Palaexpo, L’Azienda Speciale del Comune di Roma, a 5 anni dalla prima implementazione di soluzioni Cisco di comunicazione e collaborazione, fornisce i risultati e condivide i vantaggi ottenuti dal progetto, senza alcun dubbio tutti sotto un segno positivo.
Palaexpo, uno dei più importanti enti organizzatori di Arte e Cultura in Italia che gestisce alcune importanti realtà della capitale – Scuderie del Quirinale, Palazzo delle Esposizioni, Casa del Cinema e Casa del Jazz – nel 2005 si era dotata di una soluzione di comunicazione integrata (voce, dati e video su rete IP) Cisco.
Interconnettere differenti sede distanti tra loro in un’unica infrastruttura di rete, con il conseguente abbattimento dei costi di gestione e di telefonate, era stato l’obiettivo che aveva spinto l’Azienda romana a richiedere l’intervento di Ecobyte, azienda Partner Cisco specializzata in soluzioni di comunicazione evolute, che ha progettato la nuova architettura, basandola su soluzioni e dispositivi Cisco, quali Call Manager (il centralino software) e i telefoni IP Phone. Con risultati più che degni di nota.
“È stata una scelta che ha consentito a Palaexpo innanzitutto un enorme risparmio economico”, ha esordito Davide Dino Novara, Responsabile Information and Communications Technology di Palaexpo. “Abbiamo ridotto bollette di circa il 50% a bimestre per ogni linea ”. Le chiamate urbane tra le sedi sono infatti interne, a costo zero, perché sfruttano la rete dati: uffici distanti tra loro che sono connessi e possono comunicare come se si trattasse di un unico edificio. “Eliminando i costi associati a queste chiamate interne tra i dipendenti, il costo delle bollette è crollato in modo drastico”.
Il Call Manager ha consentito anche l’adozione di una politica di gestione degli utenti a seconda del ruolo, con un ulteriore risparmio di conseguenza. “Ad ogni utente è stato affidato un profilo specifico in funzione dell’attività lavorativa svolta e dell’ufficio rappresentato. Sono state così impedite telefonate non necessarie. Agli uffici che non avevano la necessità di parlare con l’estero, per esempio, è stata impedita la numerazione con doppio zero”. Per non parlare dei vantaggi di gestione e manutenzione. “Siamo rimasti molto sorpresi dall’affidabilità dell’intero sistema. Nell’arco di 3 anni e mezzo in cui è stato in produzione non si sono verificati guasti di nessun genere”.
Seguendo questo trend e ancora con la consulenza di Ecobyte, Palaexpo ha fatto un ulteriore passo in avanti, adeguando la propria infrastruttura alle nuove sfide del mercato, ampliandola e potenziandola per il supporto di evoluti dispositivi di collaborazione, estendendo le potenzialità della propria rete con una pervasiva componente wireless e adattando le proprie piattaforme di sicurezza alle sempre più elaborate minacce provenienti dal web e dalle e-mail.
Come primo passo, i nuovi assetti aziendali hanno reso necessario l’aggiornamento di Cisco Call Manager all’ultima versione disponibile, la 7, con l’obiettivo di aumentare la portata della piattaforma di comunicazione unificata e dotare i dipendenti di strumenti di collaborazione. “Eravamo a conoscenza di molte funzionalità che Cisco, negli ultimi anni aveva reso disponibili e di cui avevamo necessità. Mi riferisco, per esempio, alla possibilità di monitorare lo stato degli altri interni e alle conference call multiple su più reparti. Visto quanto ottenuto con la versione precedente, abbiamo pensato di continuare sulla stessa strada”.
Non solo: l’ampliamento della rete con la componente wireless richiedeva dispositivi a supporto adeguate. “Nel corso del 2009 abbiamo coperto due delle nostre strutture – Palazzo delle Esposizioni e Scuderie del Quirinale – con una rete wireless basata su soluzioni Cisco, con l’obiettivo di consentire agli utenti dotati di laptop la totale mobilità all’interno delle nostre sedi”.
Ma con una architettura di rete wireless così evoluta, che garantisce connettività anche nelle aree commerciali (shop e caffetteria), Palaexpo non ha perso l’occasione di puntare a funzionalità ancora più vantaggiose. La complementarietà tra comunicazione unificata e rete senza fili permette ora l’uso di telefoni cellulari Dual Band Nokia, forniti a quadri e dirigenti, con un aumento della produttività e della disponibilità dei dipendenti e ulteriore taglio dei costi di telefonia. I cellulari infatti consentono la portabilità dell’interno telefonico nelle aree coperte della rete aziendale, funzionando quindi come i tradizionali apparecchi cordless interni alla rete, mentre mantengono le loro caratteristiche tradizionali al di fuori.
E la rete wi-fi è stata pensata anche come servizio aggiuntivo per utenti e clienti. “Abbiamo previsto anche due reti wireless per accessi guest”, sottolinea Novara. “La prima consente accesso e navigazione giornaliera, previa fornitura di codice via sms al cellulare dell’utente. Grazie alle sue caratteristiche di stabilità, questa rete è sempre più utilizzata come servizio occasionale da privati e aziende che necessitano di connettività Internet”.
