Il sistema di Business Intelligence permette di rendere disponibili agli operatori penitenziari, distribuiti sull’intero territorio nazionale, i principali indicatori socio demografici e giuridici della popolazione carceraria
Creare uno strumento potente per l’analisi dei dati della popolazione carceraria, disporre di un portale statistico con report aggiornati. È nato da questi presupposti il sistema informativo penitenziario realizzato da Information Builders (www.informationbuilders.it) per il ministero della Giustizia. La piattaforma utilizzata, WebFocus, fornisce una vasta gamma di componenti finalizzati a coadiuvare le organizzazioni nella gestione di ogni aspetto della strategia informativa: dalla raccolta dei dati e dal reporting operativo, all’analisi e alla gestione della performance, passando attraverso la previsione dei risultati futuri.
INFORMAZIONI AGGIORNATE ONLINE – Un passo avanti di grande portata rispetto alla situazione precedente dove la maggiore debolezza del sistema in utilizzo non rispondeva alle esigenze richieste in quanto, come afferma Anna Fino, esperto informatico del dipartimento dell’Amministrazione Penitenziaria che ha seguito il progetto, presentava diverse incongruenze con le statistiche ufficiali nonché report spesso incoerenti dal punto di vista statistico. «La nuova versione – prosegue Fino – ha richiesto un lavoro di analisi basato sulla collaborazione stretta tra il personale statistico e quello informatico della mia sezione e, in un secondo momento, la stretta collaborazione tra me (con le mie conoscenze sulla banca dati da cui estrarre le informazioni) e un consulente esterno che possedeva le competenze specifiche su Information Builders».
Il sistema ha così permesso di rendere disponibili agli operatori penitenziari, distribuiti sull’intero territorio nazionale, i principali indicatori socio demografici e giuridici della popolazione detenuta. Sono state rese dinamiche le pagine Web attivando dei drill down sui dati e sui grafici con il vantaggio di avere online le informazioni aggiornate giornalmente e gli andamenti mensili e settimanali della numerosità della popolazione detenuta, permettendo il salvataggio dei dati online anche in formato Excel direttamente sul proprio Pc.
Mauro Grassi, business development manager di Information Builders Italia, evidenzia come il sistema sia nato per erogare informazioni sia a livello centrale, all’interno del ministero, sia a livello distribuito nei confronti di tutta l’amministrazione carceraria, delle ASL e della stessa Polizia. «È possibile conoscere quante persone sono residenti presso ogni singola struttura, il numero di guardie attive per ogni singolo turno, l’archivio del personale, avere informazioni sulle risorse strumentali, come per esempio i numeri di posti letto esistenti, così come informazioni relative alla parte economica, vale a dire costi e investimenti legati alle strutture penitenziarie. In definitiva – dice Grassi – l’obiettivo è avere una visione univoca delle differenti informazioni disponibili su differenti archivi e permettere una fruizione dei dati a più di 200 istituti penitenziari e a 60 centri di servizi sociali presenti sul territorio».
Business Intelligence E ANALISI PREDITTIVA – Punti di forza del sistema sono innanzitutto la flessibilità e la rapidità di implementazione, rispondere in tempi brevissimi a specifiche esigenze, avere la capacità di modellare i dati in base alle differenti esigenze che possono essere sollevate dall’Amministrazione. Comprendere la fattibilità di alcuni interventi legislativi, offrire stime e previsioni, queste ultime essenziali per avere una capacità di analisi sull’effetto di interventi importanti, come, per esempio, accaduto in passato per l’indulto. Capire quale impatto una decisione può determinare sulle strutture e sui costi. «In passato – osserva Grassi – i software in grado di fornire la cosiddetta analisi predittiva erano completamente distinti dalle soluzioni di Business Intelligence e per lo più utilizzati da pochi statistici del back office. Oggi tutte queste funzionalità e capacità si possono ritrovare all’interno di un unico ambiente integrato come è appunto il caso di Web Focus».
Di primaria importanza è inoltre la customer facing, ovvero l’opportunità di presentare informazioni coerenti con il profilo di accesso. La piattaforma di Information Builders è infatti in grado di personalizzare l’interfaccia in base alle specifiche dell’utilizzatore, un fattore di grande rilevanza in un sistema come quello creato per il ministero della Giustizia che presenta 50mila utilizzatori. Analisi statistica, balance scorecard associati a indici di performance predefiniti, il tutto sfruttando un unico data warehouse che integra una ventina di differenti sistemi sorgente. «La profilazione – commenta Grassi – è uno dei modi più efficaci per ottenere una comprensione approfondita dei dati, permette di identificare informazioni di interesse specifico e quando la Business Intelligence entra a far parte di tutti gli aspetti di un’organizzazione, interni ed esterni, il sistema utilizzato deve prevedere una serie di criteri irrinunciabili. Deve essere facile da usare e intuitivo, di modo che i lavoratori privi delle competenze tecniche possano accedere da soli alle informazioni, senza bisogno di alcun training. Deve essere economico, minimizzando le spese di licenza e formazione, deve essere personalizzabile, per permettere agli utenti di adattare le informazioni alle proprie singole esigenze».
UN TCO CONTENUTO – Punto di forza del sistema è il basso costo di possesso o total cost of ownership (Tco). Una capacità riconosciuta dalla stessa Gartner che valuta la piattaforma di Information Builders come quella tra le più virtuose. «Flessibilità, rapidità di implementazione, facilità di adozione e personalizzazione di interfaccia – commenta Grassi – sono tutti elementi che contribuiscono alla riduzione dei costi. Nel caso del sistema informativo penitenziario, un unico analista è in grado oggi di gestire l’intero ambiente, condizione che consente di raggiungere livelli di price/performance ottimali all’interno dell’organizzazione».
«Il sistema – racconta Anna Fino – ha permesso di ridurre il numero di richieste estemporanee di dati che pervenivano da tutta Italia alla sezione statistica: da un lato, ha reso l’accesso ai principali indicatori sulla popolazione detenuta a portata di un click, senza dover attendere i normali tempi di risposta a richieste formali, e, dall’altro, ha ridotto le richieste estemporanee a vantaggio di una maggiore cura per la notevole mole di lavoro di routine (dalla predisposizione di diverse pubblicazioni a carattere mensile, alla rilevazione, controllo elaborazione di dati non presenti sulle banche dati informatizzate del dipartimento, alle richieste di dati provenienti dall’Istat ecc.) e ha permesso al personale di dedicare del tempo alle attività di studio e analisi dei dati, cosa che in precedenza era quasi impossibile dato il notevole carico di lavoro».
«Tra le evoluzioni future – conclude Fino – è previsto di ampliare la reportistica ad altri indicatori relativi alla popolazione penitenziaria e di costruire dei menu di consultazione personalizzata da parte di utenti evoluti. Ci sono alcune ipotesi di sperimentazione al fine di integrare la reportistica già realizzata con strumenti specifici di analisi territoriale e di analisi statistica attraverso il modulo RStat integrato di Information Builders».
