L’esperienza di Allied Telesis nell’implementazione della rete di nuova generazione a supporto della gestione dei flussi documentali della Provincia di Foggia
La dematerializzazione dei flussi documentali è diventata una priorità strategica per la Pubblica Amministrazione. Non è infatti un caso che essa sia parte integrante di quanto disposto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, documento nel quale si definiscono modalità e regole per riuscire a sfruttare le potenzialità dell’innovazione tecnologica nello svolgimento dell’attività amministrativa.
I progetti di cui si è data finora notizia in questa rubrica si sono spesso focalizzati sulla parte strettamente applicativa, di workflow e di processo. Eppure ci si deve sempre ricordare che una trasformazione di questo tipo implica una ridefinizione dell’infrastruttura di rete, in quanto quest’ultima ne costituisce la tecnologia abilitante e, nello stesso tempo, ne rappresenta i presupposti per raggiungere reali obiettivi di efficienza.
Un esempio, è quanto realizzato dalla Provincia di Foggia con il contributo, per quanto riguarda la parte infrastrutturale, di Allied Telesis (www.alliedtelesis.it). Angelo Lopedota, senior account manager della società di networking, è convinto che per assicurare il successo di un progetto di dematerializzazione, le Amministrazioni debbano necessariamente disporre di un’infrastruttura di rete non soltanto innovativa e performante, ma anche resiliente, sicura, affidabile, monitorabile e scalabile. «Trasformando infatti gli atti e i procedimenti analogici nei loro equivalenti digitali, l’infrastruttura di rete diviene il presupposto essenziale per le ordinarie attività e non uno strumento semplicemente ausiliario. È pertanto fondamentale – dice Lopedota – rivedere completamente le architetture di rete, dalle parti passive agli apparati attivi, sia su scala locale che geografica, contestualizzandole in un nuovo scenario».
Paolo Marra, funzionario del servizio Innovazione Tecnologica della Provincia di Foggia (www.provincia.foggia.it), aggiunge che, per chi si occupa di servizio pubblico, poter fare affidamento su un un’infrastruttura IP di nuova generazione, significa riuscire a essere presenti sul territorio in modo capillare e ottenere un’interazione diretta e immediata con cittadini e imprese, secondo un modello di lavoro moderno e trasparente.
LA DEMATERIALIZZAZIONE E LA RETE – In merito alla dematerializzazione, Marra ritiene che essa sia una delle linee di azione più significative ai fini della riduzione della spesa pubblica e del miglioramento del servizio pubblico, in quanto produce sia risparmi diretti (carta, spazi per l’archiviazione) sia, soprattutto, risparmi indiretti, come tempo, efficienza, qualità e soddisfazione dell’utenza. «La progressiva sostituzione del documento cartaceo, delle copie e fotocopie, con la circolazione del documento digitale – osserva Marra – impone sull’infrastruttura tecnologica un carico di lavoro e una responsabilità che non hanno precedenti nel contesto delle PA: essa diviene infatti il cuore pulsante dell’attività amministrativa e quindi deve essere non solo performante, ma anche e soprattutto affidabile, disponibile e sicura, poiché custodisce il patrimonio su cui è fondata l’attività dell’Ente, ovvero i documenti informatici».
Sono queste, in massima sintesi, le considerazioni che hanno portato la Provincia a una completa reingegnerizzazione dell’infrastruttura di rete intervenendo su tutti i possibili fronti, dal cablaggio agli apparati di rete, dal sistema telefonico alle server farm, nonché sulla regolamentazione che ne formalizza l’uso e ne determina l’efficacia istituzionale.
Le maggiori criticità incontrate da Allied Telesis nella realizzazione dell’infrastruttura, come riferisce Lopedota, sono state essenzialmente legate alla componente passiva preesistente, spesso inadeguata e/o sottodimensionata o tecnologicamente obsoleta. «Il progetto ha richiesto investimenti di cablaggio sia orizzontale che verticale sugli edifici al fine di rendere l’infrastruttura passiva idonea ad accogliere le nuove architetture di rete, assicurando qualità e affidabilità dei servizi erogati».
