet così come nei pc di nuova generazione. «Le credenziali di accesso e firma elettronica contenute nel badge potranno essere integrate in una mobile app, provvedendo al trasferimento dei dati attraverso una transazione NFC. Si tratta di una possibile evoluzione – conclude Domenico Uggeri – che lascia spazio a interessanti opportunità».
