Digilavorando è il progetto con cui l’azienda propone la propria soluzione di document management dove i prodotti di acquisizione Epson – scanner e multifunzione – possono essere affiancati da software di gestione dei documenti (dalla organizzazione alla ricerca) per le microimprese e le PMI. Il cuore si chiama Document Capture Pro, software Epson già a corredo dei prodotti, dedicato all’archiviazione automatica del lavoro
Non solo hardware. Oggi, Epson Italia (www.epson.it), sales company della società giapponese, azienda leader nel settore dell’innovazione e dell’imaging, per supportare le imprese italiane, anche molto piccole, nei tanto citati ma poco praticati territori della gestione documentale, decide di far sviluppare a software house partner soluzioni specifiche per microimprese e PMI, e di affiancarle ai propri prodotti di acquisizione (scanner e multifunzione). I punti chiave per lo sviluppo del software sono: si installa da solo, si usa da subito, costa poco ed è scalabile (per nuove funzioni o utenti). In breve: Digilavorando.
La base di questo progetto è stata lanciata la scorsa primavera quando, assieme al CNA Lombardia e alla Fondazione Politecnico di Milano, Epson ha presentato il progetto “Digilavorando – Cresco in Digitale”. Si tratta di una serie di iniziative volte alla promozione della digitalizzazione dei documenti e alla loro gestione, in gergo tecnico al document management (o gestione documentale). L’obiettivo di Digilavorando è favorire la digitalizzazione della carta, già prodotta e da produrre, in quelle realtà dove molte procedure di per sé automatizzabili vengono svolte manualmente con una certa perdita di tempo, processi di lavoro e denaro. La formula magica è l’avvento di nuovi strumenti software che, uniti alle macchine Epson, permettono di svolgere azioni lavorative con una maggiore efficienza, scalabilità e sguardo al futuro. Sicuramente fiero di tutto ciò è Davide di Scioscio, business manager di Epson per i prodotti da ufficio, che abbiamo incontrato presso la sede italiana dell’azienda a Cinisello Balsamo. «Digilavorando è il progetto di Epson di cui andiamo orgogliosi per vari motivi. Prima di tutto, perché andiamo a confrontarci con un mercato per noi nuovo, quello in cui l’hardware sposa da subito un software sviluppato per i nostri prodotti e dedicato all’impresa – e inoltre – perché siamo riusciti a realizzare con i nostri partner uno strumento efficace che viene proposto al pubblico di riferimento a un costo nettamente inferiore a soluzioni concorrenti. Il settore dell’imprenditoria italiana è molto variegato e per questo abbiamo deciso di realizzare due versioni: una dedicata alle microimprese e un’altra alle piccole e medie imprese. Il cuore del motore è opera di menti italiane e interne Epson, che hanno partecipato direttamente al processo di sviluppo integrando nelle nuove soluzioni il software Document Capture Pro, punto di legame tra i nostri prodotti e le soluzioni sviluppate dalle software house per noi».
Gestione integrata del lavoro
Il mondo del document management non è nuovo per Epson, ma nuovo è il metodo di approccio che deriva, in gran parte, dalle esperienze fatte in passato con i clienti, dalle loro problematiche nel gestire i dati, dalla voglia di poterli accompagnare in pieno nel percorso di crescita professionale prospettato. «è stato prioritario capire le esigenze dei clienti» – continua di Scioscio – in una sorta di focus group incentrato sull’usabilità di alcuni prodotti e delle loro problematiche principali. «In quest’ottica, il software dedicato alla microimpresa va a soddisfare delle esigenze di base. Pensiamo al piccolo professionista come ad esempio l’idraulico o il pasticcere: lavori che seppur basilari richiedono un preciso workflow gestionale, basato su un corretto funzionamento di tutti gli strumenti a disposizione. La seconda soluzione – quella più strutturata – entra a pieno titolo nel ventaglio di offerte dedicate alla gestione documentale, molto richieste dalle piccole e medie imprese che vogliono modernizzare luoghi di lavoro ma anche certi contesti produttivi». Epson, anche nella realizzazione del programma dedicato alle PMI, si è avvalsa della collaborazione di una software house italiana che è riuscita a produrre una piattaforma in grado di integrare il motore Epson specifico per il document management.
