Grazie ai sistemi integrati di gestione documentale di Xerox, AgustaWestland è in grado di gestire un’elevata quantità di informazioni con i tempi dettati dalla velocità del business
AgustaWestland, azienda italo-britannica operante nella progettazione, realizzazione e commercializzazione di elicotteri, si affida a Xerox per la gestione documentale legata ai materiali aeronautici.
In particolare, la Divisione Customer Support & Services – Material Services Delivery, impegnata nella distribuzione di ricambi a sostegno della flotta di elicotteri, ha scelto Xerox quale partner consulenziale di fiducia in ambito tecnologico in grado di gestire in maniera rigorosa ed efficiente la documentazione di supporto ai processi logistici e relativa ai materiali nel settore aerospaziale.
Per definire la soluzione ottimale per AgustaWestland, Xerox ha messo in atto un’analisi puntuale dei processi documentali del Customer Support di Lonate Pozzolo (Varese), prendendo in esame le tipologie di documenti generati, i volumi prodotti e il numero di operatori coinvolti nelle varie fasi del processo. Contestualmente, Xerox ha svolto un monitoraggio dei costi legati alle fasi improduttive del processo di gestione documentale, per comprendere le aree di ottimizzazione che l’implementazione di una soluzione di document management avrebbe potuto generare.
Le necessità di AgustaWestland emerse nel corso dell’analisi erano molteplici, in primis l’esigenza di incrementare la produttività delle risorse aziendali e la qualità del servizio offerto in ambito Customer Support. AgustaWestland ha condiviso con Xerox un approccio progettuale che, tramite l’implementazione di un nuovo processo standard di gestione documentale, garantisse un accesso immediato al proprio archivio di informazioni e fosse in grado allo stesso tempo di fornire una linea guida efficace per sviluppare una maggiore integrazione della logistica aziendale.
Il sistema di gestione documentale, centralizzato ed integrato con il sistema ERP di AgustaWestland, doveva quindi avere requisiti di facile replicabilità del modulo di acquisizione dei documenti sulle varie sedi logistiche del cliente, a livello locale e internazionale.
L’analisi messa in atto ha portato all’implementazione di una piattaforma informatica a supporto, denominata “Doc-Share For Logistic” (DSFL), che si avvale di elementi che, interagendo tra loro, consentono di gestire in modo completo e just in time il processo di acquisizione ed archiviazione dei documenti, in linea con le esigenze espresse da AgustaWestland ed emerse in fase di analisi.
In particolare, la piattaforma implementata utilizza i seguenti componenti: dispositivi multifunzione Xerox per la digitalizzazione della documentazione; il gestore documentale Docushare per la ricerca e consultazione via web della documentazione; la suite software Xerox Extensible Interface Platform (EIP), che consente l’integrazione tra i dispositivi MFP, la piattaforma ERP di AgustaWestland ed il gestore documentale. Nello specifico, l’integrazione con il sistema ERP di AgustaWestland, che ha richiesto il maggior sforzo implementativo, ha rappresentato senza dubbio il vero valore aggiunto della soluzione, fornendo i requisiti base di sicurezza e affidabilità nella gestione dei dati così come richiesto dal cliente.
“Dopo un’analisi di mercato, abbiamo scelto la soluzione di gestione documentale Xerox in quanto perfettamente conforme con le nostre strategie aziendali di logistica integrata”, ha dichiarato Luca Maragnani, Head of Material Service Delivery di AgustaWestland. “Xerox si è dimostrato fin da subito un partner di fiducia nell’ambito dei servizi documentali, consentendoci in poco tempo di razionalizzare ed ottimizzare il nostro sistema di gestione documentale. La difficoltà principale, rappresentata dalla necessità di dover gestire la documentazione su più siti logistici sul territorio nazionale, è stata brillantemente superata grazie alla decentralizzazione del processo di scansione e digitalizzazione dei documenti, effettuato direttamente sui multifunzione Xerox installati in ogni nostro sito”.
Rinnovando la fiducia nei confronti di Xerox, AgustaWestland ha espresso la volontà di completare rapidamente il processo di replicabilità previsto dal progetto iniziale, implementando il nuovo processo documentale presso gli altri stabilimenti sul territorio: la progressiva diffusione della soluzione permette infatti di ottenere nel tempo benefici economici significativi, ben superiori rispetto ai costi ricorrenti connessi di volta in volta all’implementazione della soluzione.
Infatti, grazie alla sua modularità, il modello operativo introdotto dalla soluzione Xerox consentirà facilmente di estendere ad altri settori aziendali e ad altre tipologie documentali i benefici ottenuti nell’area del Customer Support.
“Ancora una volta Xerox conferma di essere in grado di supportare i propri clienti migliorandone l’efficacia dei documenti e dei processi documentali, consolidando la propria leadership in questo settore. Nel caso di AgustaWestland, l’implementazione della piattaforma ha consentito all’azienda di incrementare la propria efficienza operativa, ad esempio riducendo dell’80% il lead time legato al caricamento dei documenti a sistema e quindi all’accesso e alla condivisione delle informazioni tra le varie aree aziendali”, ha commentato Gualtiero Bravo, LEO (Large Enterprise Operations) Xerox Italia. “L’integrazione della soluzione di gestione documentale Xerox Docushare e della piattaforma Xerox EIP con il sistema ERP del cliente hanno inoltre consentito ad AgustaWestland di incrementare la qualità dei dati e il livello di sicurezza dei documenti, oltre all’opportunità di potersi concentrare sui veri obiettivi del proprio business”.
