Quale ruolo avrà la carta in un mondo sempre più virtuale? Come cambieranno i rapporti tra stampa e web? Come si muove la normativa per prendere atto che tanta, troppa carta rappresenta un freno all’efficienza della macchina burocratica che ha bisogno di essere oliata per consentire al sistema Paese di sopravvivere in un mondo globalizzato? La sfida da vincere è quella della convergenza, dell’integrazione e della trasparenza
Se è vero che l’informatica ha dato un duro colpo alla carta stampata, è fortemente improbabile che questa sparirà definitivamente. Alcuni analisti concordano nel sostenere che dovremmo essere arrivati a un punto di stabilizzazione, in altre parole quel punto in cui le variazioni di distribuzione tra i media diventeranno piuttosto contenute, perlomeno fin quando non entrerà in scena qualche nuovo attore. Non c’è dubbio comunque che i dispositivi mobili, in particolare i tablet, abbiano contribuito al crollo della carta stampata, soprattutto nel settore dell’informazione, proseguendo in un trend iniziato da tempo grazie all’ormai onnipresenza di Internet.
Le recenti modifiche apportate al Codice dell’Amministrazione Digitale, la disponibilità di nuove regole tecniche, gli obiettivi fissati nell’Agenda Digitale europea e la recente normativa in tema di ottimizzazione e trasparenza della produttività del lavoro pubblico mettono a disposizione delle amministrazioni, dei cittadini, delle imprese e dei professionisti, strumenti che consentono di governare e tracciare i flussi documentali digitali. Secondo NetConsulting, i costi della gestione del documento cartaceo arrivano a pesare tra il 3 e il 5% del PIL con un impatto complessivo sul sistema Italia stimabile tra 42 e 70 miliardi di euro. In particolare, la fatturazione elettronica, insieme all’archiviazione e alla conservazione sostitutiva, farebbe risparmiare 14 miliardi di euro, la posta elettronica certificata 720 milioni, il cedolino per i dipendenti della PA 882 milioni e la trasmissione telematica dei certificati 472,5 milioni per un totale di circa 16 miliardi di euro. A secondo del settore industriale di riferimento, la carta continuerà a mantenere le sue nicchie. La stampa sia su supporto magnetico sia su quello cartaceo risentirà inoltre di una continua e pressante richiesta di personalizzazione da parte degli utenti. Occorre quindi ripensare tutta la filiera della gestione documentale, dai dispositivi di acquisizione e stampa, ai software di gestione dei documenti.
È inoltre necessario cercare di capire dove e come la carta continuerà a giocare un ruolo importante, e come questa richiesta possa essere soddisfatta anche attraverso le moderne tecnologie, non solo hardware, ma anche software, laddove quest’ultimo tende a rivestire un ruolo sempre più importante.
Allo stesso tempo è opportuno cercare di capire come la burocrazia possa svincolarci dall’uso del supporto cartaceo, soprattutto quando risulta obsoleto.
Quantità vs qualità?
Secondo Pietro Santi, amministratore delegato di Docugest, Gruppo Cedacri (www.cedacri.it), attualmente nei contesti aziendali si assiste alla progressiva riduzione dei volumi di stampe, soprattutto in bianco e nero, ma contestualmente cresce la richiesta di qualità della stampa. «E questo perché – dice Santi – in diversi settori industriali, dalle banche alle utility, la prassi di una comunicazione cartacea nei confronti della clientela è destinata comunque a perdurare». Non solo. «Nei confronti di stakeholder esterni, la cura per gli aspetti qualitativi delle stampe deve essere sempre elevata. Oggi, l’elemento che spinge molte aziende a esternalizzare i servizi di stampa è la scelta – o il bisogno – di limitare gli investimenti che sarebbero necessari per mantenere la qualità ma che non sono considerati ammissibili per la gestione di processi non core come quelli di stampa».
Le aziende si stanno orientando verso modelli di business che permettano l’aumento della competitività, con una forte attenzione alla riduzione d’inefficienze e al governo dell’operatività lungo i molteplici canali di distribuzione di documenti digitali e stampati.
«Per la gestione di processi documentali critici – spiega Roberta Svanetti, responsabile Centro di Competenza Enterprise Content Management di Dedagroup ICT Network (www.dedagroup.it) – le aziende adottano strategie di document management orientate al servizio, per migliorare le performance e ridurre i costi. Le soluzioni enterprise sono state quindi ripensate, applicando un modello dove convivono best practice specifiche per i singoli processi di business, funzionalità di gestione documentale evoluta e modalità di interazione con i canali lungo tutta la filiera. Il risparmio così introdotto diventa maggiore se associato a processi di dematerializzazione dei documenti, come l’introduzione nel ciclo passivo della gestione delle fatture in formato digitale e della conservazione sostitutiva, eliminando i costi di gestione di archivi cartacei.