Molto più di un software
Una delle sfide di Epson è stata trasformare le abitudini classiche di certi clienti, realizzando un programma che potesse rappresentare la soluzione più completa possibile. «La gestione documentale non è così semplice come sembra» – dice di Scioscio. Fino a poco tempo fa, richiedeva l’intervento dell’utente per archiviare i contenuti scannerizzati o prodotti attraverso una stampante. È proprio qui che siamo intervenuti. La parte di Digilavorando dedicata alla PMI è una piattaforma che può gestire qualsiasi tipo di documento, in ogni situazione lavorativa possibile. Viene offerta come licenza monoutente con la possibilità di ampliarla con altre utenze, anche se la forte integrazione con il cloud permette a un singolo individuo di produrre documenti, caricarli in automatico in rete e renderli disponibili a tutti, implementando il lavoro di una singola utenza». Ma come funziona? Sarebbe riduttivo chiamarlo solo un software. Epson e la software house hanno lavorato per realizzare un ecosistema che si potesse integrare alla perfezione con i prodotti Epson. Il software di gestione è autoinstallante e si appoggia a database SQL. Questo permette di identificare se una singola azienda ha già un database compatibile e – in caso positivo – di utilizzarlo come primario anche per i nuovi lavori. In questo modo, ogni cliente può avvalersi della propria struttura di base con un applicativo che – di fatto – è pienamente integrato con sistemi pre-esistenti. Abbiamo anche parlato di Document Capture Pro, software di Epson a corredo dei prodotti, e anello che unisce l’hardware aziendale con Digilavorando. «Questo software permette l’archiviazione automatica di una grande quantità di documenti – afferma Davide di Scioscio – con la possibilità di definire fino a trenta processi e di identificare così quali sono le attività di gestione documentale più ricorrenti per ogni azienda, semplificando e velocizzando il processo di acquisizione. Per esempio, se un cliente era già abituato ad archiviare le fatture in digitale e ad applicare un proprio codice (a barre, QR, numerico), Document Capture Pro permetterà di inserire la stessa regola archiviando in automatico tutte le fatture acquisite con la tipologia di codice prescelto». Lo sviluppo delle soluzioni software è stato fatto tenendo sempre presente l’obiettivo di avere minimi costi di produzione e di vendita. Davide di Scioscio spiega come questo sia un punto cruciale della storia di Epson: «Abbiamo cercato di mantenere compressi i costi per consentire a chiunque di provare i nostri prodotti nel settore della gestione documentale. Se – fino a ora – avevamo prodotto l’hardware che poi veniva integrato all’interno di altre soluzioni, con Digilavorando abbiamo fatto un ulteriore passo verso i clienti, in modo da offrire tout court i servizi di cui hanno bisogno per digitalizzare il loro mondo lavorativo».
La gamma Workforce Pro è già pronta
Epson non dimentica la sua essenza ed è per questo che ha già reso compatibile il suo software con le ultime versioni della gamma Workforce Pro. In coerenza con quanto spiegato da di Scioscio, i prodotti di base avranno il pieno supporto di Digilavorando per le microimprese, l’hardware di fascia alta invece godrà di tutte le compatibilità possibili con l’applicativo gestionale più completo. Entrambi i software possono essere abbinati con varie tipologie di prodotti Epson e non vi è alcun vincolo sia a livello hardware sia software. Si tratta di semplici suggerimenti per due diversi tipi di clientela. «Sicuramente il prodotto che si sposa in maniera perfetta con entrambe le soluzioni è la linea Workforce Pro, adatta al piccolo imprenditore così come agli ambienti produttivi più grandi, che necessitano di un’organizzazione lavorativa maggiore».