Una seconda tipologia di accesso viene fornita al personale delle realtà che scelgono le strutture di Palaexpo per mostre e iniziative temporanee. Anche i dati relativi all’uso della rete wireless parlano chiaro. “Su 160 dipendenti/collaboratori in Palaexpo, circa il 40% sfrutta i vantaggi delle connettività mobile. Durante le iniziative che ospitiamo, abbiamo una media di 60 utenti accreditati, mentre, per l’accesso limitato alle 24 ore, abbiamo già 3.000 utenti registrati con un incremento medio di 300 utenti ogni mese”.
Palaexpo ha anche affrontato, e risolto, il problema sicurezza. Anche le soluzioni di security possono infatti restituire tempo alle imprese, permettendo l’utilizzo più produttivo di Internet, bloccando l’ingresso a virus e malware, o limitando l’accesso dei dipendenti ai siti web non attinenti all’attività se non addirittura illegali. Tutto questo grazie all’adozione di soluzioni Cisco Ironport di sicurezza web ed e-mail. “Con la soluzione software che avevamo in dotazione eravamo costretti a rendere indisponibili i nostri servizi ogni volta in cui occorreva installare una nuova patch, questo ci ha orientato all’acquisto di una appliance dedicata che ci permettesse una gestione totalmente integrata sia della sicurezza Web che e-mail”.
Con risultati, a detta di Novara, soprendenti: il 90% delle e-mail ricevute quotidianamente, costituito da spam, viene fermato all’ingresso, con un bassissimo livello di falsi positivi. “La maggior parte delle persone impiegava almeno 20 minuti al giorno per riordinare la casella di posta e distinguere i messaggi di lavoro dallo spam, in uno scenario in cui i sistemi di spam sono in continua evoluzione e non è mai facile capire a colpo d’occhio se si tratti di posta indesiderata o no”. È sufficiente moltiplicare 20 minuti per il numero di dipendenti, per rendersi conto del tempo restituito all’azienda grazie ad un sistema di sicurezza efficace.
Ma il tempo dei dipendenti si può risparmiare anche sfruttando la rete IP per strumenti di collaborazione, soprattutto se i dipendenti lavorano in sedi differenti o spesso in trasferta, o in telelavoro. Grazie alla flessibilità delle soluzioni Cisco in questo ambito, è stato possibile integrare Office Communicator di Microsoft nella infrastruttura di comunicazione.
“Le funzionalità di presence del Call Manager unite all’uso di OCS consentono ai nostri dipendenti di sapere chi è in sede, chi è al telefono e quindi se occorre aspettare che si liberi. A quel punto è possibile contattare la persona desiderata con il dispositivo più comodo”. Dispositivi che stanno cambiando i concetti stessi di workspace. “Abbiamo messo a disposizione anche l’IP Communicator, il software che permette di sfruttare tutti i vantaggi dell’IP Phone dal proprio PC. Chi non può recarsi in sede, da casa o da qualunque punto abbia a disposizione un collegamento a Internet, può connettersi tramite VPN alla rete aziendale, in totale sicurezza, e utilizzare le stesse risorse e applicazioni che utilizzerebbero in ufficio”.
Novara conclude con qualche anticipazione per il futuro. La varietà delle soluzioni messe in campo da Ecobyte è talmente ampia da costituire la base per servizi a valore aggiunto e per l’estensione delle funzionalità della rete praticamente senza limiti. Palaexpo, in caso di ampliamento della struttura aziendale, ha a disposizione oggi un ambiente IT in cui l’innovazione al servizio del business può giocare un ruolo decisivo. “Più l’azienda sarà articolata e distribuita sul territorio, più avremo bisogno di migliorare i sistemi di collaborazione e di meeting virtuali, anche nell’ottica di diminuire gli spostamenti – e i costi di trasferta associati – dei nostri manager tra le sedi”.
Una esigenza a cui soluzioni quali Cisco WebEx, per i meeting e la condivisione di materiale on line, e la Telepresence, per esperienze di video-conferenza senza precedenti, possono fornire una risposta concreta. Si tratta di investimenti che potrebbero anche rivelarsi fruttuosi sotto un altro aspetto. “Spesso ci vengono richiesti il cinema e l’auditorium da altre aziende come location per meeting e conferenze. Dotare questi spazi di servizi evoluti di video-conferenza potrebbe essere un plus da inserire nella nostra offerta.
L’assistenza ricevuta nel corso del tempo ci ha confermato il valore di Ecobyte, che ci ha ottimamente affiancato con persone altamente specializzate, competenti e molto propositive. Abbiamo pensato quindi di proseguire questa esperienza ancora con loro, trattandosi del nostro riferimento per tutto ciò che è Cisco. Al di là dell’offerta commerciale, conoscendo a fondo la nostra struttura, ci hanno sempre proposto l’innovazione non fine a se stessa, ma funzionale al nostro business. Difficilmente si trova qualcuno così al fianco dell’utente”.
