Le nuove soluzioni che si stanno evolvendo dalle suite Ecm sono oggi in grado di elaborare in un unico corpo integrato processi, contenuti, documenti e flussi informativi per rendere le informazioni sempre più efficaci e ottimizzate per il business
Possiamo dire di stare vivendo in uno dei periodi di più rapida ed evidente evoluzione per quanto riguarda le tecnologie di gestione delle informazioni. Al punto che, secondo alcuni analisti di mercato, il termine coniato qualche anno fa e fin qui utilizzato in modo costante per definire quest’area, il cosiddetto Ecm (Enterprise content management), potrebbe essere ormai obsoleto e condannato all’abbandono. Certo, gli acronimi e le abbreviazioni sono il pane dell’Ict e per molti vederne sparire uno non costituisce sicuramente un problema; purtroppo, però, le sigle hanno una caratteristica tipica della microbiologia, la crescita virale: da un singolo ceppo di solito ne spuntano molti nuovi. Non ci sarebbe da stupirsi, dunque, se Ecm diventasse presto un termine “generico”, che occorre declinare secondo altre varianti specialistiche a seconda che si parli di contenuti video, piuttosto che audio, piuttosto che e-mail, e via dicendo.
Evoluzione applicativa
Lo scopo delle soluzioni di Ecm è, alla fine, sempre lo stesso: ottimizzare i processi di business delle organizzazioni. La logica resta quella del Business process management/optimization (Bpm/Bpo), cioè organizzare al meglio le informazioni, strutturate e non strutturate, in modo da garantire una gestione dei processi con la massima efficienza e velocità possibile, riducendo al minimo i costi associati. La chiave di volta è quella classe di applicazioni che molti analisti hanno già definito con l’acronimo Eim (Enterprise information management) e che comprende storage, archiviazione, gestione dei contenuti e dei flussi informativi entro e tra le infrastrutture Ict. Altri fattori che esercitano un’influenza più o meno forte sull’evoluzione delle applicazioni Ecm vanno ricercati, secondo i maggiori analisti, in: la diffusione del SaaS, che ha il duplice vantaggio della flessibilità e della possibilità di modulare gli investimenti sulla base delle reali esigenze. Secondo Gartner, a livello mondiale il fatturato derivato da soluzioni SaaS enterprise supererà gli 8,5 miliardi di dollari nel corrente anno 2010, con una crescita del 14,1% rispetto al 2009, di cui il settore Ecm rappresenta oggi il 4%. Segue il software open source, sempre secondo Gartner, anche se attualmente il suo peso, sui 3,4 miliardi di dollari globali del mercato Ecm è solo il 2-3%. Ma la prospettiva di lungo termine resta quella di una sempre maggiore integrazione tra tutte le funzioni proprie del software per l’ottimizzazione dei contenuti e dei processi aziendali.
Qual è il punto di vista sull’evoluzione delle soluzioni Ecm dei protagonisti del mercato? Lo abbiamo chiesto a diverse aziende di particolare rilevanza: le risposte che abbiamo ottenuto sono emblematiche del diverso modo di affrontare il mercato di chi propone soluzioni pacchettizzate, chi offre servizi gestiti e chi, infine, ha un approccio di consulenza e integrazione di soluzioni di altri fornitori. Abbiamo cercato di organizzare le risposte in modo da fornire un quadro il più possibile omogeneo e completo dell’offerta oggi presente sul mercato italiano.
