Nel settore del software e, in particolare, delle soluzioni di gestione dei contenuti, si è assistito a molti cambiamenti importanti e significativi. Un punto sull’evoluzione che sta interessando il governo della produzione e del flusso delle informazioni
Le tecnologie per la gestione delle informazioni sono in continua evoluzione. Questa osservazione un po’ banale comporta però una serie di interessanti conseguenze, soprattutto per gli IT manager. Un’evoluzione continua ha infatti come immediata conseguenza il fatto che i budget non sono mai sufficienti per garantire i necessari interventi di ammodernamento delle infrastrutture, formazione delle risorse interne e aggiornamento del software. Eppure, è la stessa natura delle informazioni che costringe le organizzazioni ad adeguare i propri sistemi informativi a una crescita continua e difficilmente controllabile, come dimostrano i dati offerti dai principali analisti di mercato attivi nel settore ICT, Gartner (www.gartner.com) e IDC (www.idc.com).
Un mercato complesso
Il mercato del software Ecm comprende diverse categorie di prodotti e soluzioni, il che rende abbastanza difficile offrire un quadro univoco del settore. Secondo IDC, a livello mondiale il mercato ha raggiunto nel 2010 i 281 milioni di dollari, con una previsione di crescita per il 2011 oltre quota 400 milioni, per attestarsi nel 2015 a circa 857 milioni di dollari. Per Gartner i fatturati realizzati in Europa Occidentale dalle soluzioni Enterprise supereranno nel 2011 i 78 miliardi di dollari, con una crescita importante rispetto ai circa 70 miliardi del 2010, anche se occorre tenere conto che in queste cifre sono comprese applicazioni come gli Erp e le suite office. Questi valori si possono dunque considerare un limite superiore del mercato Ecm.
Parlando di Eim
La sempre maggiore integrazione delle funzionalità in atto nel mercato ICT ha fatto sì che le soluzioni che una volta si limitavano a gestire dati non strutturati e che venivano identificate con l’acronimo Ecm oggi comprendano anche informazioni strutturate, come i record dei database relazionali. L’obiettivo è quello di poter gestire in modo completo tutte le informazioni e i flussi che le riguardano, in modo da poter ottimizzare tutta l’infrastruttura IT. L’obiettivo resta sempre quello, oggi più che mai importante, di raggiungere la massima efficienza ed efficacia nel condurre il business o nel gestire i processi. Nasce così quella classe di applicazioni definita da Assinform (www.assinform.it) nell’omonimo Osservatorio, Eim, o Enterprise Information Management e che include Document Management, conservazione della memoria digitale e Record Management, Collaboration, Workflow Management e Business Process Management dei processi documentali, Enterprise Application Integration, Content Integration e Data Federation.
In questo contesto, Assinform valuta il mercato italiano 2009 Eim in circa 1,1 milioni di euro, che nel 2010 sono diventati circa 1,2 milioni di euro. Stiamo dunque parlando di un mercato ancora immaturo, di dimensioni limitate, ma con grandi potenzialità di crescita.
Sul versante delle strategie, si pone oggi una serie di quesiti cui i top manager aziendali devono rispondere in modo rapido ed esauriente, pena la nascita di difficoltà nella conduzione del business. Facendoci interpreti di questa necessità di chiarimento sulle soluzioni oggi disponibili sul mercato, abbiamo sottoposto ad alcuni dei principali operatori del settore Ecm/Eim una serie di domande.
A che punto si trova la vostra offerta nell’evoluzione Ecm-Eim?
La prima domanda ottiene risposte articolate. Paolo Cattolico, Trim marketing manager di HP Emea (www.hp.com/it), spiega che «il portafoglio di Information Management di HP non si basa su un’unica piattaforma Ecm, ma su un’offerta completa e articolata, che distingue fondamentalmente due tipi di contenuti. Da un lato, i contenuti “hi-volume, low value” (come per esempio l’e-mail) per i quali può essere necessario semplicemente archiviare “in massa” i dati e avviare ricerche successive. Dall’altro, i contenuti “low volume, high value”, dove è la tipologia di documento a fare la differenza: per esempio un contratto, o una dichiarazione giurata. In questo secondo caso occorre definire criteri di classificazione e sicurezza per ogni documento, con un conseguente costo organizzativo».