I processi documentali trasversali, quali quelli di dematerializzazione e stampa, sono stati ottimizzati e centralizzati, al fine di poter monitorare tutti i costi, gestire in modo efficiente l’accesso “controllato” ai contenuti, la personalizzazione in funzione del canale di distribuzione e avviare progressivamente l’esternalizzazione o, in molti casi, orientarsi verso il business process outsourcing, sollevando fin da subito l’azienda dagli oneri di gestione della complessità».
Risparmio economico
Le aziende cominciano a comprendere i benefici in termini di risparmio economico e di miglioramenti organizzativi assicurati dal processo di document management. Secondo Salvatore Riontino, channel sales manager di Dell Printing (www.dell.it), il mercato dei vendor si sta organizzando, spesso con accordi di partnership o joint venture, al fine di offrire una soluzione completa chiavi in mano.
«Oggi, gli operatori del settore di riproduzione stampa – dice Riontino – vedono questo processo come un’opportunità per offrire valore aggiunto al mercato, andando ad alleggerire il compito delle aziende che altrimenti dovrebbero formarsi sull’argomento e portarsi in casa tutto il know-how, software e hardware compreso. Sicuramente i service esterni, in collaborazione con i produttori, possono arrivare a coprire tutto il territorio e trovare un ulteriore vantaggio dalle sinergie e dalle economie di scala che si verrebbero a creare».
Il ruolo della stampa si è ridimensionato rispetto a tempo fa. Nell’ambito della gestione dei documenti business, anche la legislazione – fa notare Giovanni Gavioli, country manager di Esker Italia (www.esker.it) – favorisce e continuerà a favorire l’utilizzo di mezzi digitali e l’abbandono della carta, rendendo la stampa un mero accessorio. «La stabilizzazione del mercato verso la dematerializzazione è quindi dovuta più alla contrazione degli investimenti che alla vera volontà di mantenere viva la carta. Si vedrà un sempre maggior utilizzo di centri per la carta, che continuerà a essere stampata».
Dematerializzare non basta
Per Alberto Cappelli, offering manager di Gruppo Formula (www.formula.it), i temi della dematerializzazione stanno diventando sempre più diffusi. Ci sono elementi esterni, quali la fatturazione elettronica, che contribuiscono ad andare verso un obiettivo di dematerializzazione totale. Va considerato – però – che la stampa fisica del documento è solo l’ultimo passo di un processo molto più ampio. Dematerializzare singoli documenti non basta. Si deve andare verso un concetto di gestione documentale estesa al maggior numero possibile di processi aziendali.
«L’opportunità di avvalersi di service di stampa – spiega Cappelli – deve essere valutata soprattutto per raggiungere destinatari non digitalizzati, che sono privati nella maggioranza dei casi. A proposito di imprese anche di piccole dimensioni, il livello di digitalizzazione sta aumentando. C’è molta più consapevolezza: un’impresa che digitalizza i propri processi migliora la produttività in modo significativo. Un’azienda, infatti, ha un beneficio che sta tra gli 8 e i 12 euro a fattura, avvalendosi di una soluzione strutturata di fatturazione elettronica» (ndr – fonte Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione – School of Management – PoliMI, maggio 2013).
Ancora cloud e Big Data
I big data, la diffusione sempre maggiore dei dispositivi mobili e di nuove tecnologie, incluso il cloud computing – secondo Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia (www.ricoh.it) – stanno cambiando il modo in cui le aziende gestiscono i documenti e le informazioni. Si delinea quindi un nuovo scenario sempre più integrato in cui funzionalità di stampa, software per la gestione dei documenti digitali e processi sono interconnessi e non più considerati come aspetti a sé stanti. «In questo scenario – afferma Oriani – occorre tener conto del fatto che la tecnologia evolve più rapidamente dei processi e delle modalità con cui essa viene utilizzata. È quindi importante innovare i flussi di lavoro, con verifiche costanti e continue nel tempo, e apportare modifiche alle modalità operative tradizionali. È necessario quindi sviluppare una strategia di gestione dei processi documentali che sia flessibile, così da rispondere alle esigenze degli utenti e che includa piani di change management».