Le soluzioni oggi e domani
Il primo passo consiste nel conoscere quale sia la realtà attuale, in termini di offerta e di vantaggi proposti, delle soluzioni presenti sul mercato Ecm. Con l’occasione, abbiamo verificato con le aziende che hanno oggi un ruolo da protagoniste in questo settore, quale sarà la probabile evoluzione dell’Ecm, quale ruolo avranno le soluzioni di Document management in questo ambito e se sia vero che il futuro sarà delle applicazioni Eim, cioè Enterprise information management. Una prima azienda, molto nota nell’ambito delle soluzioni per la gestione dei contenuti (ha inventato lo standard Pdf, Portable document format) è Adobe Systems (www.adobe.com/it/). È reale l’evoluzione da Ecm a Eim? Secondo Andrea Valle, enterprise solutions development manager, South-West Europe, «la gestione delle informazioni e dei contenuti, che coinvolge ormai i processi di business e la trasformazione del documento tradizionale a motore dei processi di business aziendali, è fondamentale e strategica. Le esigenze delle imprese in ambito Ecm evoluto sono legate a sicurezza, trasparenza, efficienza, coinvolgimento delle applicazioni e gestione del trattamento dei dati sensibili e personali, autenticazione (firma digitale) e integrazione con le principali piattaforme presenti sul mercato (Erp/Bpm: EMC Documentum, IBM FileNet e Microsoft SharePoint)». Le soluzioni di Ecm, è opinione di Valle, rivestono dunque un ruolo chiave in una strategia It aziendale, perché rispondono all’esigenza di strumenti efficienti e automatizzati e alla necessità di piattaforme di collaborazione e protezione evolute e immediate. «La modulistica – aggiunge – è un esempio di successo di quest’evoluzione che sta già permettendo di gestire con alti livelli di produttività procedure di approvazioni, autorizzazioni, decisioni indispensabili attraverso applicazioni online concrete e intuitive». Quale sarà il ruolo del Document management? «Le funzioni di Dm si integreranno sempre più nelle suite Ecm come accade con Adobe LiveCycle Es2, una suite che offre un insieme completamente integrato di servizi per la gestione di contenuti, dal repository enterprise fino a strumenti di social collaboration come i forum enterprise e moduli specifici. Ecm Connectors consente l’integrazione con i principali sistemi Ecm, estende e automatizza le applicazioni di business basate sui documenti (gestione di modulistica, processi amministrativi di tipo approvativo, gestione di documentazione fiscale, tributaria e delle risorse umane), mentre Adobe LiveCycle Content Services Es2, basata sulla piattaforma open source Alfresco Enterprise, permette di collaborare, proteggere e creare rapidamente applicazioni ricche di contenuti con un basso costo di gestione».
Giorgio Mini, vice presidente di Zucchetti (www.zucchetti.it), riguardo all’evoluzione delle soluzioni spiega invece che «negli ultimi anni è aumentata notevolmente la mole di dati all’interno delle aziende ed è sempre più avvertita l’esigenza di gestire questi contenuti in modo strutturato. Per questo motivo Zucchetti ha dotato la sua piattaforma applicativa Infinity Project di soluzioni di Bpm e di Dms capaci di trasformare i dati in informazioni e di renderle disponibili all’utente che le richiede nei tempi e nei modi più appropriati per aumentare produttività ed efficienza». Sul ruolo del Document management, Mini osserva: «La dematerializzazione dei flussi cartacei e l’organizzazione ottimale delle informazioni sono già oggi condizioni fondamentali sia per la riduzione dei costi sia per la definizione e il controllo dei processi. Proprio secondo il modello del virtual workspace e del paperless office abbiamo realizzato Infinity DMS, un’evoluta soluzione con interfaccia Web, nativamente integrata a tutti gli applicativi Zucchetti, che permette di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali».
Interessante il punto di vista di Idm Group (www.integradm.it), azienda che opera principalmente come fornitore di servizi e di infrastrutture. Lo espone Marco Donnamaria, direttore vendite e marketing: «L’evoluzione da Ecm a Eim è reale, se ragioniamo in termini di piattaforme applicative e funzionalità integrate che la consentono, ma tutto ciò non è sufficiente. È necessario infatti integrare nelle piattaforme i processi interni o i servizi di outsourcing orientati a una puntuale indicizzazione dei documenti. È fondamentale recuperare e validare le informazioni in essi contenute per poi farle confluire in queste piattaforme: per fare ciò è necessaria una forte integrazione tra i processi di dematerializzazione e le soluzioni di data capture. Oltre a ciò, sono da attivare servizi che consentano una gestione e un monitoraggio dei punti di ricezione o di invio dei documenti presenti all’interno dell’azienda, come per esempio la mail room. Ciò vuol dire che ancor prima di aver recuperato le informazioni è necessario aver opportunamente presidiato e gestito tutti i canali attraverso cui le aziende ricevono i documenti e tutti i formati in cui questi ultimi possono essere prodotti».
