L’INPS, Istituto Nazionale della Previdenza Sociale, è tra i più grandi e complessi enti previdenziali d’Europa, gestisce gran parte della previdenza italiana e ha un bilancio secondo solo a quello dello Stato. Sono assicurati all’INPS la maggior parte dei lavoratori dipendenti del settore pubblico e privato e dei lavoratori autonomi. La partnership con Microsoft nasce dall’esigenza di avere un sistema di posta elettronica istituzionale, omogenea e integrata, e per questo si è scelto di migrare a Microsoft Exchange e Outlook 2010. Le esigenze di partenza erano relative a due fronti: dal punto di vista del business era necessario rendere più efficiente ed efficace la gestione dei costi e dei contratti/skill e dal punto di vista delle nuove tecnologie era fondamentale raggiungere un’integrazione dei sistemi conforme e condivisa. La migrazione è partita ad aprile 2012 ed è stata conclusa a settembre 2012 e aver scelto Microsoft e le sue soluzioni ha quindi permesso di gestire in poco tempo un passaggio che ha fornito integrazione a basso costo, maggiore usabilità lato utente, adesione alle condizioni standard previste dai contratti quadro per la pubblica amministrazione, ma non solo. Già a breve tempo dal completamento del progetto, INPS stima un primo risparmio nella riduzione del costo di gestione per singola mailbox del 16% circa.
«Fattori quali la consumerizzazione e il cloud – spiega Guido Ceccarelli, dirigente area portali e gestione documentale di INPS – rappresentano, oggi, nel mondo IT dei veri e propri trend che hanno radicalmente mutato il modo di fare innovazione. Nel nostro caso specifico era necessario procedere alla migrazione di oltre 35mila mailbox nate su Lotus Domino/Notes a Microsoft Exchange e Outlook 2010 e questi fattori sono stati una chiave del raggiungimento dei nostri obiettivi».
«Grazie a questi elementi e a un’attenta pianificazione di progetto, la migrazione si è completata senza particolari problemi e non ha richiesto una formazione specifica del personale, questo perché molti dei dipendenti INPS erano già abituati a utilizzare gli strumenti che abbiamo proposto nel loro computer personale o sul loro dispositivo mobile. Questo approccio, supportato dal ricorso alla piattaforma social all’interno dell’azienda per facilitare il processo di migrazione e lo scambio di informazioni, ha permesso di gestire questo passaggio in modo semplice, veloce e con un grande consenso da parte degli utenti, superando così anche la fisiologica resistenza al cambiamento tipica dei casi in cui si modificano elementi da tempo consolidati nel processo di lavoro».