Per IBM (www.ibm.com/it) parla Mauro Bonfanti, director of Industry Solutions Software: «L’Ecm si configura come una delle componenti tecnologiche dell’Eim, che ne comprende altre più finalizzate alla gestione di dati strutturati (Data Management) e al loro utilizzo per analisi statistiche (Business Intelligence). L’evoluzione dell’Ecm verso l’Eim consiste proprio nella capacità delle tecnologie di gestione dei dati non strutturati di integrarsi con le tecnologie proprie della gestione dei dati strutturati e degli strumenti di analisi dell’area BI. I prodotti software che costituiscono l’offerta IBM nell’area Ecm sono stati dotati di capacità sempre più sofisticate di comunicazione integrata con i corrispondenti prodotti dell’area BI e hanno sviluppato proprie componenti di analisi semantica, classificazione e ricerca in grado di estrarre conoscenza, direttamente dai contenuti non strutturati».
Per Vincenzo Pennarola, presales & consulting director di Present (www.it-present.com), «la consolidata offerta Present di servizi di consulenza e system integration in ambito Ecm è progredita negli ultimi anni per aiutare i clienti a cogliere le enormi potenzialità derivanti dall’adozione dei paradigmi di comunicazione e collaborazione tipici del Web 2.0 e dall’utilizzo di dispositivi mobili. In questo senso l’offerta di Present si è evoluta dai tradizionali ambiti del Document e Web Content Management fino a comprendere tematiche quali l’Enterprise 2.0 e l’eGovernment».
Giorgio Mini, vice presidente di Zucchetti (www.zucchetti.it), dichiara: «La nuova generazione di soluzioni Zucchetti in tecnologia Web 2.0 parte proprio dall’idea di digitalizzare i documenti aziendali per generare informazioni strutturate e profilate per gli utenti del sistema informativo; informazioni alle quali è possibile accedere da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento grazie a un semplice collegamento Internet». Maurizio Lena, marketing manager di Horsa (www.horsadmtour.it), dice: «Da più di dieci anni i consulenti software di Horsa si occupano di Document Management, convinti che i veri risultati in materia si avranno solamente con l’introduzione di un progetto di Enterprise Information Management (Eim). Il “lean thinking” assimilato dalla consulenza per l’alleggerimento dei processi di produzione è sicuramente applicabile anche ai processi gestionali e interaziendali: rendere leggeri i processi più importanti, ecco la sfida per aumentare le performance delle imprese diminuendo i costi. Per promuovere questa nuova visione organizzativa stiamo girando l’Italia con il nostro “Horsa Document Management Tour”. Le caratteristiche principali di un progetto Eim implementato da Horsa sono: l’introduzione della gestione documentale non invasiva e graduale nelle procedure aziendali, l’automazione delle operazioni di archiviazione documentale tramite acquisizione elettronica dei dati analogici e l’integrazione nativa con i sistemi Erp». Spiega Marco Donnamaria, sales & marketing director di IDM Group (www.integradm.it): «Nei mercati di riferimento di IDM (assicurativo, finanziario, bancario, industria, servizi, Gdo) i clienti hanno compreso che i repository documentali non sono più un semplice calderone in cui “buttare” documenti in modo più o meno organizzato. Ne deriva una particolare attenzione agli strumenti e alle modalità di controllo di come viene veicolata la documentazione, come viene trattata e poi pubblicata online e archiviata. Inoltre i clienti chiedono sempre maggiori controlli e un insieme completo di report. La documentazione è diventata un fattore fondamentale per le aziende, soprattutto per quei settori in cui il documento ha validità nella operatività quotidiana». Per Oracle (www.oracle.com) risponde Stefano Bucci, sales consultant director: «Oracle si focalizza sui concetti di Enterprise 2.0. Grazie alle proprie soluzioni, già oggi le imprese possono gestire in maniera efficace anche i contenuti non strutturati generati dalle interazioni di dipendenti, clienti e partner attraverso gli strumenti Web 2.0».