«Le aziende, principalmente di grandi dimensioni, utilizzano sempre più non solo le informazioni relative alla propria realtà, ma soprattutto quelle reperite e inerenti alla realtà esterna, che appaiono però in modo destrutturato – interviene Antonio Latela, business development manager di Tieto (www.tieto.it), attiva anch’essa nel settore dei servizi gestiti e nell’application management -. Tutti i contributi devono poi essere coagulati in un’informazione complessiva, sulla base delle esigenze che hanno spinto alla ricerca. Si tratta di passare dalla ricerca di singoli contributi a una ricerca complessa, in grado di fornire una visione completa sull’informazione. La tecnologia esiste, ma è ancora presto per implementare una piattaforma di Eim, anche se i grandi motori di ricerca stanno lavorando in questa direzione ed è stata già superata la fase embrionale».
Le funzioni di Document management nelle suite Ecm «ricopriranno sempre più un ruolo centrale – sostiene Giuseppe Nocita, amministratore delegato di Pipeline (www.pipeline.it) -. Non penso che quello a cui assistiamo sia una trasformazione da Ecm a Eim nel senso di far evolvere la Business intelligence e l’Enterprise content management verso un’unica soluzione Eim. Le due piattaforme sono legate a dati strutturati e destrutturati rispettivamente e debbono essere aggregate per una navigazione più completa possibile dei contenuti. I soggetti coinvolti sono essenzialmente gli “information worker”, i primi a sentire l’esigenza di aggregazione di dati eterogenei». Inoltre, spiega Nocita, «la gestione del flusso documentale, approvativo e conservativo, ha grande rilievo e ci si può quindi aspettare una convergenza di funzioni di Dm in soluzioni Ecm».
Per Giovanni Gavioli, country manager di Esker Italia (www.esker.it), vendor di soluzioni, «dobbiamo parlare di Document process management/automation (Dpm), che si colloca a metà strada tra l’Ecm e il Document management e che riveste ora, e rivestirà sempre di più in futuro, un ruolo importantissimo. Il Dpm agirà da interprete intelligente tra i diversi sistemi che già oggi generano documenti simili tra loro e trasportano informazioni importanti, ma utilizzano “linguaggi” differenti. Sarà un sistema in grado di operare con la stessa precisione ed efficienza di un sistema Edi, estendendone le modalità di comunicazione con la capacità di agire sulla base di determinate condizioni, guidato da un sistema di workflow e che agisce indipendentemente dal formato e dal metodo con cui i documenti vengono inviati, fino a trasmettere le informazioni contenute nel documento al sistema gestionale al quale le informazioni sono destinate. Ed è proprio con la diffusione sempre più consistente della dematerializzazione che il Dpm acquisirà una posizione molto importante nel mercato più ampio dell’Ecm, fino a diventarne probabilmente parte preponderante. Attraverso gli strumenti di Dpm sarà sempre più facile consentire un dialogo tra aziende, in modo sempre più efficiente ed efficace, riducendo tempi morti ed errori che ne amplificano oggi durata e costi».