RIDUZIONE DEI TEMPI DI LAVORO – Da Maggio 2010 gran parte della documentazione prodotta presso gli uffici dell’ente è costituita da originali digitali, firmati digitalmente e archiviati in fascicoli digitali, adeguatamente classificati. Il protocollo informatico consuntiva oltre 6.000 protocolli/mese, tutti gestiti in digitale e trasmessi per via telematica. «Ogni nostro ufficio è completamente autonomo nel trattamento dei propri documenti – dice Marra -, dalle fasi iniziali della redazione del documento, a quelle finali della firma (digitale, ndr), della protocollazione, della conservazione e della trasmissione, con grandi benefici in termini di controllo, velocità di esecuzione e collaborazione tra i dipendenti coinvolti nel processo».
Come confermato da Marra, la dematerializzazione degli atti e dei procedimenti garantirà la riduzione dei tempi di attuazione degli stessi a favore di una maggiore qualità del servizio; consentirà inoltre un’equa distribuzione dei carichi di lavoro e anche una maggiore qualità del lavoro per i dipendenti. «In ogni momento saranno pienamente disponibili tutte le informazioni sullo stato del processo, sia al fine del controllo e coordinamento interno, sia a supporto delle attività decisionali, nell’ambito dell’adozione di una politica di trasparenza».
Ma in un sistema di questo genere è possibile fare una valutazione del ritorno sull’investimento? Secondo Marra è estremamente complesso misurare un Roi reale, «sia perché nel mondo analogico è difficile misurare e ottenere indicatori attendibili verso cui confrontarsi, sia perché i benefici derivanti da una reale dematerializzazione sono tantissimi, spesso indiretti, e a volte anche poco prevedibili e/o misurabili».
Abbiamo chiesto a Lopedota quali sono state le motivazioni che hanno permesso ad Allied Telesis di aggiudicarsi l’appalto del progetto. «Sono di ordine tecnologico, di costi e di servizi. Sul fronte della tecnologia, rispetto ad altri produttori, sono risultate vincenti le prestazioni, nonché la flessibilità nella realizzazione di architetture resilienti, anche complesse e articolate, mantenendo semplici il monitoraggio e la gestione. Non secondarie si sono rivelate le caratteristiche di robustezza e affidabilità, ma anche la qualità dei servizi professional, sia nell’avviamento che nell’assistenza postvendita. Altro elemento distintivo è stato la semplicità d’integrazione degli apparati Allied Telesis in contesti multivendor, grazie all’impiego di protocolli standard e aperti».
SERVIZI DI NUOVA GENERAZIONE – E in prospettiva quali sono i servizi di nuova generazione che una infrastruttura di questo tipo può permettere di realizzare? «Da un punto di vista del mero trasporto dei dati – dice Lopedota – è in corso la realizzazione di un anello di rete metropolitana in fibra ottica che collegherà le tre sedi principali della Provincia in città; l’anello verrà attestato sui dispositivi AT-SBx908 e porterà a 20Gbps la capacità trasmissiva disponibile (contro gli attuali 20Mbps). Questa capacità permetterà di realizzare due server farm in luoghi diversi, pur mantenendo tutti i sistemi perfettamente allineati in tempo reale, attuando pienamente i più moderni concetti di Business Continuity».
La rete, oltre alle applicazioni puramente e-gov, legate quindi ai processi amministrativi, permette inoltre all’Amministrazione di implementare servizi di telefonia IP, fax-to-mail, scan-to-mail, videocomunicazione, collaboration e web television.
«Un’altra operazione avviata, sia pure in forma prototipale – conclude infine Lopedota – è quella di creare una rete larga banda di tutti gli istituti scolastici provinciali, integrata con le server farm dell’Ente, al fine di sostenere l’innovazione del sistema educativo».