Anche per i centri servizi si prospettano nuovi scenari. «I service provider più innovativi – continua Oriani – trasformano e ampliano la propria attività per andare oltre la stampa e rispondere alle esigenze dei clienti, che chiedono per esempio produzioni on demand e possibilità di personalizzazione. I centri servizi si pongono sempre più come fornitori di servizi di marketing sviluppando per i loro clienti campagne cross-media e offrendo applicazioni quali ad esempio i servizi di book on demand, il web-to-print, la stampa di documenti TransPromo».
Per Corrado Massone, direttore marketing divisione IT di Samsung Electronics Italia (www.samsung.com/it), il cloud computing rappresenta un trend e un’opportunità importante per le aziende che guardano all’IT come a uno strumento capace di contribuire alla riduzione dei costi. «Il mercato printing si sta evolvendo in quest’ottica – spiega Massone – e offre nuove modalità di accesso al documento, rendendo disponibile agli utenti una mole più ampia d’informazioni e trasformando i flussi documentali all’interno delle organizzazioni. Un ulteriore trend che sta caratterizzando sempre più il mercato printing è quello che riguarda lo sviluppo di nuove applicazioni, che consentono di inviare stampe o effettuare scansioni da un qualsiasi dispositivo mobile, su cui rimangono memorizzate fino al rilascio di una password, perfettamente in linea con le nuove esigenze di controllo delle attività di stampa».
Innovazione legislativa
Per Luigi Lombardi, product marketing manager software fiscale di Wolters Kluwer Italia (www.wolterskluwer.com), la tecnologia consente di ridurre sensibilmente la necessità di stampare su carta dei documenti e diminuire il volume di carta in circolazione recuperando efficienza, anche del sistema Paese, e risparmi energetici.
«Nella filiera della gestione documentale possiamo individuare i punti di snodo. Oggi, sono già attive delle filiere clienti-fornitori che eliminano la carta attraverso lo scambio di file strutturati in base alle regole definite dagli attori».
Più complessa è la gestione dello scambio di documenti, tenuto conto della realtà economica italiana costituita per la maggior parte da PMI e professionisti.
«In questo scenario diventa fondamentale – dice Lombardi – il ruolo di quanti offrono i servizi a questi soggetti – come i commercialisti e le associazioni di categoria – che già oggi possono evitare di stampare su carta le scritture contabili e fiscali, grazie a soluzioni di conservazione sostitutiva – come Suite Doc di Wolters Kluwer Italia – che portano efficienza interna e risparmio energetico. La diffusione dei tablet, inoltre, consente loro di scambiare documenti in modalità digitale e strutturata grazie ai portali di condivisione quali webdesk. Un intervento legislativo – in grado di eliminare il numero di protocollo sulle fatture di acquisto – abbatterebbe una barriera alla smaterializzazione dei documenti di acquisto».
Per quanto riguarda i processi di stampa, secondo Giorgio Mini, vicepresidente di Zucchetti (www.zucchetti.it) le direttive sono due: razionalizzazione e dematerializzazione, ossia stampare meno e rendere digitali anche i documenti stampati.
«Il primo obiettivo – spiega Mini – si raggiunge con dispositivi di ultima generazione in grado di ridurre l’impatto ambientale in termini di consumi energetici, di carta e relative emissioni di anidride carbonica. Il secondo con software avanzati di gestione documentale, come Infinity DMS di Zucchetti, che consentono di acquisire i documenti con tecniche OCR, di protocollarli, di catalogarli, di condividerli e di distribuirli in base alle esigenze degli utenti».
La carta è stanca
Per Alberto Carrai, direttore commerciale di Able Tech (www.arxivar.it), l’entrata in vigore di due importanti decreti relativi alla fatturazione e alla firma elettronica ha accelerato il processo di adozione e gestione dei documenti digitali. La carta sta progressivamente lasciando il posto a sistemi digitali di gestione e conservazione dei documenti. «Sono stati già individuati alcuni tipi di documenti per i quali permarrà l’obbligo di conservazione originale, (decreti del Presidente della Repubblica e le planimetrie catastali). La stragrande maggioranza dei documenti cartacei è – però – destinata a vita breve, grazie soprattutto a software come ARXivar e alla sua integrazione con i nuovi supporti mobile, che permettono di portare l’intero archivio aziendale sempre con sé».