Un altro importante operatore del mercato It, EMC (http://italy.emc.com), produttore di hardware e software e fornitore di soluzioni complete, affida a Michele Vaccaro, presale manager Italy, Emea & Africa, Information Intelligence Group, la risposta alle domande di Data Manager: «Le aziende si sono focalizzate sempre più nell’ottimizzare i loro processi più legati al business e quindi in grado di determinare maggiore efficienza, minori costi e un controllo molto più capillare e continuo dell’andamento delle attività vitali. Così le aziende operanti nel settore Ecm che disponevano di tecnologie di Business process management si sono anch’esse orientate al potenziamento di questa particolare e fondamentale area della loro offerta. Le tecnologie disponibili oggi sul mercato sono tante e le spinte hanno in effetti prodotto una forte evoluzione. Le aziende che dispongono anche di piattaforme documentali enterprise sono quelle che oggi sono in grado di offrire un portafoglio bilanciato e completo che affianca alla flessibilità dei processi anche robuste funzionalità di gestione delle informazioni trattate». Per quanto riguarda le funzionalità di document management, prosegue Vaccaro, «diventeranno sempre più delle commodity, ma le funzionalità evolute, come la gestione dei documenti virtuali o la gestione del ciclo di vita, rimarranno una parte importante dell’offerta. Queste verranno però proposte sempre meno come funzionalità a sé stanti e sempre di più come servizi offerti da soluzioni di Case management di livello enterprise».
«Stiamo assistendo a un’evoluzione nella gestione delle informazioni verso l’Eim da parte delle aziende che hanno compreso il vantaggio competitivo rappresentato da un’integrazione dei dati – commenta Claudio Mastore, managing director di Axway Italia (www.axway.it) -. Una gestione automatica e strutturata delle informazioni attraverso tool specifici di archiviazione, conversione, trasferimento ed elaborazione dei file rappresenta una strategia vincente per supportare la crescita di un’azienda. I software e i servizi di Axway sono il catalizzatore in grado di abilitare le aziende a questo nuovo livello flessibile di Business interaction networks». Mastore spiega poi che «le funzioni di Document management saranno sempre più importanti, poiché l’automatizzazione della gestione dei documenti permette maggiore rapidità nei processi di business e offre garanzie di sicurezza ad alto livello. Un sistema di Dm consente di regolare tutti i processi di archiviazione, scambio, notifica e condivisione all’interno di un’azienda, seguendo le necessità di business richieste dal mercato».
«Open Text, in 17 anni di attività – aggiunge Amedeo Muro, enterprise sales director, south mediterranean region della società (www.opentext.com) -, ha maturato una conoscenza impareggiabile dell’Ecm, che viene espressa appieno in Open Text Ecm Suite, una soluzione che consente alle organizzazioni di gestire rischi e costi relativi ai contenuti e alle persone, migliorare i processi decisionali, favorire la versatilità e l’innovazione dei processi di business, con un’esperienza coinvolgente. Proprio per fronteggiare la crisi che ha colpito l’economia mondiale, le organizzazioni hanno la possibilità, sfruttando la tecnologia avanzata che la suite offre, di aumentare l’efficienza dei processi, migliorare la produttività e quindi offrire un servizio migliore ai clienti». E quanto all’importanza del Dm, Muro afferma: «Attualmente in Italia i documenti cartacei costituiscono ancora una parte considerevole dei dati di una organizzazione, mentre la quantità di informazioni condivise è solo una parte minima rispetto alle potenzialità. Molte informazioni aziendali vengono perse all’interno dei sistemi di posta elettronica o negli ambienti condivisi: senza una soluzione efficiente che catturi e organizzi i vari documenti, il flusso delle informazioni potrebbe interrompersi. Inoltre, un consolidamento di tutti gli asset in un archivio sicuro può ridurre in modo significativo il tempo dedicato alla gestione dei documenti. Crediamo che in futuro le suite Ecm debbano continuare a fornire tutti gli strumenti necessari per supportare le aziende nel ridurre il tempo e gli sforzi spesi nella gestione dei documenti».
