In un mondo in cui la l’accesso remoto e la consultazione della posta elettronica 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, sono fondamentali, il concetto di vacanza estiva è cambiato. Per la stragrande maggioranza degli amministratori di rete prendersi un po’ di tempo libero spesso rappresenta una sfida, specialmente per chi lavora in piccole aziende
Spesso si ha la responsabilità esclusiva di numerosi elementi dell’infrastruttura IT. Come può quindi un responsabile IT allontanarsi dall’ufficio ed assicurarsi che l’azienda continui ad essere operativa fino al suo ritorno? Frederik Pakai, Head of IT di TeamViewer, identifica 5 passi fondamentali da intraprendere prima di salire sull’aereo, come ad esempio assicurarsi di poter accedere da remoto e da qualsiasi luogo ai principali sistemi di rete.
1. Parola d’ordine: accesso remoto
Sei in spiaggia e il tuo capo ti telefona sul cellulare perché il server di posta elettronica non funziona. Come puoi risolvere immediatamente il problema e far si che l’azienda ritorni ad essere operativa senza compromettere le tue vacanze? Uno dei vantaggi più interessanti forniti dalla tecnologia di ultima generazione è la possibilità di accedere da remoto e configurare i sistemi informatici da qualsiasi luogo, utilizzando un dispositivo mobile come ad esempio uno smartphone o un tablet, il tutto mentre sei lontano centinai di chilometri dal tuo ufficio. L’utilizzo di una soluzione per il controllo remoto come quella TeamViewer, lasciando il computer acceso e connesso all’applicazione, permetterà di accedere in qualunque momento ai sistemi informatici e ai dati aziendali più critici presenti sulla rete. Ciò permette di reagire prontamente in caso di emergenza e di avere accesso completo ai server dell’ufficio tramite smartphone o tablet – senza dover cercare un bar sulla spiaggia con una connessione Wi-Fi affidabile.
2. Delega le responsabilità
E’ bene identificare un sostituto che possa essere un punto di riferimento in assenza dell’amministratore di rete. In caso di emergenza, il sostituto deve avere accesso a tutte le informazioni e alle password necessarie; deve avere le chiavi di qualsiasi area protetta dell’edificio nel caso vi debba accedere; e deve avere l’autorizzazione per contattare qualsiasi fornitore di servizi o supporto.
Questa persona deve anche essere a conoscenza di quelle che sono le consuete misure di manutenzione, come ad esempio le procedure per il backup e lo storage, per evitare che si verifichino problemi. Dovrà inoltre conoscere nel dettaglio quelle che sono le sue responsabilità, come ad esempio sostituire i computer portatili guasti e effettuare la registrazione di nuovi dispositivi. Il sostituto deve anche essere a conoscenza dell’eventuale piano di disaster recovery aziendale, nel caso accada il peggio.
3. Fai tutto quello che occorre per evitare potenziali problemi
Occupati in anticipo di ciò che sai che potrebbe rappresentare un problema: ad esempio, prima di partire, cambia il disco su cui effettuare il backup e controlla le licenze in scadenza per non compromettere la sicurezza. Se possibile, prepara un documento con le procedure da intraprendere per ognuna di queste situazioni, in particolare per quelle più frequenti, in modo da fornire al tuo sostituto più informazioni possibili e creare una sorta di FAQ (Frequently Asked Questions) affinché possa risolvere i problemi nel modo più autonomo possibile.
4. Prepara tutto in anticipo
Ovviamente, non c’è piano migliore che preparare tutto prima di partire per le vacanze. Impostare il programma di backup dei server, dei database e delle password – e far si che il sostituto abbia accesso a tali informazioni. Assicurati che l’alimentazione del data centre sia impostata in modalità failover in modo da garantire continuità del servizio; e verifica con i principali fornitori di rete, software e hardware che, nelle due settimane di vacanza, non siano previsti interventi che potrebbero causare problemi, come ad esempio gli aggiornamenti.
5. Chiarisci le aspettative
Per evitare disastri inaspettati o lamentele dagli utenti, è bene informare tutti i dipendenti dell’aziende che state per andare in vacanza; informare il senior management che il supporto potrebbe essere meno tempestivo; che le email verranno controllate in determinati orari della giornata; accertarsi che sappiano chi contattare in caso di emergenza.
I problemi quotidiani possono essere gestiti o rimandati ad esempio lasciando un messaggio nella propria voice mail, e impostando un messaggio automatico di ‘out of office’ nella posta elettronica indicando il nome del proprio sostituto da contattare in caso di urgenza.