Integrazione contenuti strutturati/non strutturati: è inevitabile, e se sì perché?
Per Cattolico di HP, «inevitabilmente si arriverà a un’integrazione, anche se è difficile prevedere quali livelli raggiungerà. Un dominio interessante sarà l’analisi delle informazioni o, in generale, la Business Intelligence di tutti i dati, strutturati e non. Per esempio, l’analisi di contenuti non strutturati (e-mail, conversazioni) per svelare frodi o violazioni del segreto professionale potrebbe essere automatizzata, come già avviene per i dati strutturati. L’evoluzione potrebbe essere una Information Intelligence che abbracci tutti i tipi di contenuto». Per Bonfanti di IBM, «una sempre maggiore integrazione disponibile nativamente tra i prodotti Ecm e i prodotti di BI e, più in generale, di Data Management è un percorso da cui non è più possibile prescindere per ricavare il massimo vantaggio dalla valorizzazione del proprio patrimonio informativo». Pennarola di Present dice: «Nell’attuale contesto di mercato, complesso e instabile, la possibilità di fruire in maniera efficiente del patrimonio informativo aziendale, sia strutturato che non strutturato, è diventata una leva competitiva fondamentale per le organizzazioni pubbliche e private. Present ritiene che le piattaforme IT per la gestione di questo importantissimo capitale aziendale evolveranno verso una sempre maggiore integrazione dei contenuti al fine di garantire un accesso rapido e contestualizzato alle informazioni necessarie per prendere decisioni o svolgere attività. Altra spinta propulsiva in tale direzione è data dalla possibilità offerta dall’integrazione con strumenti di collaboration in grado di capitalizzare l’intelligenza collettiva delle persone con vantaggi in termini di competitività, efficienza e capacità di innovazione». Mini di Zucchetti sostiene che «l’integrazione è inevitabile perché entrambe le tipologie di contenuti sono importanti per l’utente; diventa quindi necessario creare un sistema di archiviazione dei dati e di organizzazione dei processi che estragga le informazioni in modo facile e veloce». Aggiunge Lena di Horsa: «Una ricerca IBM ha stabilito che il volume delle informazioni digitali, in evidente trend di costante crescita, aumenterà di 30 volte entro il 2020. I dati non strutturati rappresentano già oggi il 70% delle informazioni aziendali: una percentuale destinata a crescere con continuità, mentre i dati presenti sugli Erp crescono a ritmi molto più lenti. In questo scenario riteniamo che iniziare da subito a governare le informazioni in maniera integrata, non ridondante, condivisa ed efficace sia una necessità più che un’opportunità». Per Bucci di Oracle, «questa integrazione è inevitabile, perché è l’unico modo in cui può essere gestito e organizzato al meglio il lavoro all’interno di organizzazioni complesse. È necessario che tutte le informazioni disponibili all’interno di un’azienda siano fruibili, integrate all’interno di sistemi “mission critical” e allineate ai processi operativi. Quindi, per organizzare al meglio il lavoro e la gestione di tutte le informazioni disponibili, è necessario disporre di un’unica piattaforma in cui i dati strutturati siano trattati come quelli non strutturati: solo così migliora la gestione e il controllo complessivo non solo dei documenti e delle informazioni, ma degli stessi processi, centralizzando tutte le operazioni di revisione, conservazione, archiviazione e gestione dei contenuti in conformità con le norme vigenti».
Quale offerta proponete in ambito Ecm/Eim?