Il costo della burocrazia
Paolo Soldera, presales manager di ADP (www.it-adp.com) mette in evidenza che il costo della burocrazia in Italia ha raggiunto i 31 miliardi di euro l’anno, buona parte dei quali spesi per gestire processi che la tecnologia permette di automatizzare. «Pensiamo alle aziende pubbliche – dice Soldera – dove il processo di informatizzazione è sicuramente più lento rispetto alle aziende private, tanto da richiedere l’introduzione di un articolo specifico nel Codice dell’amministrazione digitale». La dematerializzazione – invece – consente di semplificare i rapporti tra le aziende, cittadini e dipendenti.
«ADP risponde a questo problema con soluzioni in grado di digitalizzare tutti i documenti associati ai processi in ambito HR, quali lettere di assunzione o di trasferimento, aumenti retributivi, performance management, formazione obbligatoria, Travel Expenses. La possibilità di integrare nei documenti la firma grafometrica permette di gestire l’intero processo paperless e garantirne l’autenticità e la massima sicurezza. Lo stoccaggio dei documenti è un tema oneroso per le aziende sia in termini economici sia organizzativi. L’adozione di sistemi di classificazione univoci e dettagliati che includano procedure per la conservazione e la selezione dei documenti – quali protocollazione e gestione documentale, classificazione e fascicolazione, conservazione digitale – è la strategia vincente per le aziende che vogliono fare cost saving, guadagnando in trasparenza e in efficienza organizzativa».
Secondo Ettore Corsi, amministratore delegato di Credemtel (www.credemtel.it), parlare esclusivamente di documenti digitali rappresenta un approccio superato «in quanto le tecnologie a disposizione – come firma elettronica, tablet, software di recognition e di analisi semantica – e soprattutto le esperienze multi-industry che la società ha consolidato – come conservazione sostitutiva, workflow management, distribuzione documenti via Pec, sistemi di riconciliazione e di notifica – ci permettono di andare oltre l’eliminazione della carta e di arrivare a riprogettare completamente i processi dei clienti in ottica di semplificazione e velocità di risposta. La proposta di Credemtel è facile da adottare in quanto parte da soluzioni già pronte all’uso in chiave di service, ma anche da tante esperienze di progettazione fatte con i clienti al fine di arrivare concretamente e velocemente a portare valore. Il cliente di Credemtel può ottenere un’offerta unitaria, completa e certificata con l’occhio attento di un gruppo bancario alle spalle».
Efficienza e risparmio
Salvatore Riontino di Dell afferma che «l’impegno è quello di fornire una soluzione unica nell’approccio alla gestione documentale sia dal punto di vista dell’hardware sia del software. Non possiamo scindere le due cose, infatti, si parla sempre più di soluzioni in grado di garantire un unico fornitore di document management per tutte le problematiche; di assicurare un vantaggio economico con possibilità di stipulare contratti a consumo; di ottenere sinergie tra la componente hardware e software, con conseguente risparmio complessivo». Oggi, l’offerta prevede soluzioni sia in modalità classica (licenze software) sia cloud, continua Giovanni Gavioli di Esker. «Le prime sono più adatte a service-provider in grado di personalizzarle, mentre l’on-demand è indirizzato alle aziende che vogliono ridurre gli investimenti e ottenere il massimo ritorno. Una piattaforma come Esker DeliveryWare permette al cliente di scegliere la modalità di fruizione con la stessa soluzione. In questo modo, la scelta dell’azienda dipende dalle reali necessità, senza essere influenzata da eventuali market-trend».
Si è passati dalle sole funzioni di conservazione sostitutiva e ricerca documentale di singoli documenti a una situazione in cui sono i processi interni a guidare la dematerializzazione. «I software – afferma Alberto Cappelli di Formula – si affiancano ai processi per sostenerne e migliorarne il flusso, tendendo a una vera organizzazione digitale. Proprio per questo l’offerta che portiamo sul mercato è finalizzata alla gestione documentale estesa che prevede conservazione sostitutiva, acquisizione automatica dei documenti elettronici, distribuzione e workflow di approvazione».
Oggi, i vantaggi della dematerializzazione, secondo Pierpaolo Benintende, direttore marketing e sviluppo mercato di InfoCert (www.infocert.it), sono evidenti: «Eliminare del tutto ogni passaggio cartaceo, soprattutto da un punto di vista gestionale, permette non solo di contenere i costi, ma rende i flussi documentali più standardizzati e trasparenti. Sono comunque pienamente consapevole del fatto che – almeno nel breve periodo – paperless e cartaceo dovranno convivere. Per questo, InfoCert collabora con i player del mercato printing per integrare le modalità di gestione cartacee del documento su processi completamente dematerializzati. La mia opinione – continua Benintende – è che si debba rendere questa coesistenza la più efficiente possibile, implementando soluzioni per la conservazione, apposizione del glifo e marcatura temporale direttamente sui device di stampa, così che il documento stampato abbia una sua validità legale e possa convivere con il documento nativamente digitale».
