Nel mercato attuale un’azienda non può raggiungere l’eccellenza offrendo ai clienti “solo” i prodotti e i servizi migliori, ma deve strutturare un’organizzazione interna per massimizzare l’efficienza e, soprattutto, deve conoscere perfettamente i propri processi. Per questa ragione un anno fa, in considerazione della nostra crescita e dell’obiettivo di espanderci anche all’estero, abbiamo valutato la possibilità di dotarci di un ERP in grado di sostituire il sistema contabile in uso, che si rivelava ormai inadeguato alle esigenze della nostra realtà.
L’attenzione, inizialmente, si è focalizzata sui prodotti italiani. Ma considerando la necessità di doverci interfacciare con i gestionali dei nostri clienti, molti dei quali sono grandi aziende multinazionali, abbiamo esteso la ricerca alle soluzioni più diffuse. Nel corso di questo cammino, ci è stata proposta la versione PMI di un noto gestionale internazionale. La sua fama di estrema rigidità, con conseguente rischio di aumento della complessità di gestione interna, in una prima fase ci aveva, però, spaventato. Tuttavia, avevamo la necessità di adottare una soluzione caratterizzata da grande stabilità e ampiamente testata anche sui mercati internazionali. Per questa ragione, su indicazione del vendor stesso, ci siamo rivolti a un loro system integrator, con il quale abbiamo affrontato un’attenta analisi delle nostre esigenze e di come una simile piattaforma potesse soddisfarle. Si è trattato di un confronto molto serrato, nel quale sono stati coinvolti fin da subito i nostri key user amministrativi e commerciali, e i nostri tecnici che – pur operando in ambito diverso – conoscono molto bene sia le problematiche di gestione delle informazioni di produzione e di interfacciamento con i sistemi gestionali, che di project management. Del resto, il nostro lavoro è proprio quello di aiutare i clienti a conoscere meglio il comportamento delle proprie operation per migliorarne l’efficienza e il nostro obiettivo, seppur traslato all’interno della nostra operatività aziendale, è il medesimo.
Superati tutti i dubbi, abbiamo iniziato l’implementazione di una soluzione destinata a creare un ambiente unico, in grado di integrare le funzioni commerciali, contabili, di preventivazione e di consuntivazione, di creazione e controllo del budget, di gestione del cashflow aziendale e di commessa. Gli unici aspetti che rimarranno esterni, seppur integrandosi in maniera molto stretta al pacchetto implementato, saranno da una parte la raccolta delle ore e delle spese effettuate dai nostri tecnici, per cui utilizzeremo una soluzione software già sviluppata internamente, dall’altra la preventivazione, che gestiremo, invece, attraverso un foglio Excel, fortemente automatizzato e personalizzato per rispecchiare le nostre esigenze specifiche.
In questo processo, l’attività più delicata, nella quale si è dimostrata utile l’esperienza diretta nel gestire progetti analoghi, è stata quella di formalizzare molto chiaramente gli obiettivi da raggiungere e, soprattutto, definire una serie di KPI che ci permetteranno, a distanza di qualche mese, di misurare l’effettiva bontà delle scelte.
Secondo le nostre valutazioni, il ROI dell’intero investimento, sulla scorta dei risparmi di tempo e della riduzione di errori, dovrebbe essere, dal punto di vista economico, di circa due anni. Credo, in ogni caso, che il grande vantaggio sarà dato dalla possibilità di conoscere sempre meglio le dinamiche della nostra attività, i singoli costi aziendali e la redditività di ciascuna commessa. Assumendo così, in modo tempestivo, decisioni operative e strategiche sulla base di informazioni corrette.
Luigi De Bernardini, amministratore delegato e Cio di Autoware
