La revisione dei processi payroll e presenze con logiche di efficienza migliora la distribuzione del lavoro e la qualità del servizio
La multinazionale farmaceutica GlaxoSmithKline (GSK) è presente in Italia dal 1932, occupa più di duemila persone, ha sede a Verona, dove si trova anche uno dei due stabilimenti del Gruppo, mentre l’altro sito produttivo si trova a San Polo di Torrile (PR). Le attività relative ai prodotti da banco e di largo consumo sono invece concentrate a Baranzate (MI). GSK nel 2005 decide di affidare in full outsourcing la gestione del payroll e delle presenze a Data Management HRM (www.datamanagementhrm.it), uno dei più importanti protagonisti nel mercato italiano dei servizi e delle soluzioni per le risorse umane che gestisce, con i suoi quasi 500 esperti, i processi amministrativi di oltre un milione e 500mila dipendenti ed è leader di mercato nei settori industria, grande distribuzione, istituti di credito e servizi, con un fatturato annuo di oltre 40 milioni di euro. Il cliente intuisce, infatti, le potenzialità di ottimizzazione dei processi e di una maggior efficienza interna legate all’esternalizzazione di tali attività. Con la partenza del nuovo servizio, Data Management HRM si è occupata del full outsourcing del payroll, con tutti i relativi adempimenti di legge, e della gestione delle presenze. Per quanto riguarda quest’ultime, il cliente utilizza il prodotto “GEPE|Presenze e Assenze”, soluzione web nativa che offre ai dipendenti una serie di servizi in modalità self-service (ad esempio, permessi, saldo ferie, banca ore e così via). Il servizio è stato successivamente ampliato e prevede ora anche la presenza di sportelli fisici presso la sede centrale e alcune delle sedi periferiche, a cui i dipendenti di GSK possono fare direttamente riferimento per le proprie richieste o chiarimenti di back office. Nel progetto ha giocato un ruolo importante la fase preliminare di process reengineering, come ci racconta Donatella Caliaro, responsabile amministrazione del personale e assicurazioni di GSK: «Il progetto di full outsourcing è stata un’ottima occasione per effettuare una revisione dei processi, spingendo l’analisi fino alle micro-attività, con l’obiettivo di eliminare le inefficienze e trovare una migliore distribuzione del lavoro, con l’allocazione su attività a maggiore valore aggiunto e improntate a logiche di efficienza». La revisione dei processi è avvenuta rispetto a un contesto aziendale di amministrazione del personale, particolarmente complesso e dinamico: oggi il gruppo GSK in Italia è composto da quattro ragioni sociali, 2 CCNL (chimico-farmaceutico e dirigenti industria), la gestione diretta dei pensionati appartenenti al fondo pensione interno e oltre 150 contratti integrativi. «Data Management HRM – spiega Donatella Caliaro – ci è sembrata la scelta più naturale, in quanto già conosceva la nostra realtà, in termini di organizzazione e processi, avendo precedentemente gestito il sistema delle paghe e ha dimostrato negli anni di essere un partner affidabile, competente, che sa gestire elevati volumi in un contesto dinamico e complesso in continuo cambiamento». La scelta di una maggiore esternalizzazione ha permesso una significativa riorganizzazione delle strutture interne, portando a una riallocazione del personale interessato. Inoltre, l’esternalizzazione completa del servizio ha consentito un incremento della qualità del servizio e della soddisfazione degli utenti. «La qualità del servizio è in aumento costante da anni – continua Donatella Caliaro – e si posiziona su livelli alti, come ci viene confermato anche dalle nostre indagini interne sulla soddisfazione sui nostri fornitori. Un ulteriore servizio, particolarmente apprezzato, è dato dal supporto fornito dal Presidio Normativo di Data Management HRM, con cui è possibile un confronto sulle innumerevoli e frequenti novità normative, non sempre di facile interpretazione e applicazione».