Per la definizione della propria offerta, HP si affida a Cattolico, che spiega: «Oggi la nostra offerta comprende prodotti di archiviazione “hi-volume, low value”: in particolare software di E-mail archiving, File archiving, Medical archiving, Database archiving e Integrated Archive Platform, una piattaforma ottimizzata per lo Store & retrieval disponibile come appliance preinstallata, o in versione virtual, cioè solo software. La parte “low volume, high value” è focalizzata invece sul prodotto HP Trim, un software di Record Management».
«L’offerta IBM è articolata in: Document Imaging and capture, per acquisire, gestire e condividere contenuti ovunque essi risiedano – chi parla è Bonfanti, di IBM Italia -; Social Content Management, per favorire la collaborazione tra persone organizzando i contenuti condivisi e i documenti di lavoro; Advanced Case Management, per ottimizzare i processi dinamici di gestione delle pratiche; Content Analytics, per analizzare i contenuti alla ricerca di tendenze, comportamenti e fenomeni statistici; Information Lifecycle Governance, per ridurre costi e rischi derivanti dalla gestione del completo ciclo di vita dei contenuti non strutturati. A ognuna di tali aree afferiscono vari prodotti secondo un disegno architetturale Eim di riferimento in cui si inseriscono i prodotti dell’area Data Management, Information Management e Business Intelligence». Pennarola illustra le proposte di Present: «La nostra offerta spazia dai servizi di consulenza per identificare la strategia e le soluzioni ottimali per un dato contesto, alla realizzazione di soluzioni basate sull’integrazione sia di piattaforme open source che commerciali. Il nostro Competence Center specializzato sulle tematiche Ecm/Eim opera applicando specifiche metodologie proprietarie di analisi e valutazione». Per Zucchetti risponde Mini: «Infinity Application Framework di Zucchetti è l’infrastruttura di base necessaria a governare i processi e sulla quale si innestano i software applicativi: questa piattaforma ospita una nutrita serie di servizi di base che vanno dalla profilazione degli utenti alla sicurezza dei dati, dal sistema dei menù alla centralizzazione delle informazioni generate da dipendenti, clienti, fornitori ecc. Infinity Application Framework è inoltre nativamente integrato con Infinity Dms, la soluzione Zucchetti di gestione documentale che consente di trasformare i dati disomogenei in informazioni per decidere e operare, migliorando l’efficienza aziendale». Lena di Horsa aggiunge: «Abbiamo un’offerta integrata e scalabile, basata su soluzioni quali Arxivar, Kofax, Ricoh. I tre principali ambiti di intervento sono: archiviazione Ottica Documentale (Capture, Store, Indexing & Record Archive); trasformazione della consultazione e della trasmissione dei documenti in flussi digitali (Reuse, Publish, Deploy & Share); trasformazione dei processi documentali aziendali in processi digitali (Process & Workflow Management)». Spiega Donnamaria di IDM: «Al di là delle attività legate più strettamente alla gestione documentale standard (servizi di mailroom, capture, validazione e messa online), IDM ha sviluppato strumenti di workflow totalmente integrati con la propria piattaforma documentale, ma non solo. Le grandi novità arrivano con l’introduzione, nell’offerta dei servizi IDM, dell’utilizzo della penna ottica per generare il documento in formato digitale e rendere più sicura la fase di validazione. L’adozione della firma biometrica rende poi la firma assolutamente univoca: anche se ancora agli inizi, questo strumento comincia ad affermarsi in ambito bancario e assicurativo». Bucci di Oracle conclude la carrellata: «Oracle Enterprise Content Management Suite 11g è la piattaforma unificata per la gestione end-to-end dei contenuti Web, dei documenti, dell’imaging e delle risorse digitali, con funzioni integrate per la memorizzazione, l’archiviazione e la fruizione di tutti i tipi di informazione. Oracle Web Center Content, parte della piattaforma Oracle WebCenter, consente la gestione unificata dei contenuti e accesso trasparente alle informazioni nel contesto di business appropriato, aiutando così le aziende a implementare un’infrastruttura strategica per i contenuti, adatta a gestire documenti, immagini e rich media che garantiscono un’integrazione contestuale con le applicazioni enterprise».