«Le soluzioni di Enterprise information management – conclude Antonello Mele, pre-sales manager di Lectra Plm/Pdm (www.lectra.com) – combinano al Content management una “intelligenza” nella gestione delle informazioni, legata al workflow aziendale, in modo da offrirle all’utilizzatore, dinamicamente, nel momento e nel modo più appropriato. Anche i sistemi di Pdm di seconda generazione, come quelli proposti da Lectra alle aziende Fashion per la gestione delle informazioni sui prodotti appartenenti alle Collezioni, si propongono come strumenti di gestione, consultazione e condivisione di qualunque dato relativo ai prodotti (immagini, filmati, schede tecnico/produttive, contrattualistica, file Cad per la gestione del modello, …)».
I vantaggi dell’Ecm
Abbiamo chiesto alle aziende vendor quali siano i reali vantaggi oggi offerti alle imprese da una soluzione Ecm. Mini (Zucchetti) risponde che «il vantaggio principale consiste nel disporre in modo semplice e veloce di informazioni contestualizzate e profilate all’interno di un unico ambiente di gestione. Sfruttando, inoltre, le potenzialità del Web è possibile realizzare un sistema basato su un’estesa condivisione dei contenuti tra utenti interni ed esterni all’azienda, per consentire un aumento della qualità operativa e una più efficace comunicazione sia all’interno delle varie funzioni dipartimentali sia tra l’impresa e il network formato da clienti, agenti e fornitori».
Spiega, d’altra parte, Donnamaria (Idm Group) che «i vantaggi delle soluzioni di Ecm sono gli stessi di ieri, con la differenza che la crisi ha portato una maggiore sensibilità. Infatti, nel momento in cui si decide di implementare una soluzione Ecm, ci si pone come obiettivo di recuperare efficienza riducendo il tempo dedicato ad attività a basso valore aggiunto per concentrarsi sulle attività legate al core business».
Nocita (Pipeline) offre il suo punto di vista, affermando che «una soluzione Ecm è sostanzialmente un acceleratore, con un grado di efficacia crescente al progredire dell’integrazione con i processi decisori derivanti dai motori di Business intelligence: avviare o rimodellare un Ecm ha quindi dei vantaggi immediati sul business nel breve/medio e sugli investimenti strutturati nel medio/lungo periodo».
«Una soluzione di Ecm ben progettata e implementata – aggiunge Vaccaro (EMC) – è in grado oggi di offrire enormi vantaggi, sia in termini di efficienza dei processi che di controllo e monitoraggio degli stessi, con un conseguente forte contenimento dei costi. Il controllo si estende alle informazioni veicolate e alla capacità dei sistemi Ecm di garantire la compliance delle procedure e degli standard adottati, valorizzando tutti i sistemi già presenti nelle aziende».
Secondo Mastore (Axway), «una soluzione Ecm permette una gestione collaborativa, strutturata e sicura delle informazioni interne ed esterne di un’azienda, ottimizzando flussi di lavoro e competitività. Axway offre: integrazione business-to-business, trasferimento gestito di file, sicurezza della posta elettronica, monitoraggio dell’attività commerciale, integrazione di applicazioni aziendali, architettura orientata ai servizi, gestione di processi aziendali, soluzioni di monitoraggio e tracciabilità e di convalida di identità».
Secondo Muro (Open Text), alla base della scelta Ecm, c’è «il bisogno di un sistema di archiviazione in grado di gestire le informazioni, anche quelle non strutturate, per cui l’automatizzazione e il controllo dei processi sono particolarmente prioritari. L’Ecm è in grado di mettere in relazione persone, processi e contenuti in un’organizzazione, favorendo la collaborazione all’interno dei team di progetto e offrendo aree di lavoro comuni come forum, blog, wiki, il tutto in tempo reale».
Mele (Lectra) spiega infine che «le soluzioni Ecm offrono velocità nell’acquisizione delle informazioni e riducono la possibilità di errori. Di conseguenza in momenti come quello attuale, con la necessità di recuperare efficienza e velocità di reazione a mutamenti del mercato, in presenza di una marginalità ridotta, diventano soluzioni veramente necessarie».