Il ruolo dell’hardware
Per Massimiliano Grippaldi, partner e marketing manager di PFU Imaging Solutions (www.fujitsu.com/emea/products/it/scanners), l’azione costante di digitalizzazione nella pubblica amministrazione locale e centrale è un chiaro segnale di cambiamento. «Ci troviamo nel bel mezzo di questo cambiamento – afferma Grippaldi – e questo induce a pensare che ancora per diversi anni, l’hardware dedicato alla stampa e all’acquisizione dei documenti manterrà una diffusione molto ampia. Non bisogna dimenticare che gli archivi storici di grandi aziende ed enti pubblici restano ancora fondamentalmente cartacei. Per quanto riguarda la parte di software di gestione documentale – oltre ad alcuni prodotti proprietari che vengono forniti insieme alle periferiche – l’azienda si avvale di numerosi partner sul territorio, in grado di completare l’offerta hardware con software dedicato e personalizzabile». L’esigenza di gestione e fruizione del documento digitalizzato – infatti – varia a seconda del settore di operatività. «L’obiettivo finale naturalmente – dice Grippaldi – resta la massima fruibilità per gli utenti delle informazioni racchiuse nel documento digitale. A tal proposito, per facilitare il compito di acquisizione delle informazioni è fondamentale che lo scanner restituisca un’immagine di eccellente qualità, uno dei punti di forza delle nostre periferiche».
All’interno del mondo business, per Corrado Massone di Samsung Electronics Italia, il vantaggio competitivo si raggiunge attraverso la creazione di valore aggiunto attorno all’hardware, proponendo non solo soluzioni software, ma servizi di personalizzazione, installazione e assistenza post-vendita, che si integrano all’infrastruttura IT del cliente, portando maggiore efficienza, produttività, sostenibilità ambientale e ottimizzazione di costi e risorse. «Samsung – afferma Massone – propone un’offerta sempre più completa e integrata che comprende dispositivi hardware, in formato A3 e A4, soluzioni software volte a soddisfare le esigenze degli utenti singoli e quelle dei grandi gruppi di lavoro negli ambienti di rete più complessi. Abbiamo sviluppato nuove tecnologie assolutamente innovative basate sulle esclusive competenze digitali di Samsung, come la tecnologia rendering engine for clean pages (ReCP), che consente di migliorare le immagini conferendo maggiore nitidezza e brillantezza ai documenti stampati – oppure – la piattaforma extensible open architecture (XOA), una piattaforma aperta che permette agli utenti e agli sviluppatori di creare applicazioni integrate e web-based personalizzate, garantendo massima produttività ed efficienza per le aziende».
Secondo Sonia Cosma Anellino, business development manager per l’Italia di Wacom Business Solutions (www.signature.wacom.eu) siamo agli inizi di un’era che sta vivendo la fase di accettazione dell’utilizzo dei tablet di firma grafometrica da parte dei soggetti firmatari. «Tali soluzioni hardware e software – spiega Sonia Cosma Anellino – sono in fase di valutazione da parte delle principali aziende operanti in ambito finance, servizi e pubblica amministrazione al fine di consentire alle proprie organizzazioni di ottenere saving certificati sui costi diretti e indiretti dei processi as is, oltre a un ROI rapido e tangibile senza dover ricorrere a compromessi verso le attese della propria clientela che – grazie alla tecnologia di Wacom – è in grado di vivere l’esperienza di visualizzazione dei documenti e di firma autografa con naturalezza e semplicità».
Giorgio Mini di Zucchetti crede che l’entrata in vigore della fatturazione elettronica darà una notevole spinta alla digitalizzazione dei processi e le aziende premieranno i fornitori IT che daranno loro una soluzione completa, ossia un sistema di gestione documentale integrato sia con le fatture elettroniche generate dal software gestionale/erp, sia con la soluzione di conservazione sostitutiva. «In Zucchetti – dice Mini – lavoriamo in questa direzione con Infinity Project, la piattaforma tecnologica sulla quale si innestano tutte le nostre soluzioni applicative per garantire un’organizzazione ottimale di tutti i processi di elaborazione, distribuzione e conservazione delle informazioni».