SaaS, On-premise o Outsourcing?
Sono tre le opzioni di implementazione delle soluzioni Ecm/Eim: l’acquisto di software (On-premise), le soluzioni SaaS (Software-as-a-Service) oppure i servizi esterni in Outsourcing. «Il mercato si divide in due macrocategorie – spiega Cattolico di HP -: la prima è costituita dalle aziende che non vogliono investire risorse o personale per classificare o analizzare i dati. L’informazione, soprattutto quella storica, viene vista come un “peso” da stoccare da qualche parte e da interrogare occasionalmente in caso di necessità. Per questa tipologia di utenza, le soluzioni SaaS hanno e avranno un successo crescente, visti i costi ridotti. La seconda tipologia, che potremmo chiamare “curiosa”, vuole capitalizzare sull’informazione, per varie ragioni: riutilizzo di know how, scoperta di pratiche illegali, tutela della proprietà intellettuale. In questo caso, vista la sensibilità dell’informazione trattata e l’utilizzo di applicazioni specifiche, è prevedibile un’adozione più lenta del modello SaaS attraverso operatori specializzati». Bonfanti di IBM sostiene invece che «anche se rileviamo una crescente richiesta riguardante soluzioni SaaS, al momento i clienti continuano a preferire implementazioni Ecm/Eim che gli permettono di mantenere il controllo diretto delle informazioni, in particolare quelle ritenute sensibili e critiche per il business». Aggiunge Mini di Zucchetti: «Al momento i clienti tendono ancora a privilegiare le soluzioni installate presso le loro sedi, anche se le richieste del modello SaaS, utilizzando il data center Zucchetti, sono sicuramente in aumento. Il vantaggio di Zucchetti è che può offrire entrambe le modalità di fruizione, lasciando massima libertà di scelta al cliente». A conclusione, le parole di Lena di Horsa: «Alla data ancora On-premise, soprattutto perché le nostre soluzioni Eim vivono nativamente innestate nel sistema informativo aziendale, e i server Erp, Crm, mail ecc. sono ancora nella stragrande maggioranza ubicati nelle aziende. Ma siamo già pronti per la Cloud era».
Il mercato dell’Ecm/Eim è tuttora in evoluzione, con le aziende dell’offerta (vendor di software e di servizi) che si stanno strutturando per rispondere in modo efficace alle richieste del mercato, estremamente variegate, che vanno dall’acquisto di software alla fruizione di servizi SaaS, modalità quest’ultima che sarà probabilmente preferita in futuro soprattutto dalle Pmi. La crescita sembra una caratteristica che, nonostante la congiuntura, continua ad attagliarsi alla gestione dei contenuti e delle informazioni, patrimonio strategico di tutte le aziende.
Legalmail versione mobile: la PEC di InfoCert non ha più confini
Legalmail, la Posta Elettronica Certificata di InfoCert (www.infocert.it), raggiunge la quota di ben 500.000 caselle attivate. Un traguardo che InfoCert accompagna con l’annuncio di un’importante novità: la nascita di Legalmail versione mobile, per la consultazione e l’utilizzo di Legalmail anche sui browser dei più diffusi dispositivi mobili, quali palmari, BlackBerry e Iphone.
Legalmail è la prima PEC disponibile in mobilità. Pensata per rispondere alle esigenze di imprese, manager, professionisti e di chiunque voglia accedere alla propria casella PEC anche lontano da casa o dall’ufficio, è dotata di un’interfaccia alleggerita e semplificata, ottimizzata proprio per l’uso da dispositivo mobile, e garantisce tutte le principali funzionalità di una webmail standard: ricezione della posta, lettura messaggi, inoltro su altra casella, ricerca, archiviazione o eventuale eliminazione dei messaggi, e selezione dei destinatari direttamente dalla rubrica. Legalmail versione mobile consente inoltre la navigazione nelle diverse cartelle o messaggi anche in modalità touch screen.