Ecm in costante evoluzione
La breve carrellata che abbiamo proposto in questo articolo offre alcuni importanti spunti di riflessione, che ci sembra il caso di sottolineare. Innanzi tutto, la crescita ininterrotta di un settore, quello dell’Enterprise content management, che vede alcuni dei principali protagonisti del mondo It operare, soprattutto attraverso acquisizioni mirate, per garantirsi un’offerta completa e integrata che copra tutti i settori di mercato, dalle Pmi al mondo enterprise, con modalità diverse a seconda dei potenziali clienti coinvolti. Così, alle operazioni IBM/FileNet, EMC/Documentum, Oracle/Stellent e Autonomy/Interwoven degli scorsi anni si è recentemente aggiunta Adobe/Day Software. L’evoluzione verso questa visione integrata della gestione delle informazioni, delineata come Eim, Enterprise information management, sembra trovare d’accordo la maggior parte degli operatori, mentre ancora fondamentale resta l’apporto delle funzionalità di Document management. Ancora una volta, il settore del mercato It raggruppato dalla sigla Ecm si dimostra vivo, vitale e in costante evoluzione, a dispetto dell’attuale situazione economica e gettando una luce di ottimismo sul futuro dell’informatica.
Verso l’ufficio a bassi consumi…. di carta
Una possibile spiegazione al fatto che le persone continuino a utilizzare la carta anche se “l’ufficio digitalizzato” sta diventando realtà, la si può trovare nella maggior complessità del mondo del lavoro: più sono le informazioni con le quali abbiamo a che fare, più sentiamo il bisogno di stampare, quasi come se questo ci aiutasse a concentrarci meglio sulle attività da svolgere.
«Fino a oggi non è stato sviluppato un sistema realmente in grado di competere con la carta e, anche se vi sono innovativi tentativi di ricreare con gli strumenti elettronici il formato e l’estetica del supporto cartaceo (come gli e-book reader o le soluzioni e-paper a colori di Fujitsu – www.fujitsu.com/emea/products), l’aspetto ancora irrisolto è la mancanza dell’elemento tattile: spuntare una voce da un elenco digitale non è come tirare una bella riga su un foglio di carta», afferma Massimiliano Grippaldi, marketing manager Italia PFU Imaging Solutions.
«Ecco perché sarebbe più appropriato pensare all’ufficio a basso consumo di carta, piuttosto che all’ufficio totalmente privo di carta, direzione in cui vanno le strategie di Document management – prosegue Grippaldi -. L’idea di base è che i documenti su carta vengano digitalizzati e salvati in un archivio centralizzato a cui si possa accedere senza perdere tempo alla ricerca delle informazioni negli archivi fisici e potendo poi scegliere se stamparli o lasciarli in formato digitale».
Il Digital document management, secondo il manager Fujitsu, può anche essere utilizzato per la digitalizzazione degli archivi cartacei, dove i contenuti elettronici possono essere archiviati secondo una struttura definita, oppure essere indicizzati in modo che gli operatori possano ricercarli facilmente. Per la digitalizzazione dei documenti è possibile utilizzare diversi modelli di dispositivi, a seconda della quantità di informazioni da acquisire (sarà preferibile uno scanner più o meno rapido) o a seconda del formato della carta (può essere necessario per esempio dover trattare anche dimensioni o tipologie di carta differenti dai fogli standard in formato A4).
Anche gli aspetti legali vanno ben valutati. Per esempio, la conservazione sostitutiva a norma di legge che dà valore legale ai documenti archiviati digitalmente ha notevoli vantaggi, anche se non ancora ampiamente utilizzata in Italia.
«Nonostante la presenza sul mercato di valide soluzioni di archiviazione elettronica – conclude Grippaldi -, gran parte delle persone non è ancora pronta per un ufficio senza carta. Per far sì che si vada verso questa direzione, possiamo al momento almeno delineare delle strategie di gestione elettronica dei documenti che ci permettano di lavorare con efficienza utilizzando meno carta».
