Top Consult annuncia la disponibilità di software e nuovi servizi per la gestione e conservazione della corrispondenza e della PEC: sono il pacchetto applicativo “NED for Corrispondenza” ed il servizio semplificato di outsourcing “PEC Lex”, che consentono di ricreare in azienda l’ufficio posta in modo virtuale
Una volta, in ogni organizzazione, l’ufficio posta aziendale smistava la corrispondenza in arrivo alle persone e ai reparti interessati o la spediva in uscita; negli ultimi anni però ha perso il controllo della corrispondenza a causa soprattutto della posta elettronica, che ha creato la dispersione delle informazioni, anche critiche, presso i vari utenti finali.
“Vogliamo far rinascere in azienda l’ufficio posta, ma in modo “virtuale” – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult – cioè come un insieme di regole organizzative e di software che consente di non perdere il controllo delle informazioni e dei documenti ricevuti e spediti ma al contrario di farli diventare patrimonio dell’intera azienda e linfa vitale dei processi. Le nostre soluzioni specifiche ricreano in azienda l’ufficio posta “virtuale” e riportano sotto controllo le e-mail, le PEC e i documenti scambiati, creando così grandi opportunità indotte di efficienza dell’organizzazione e dei processi ed ottemperando nello stesso tempo agli obblighi di legge civilistici e fiscali”.
La corrispondenza infatti è soggetta a tutta una serie di obblighi e vincoli. Secondo gli art. 2220 e 2214 del Codice Civile e l’art. 22 del DPR 600/1973 sull’accertamento dei redditi, la corrispondenza ufficiale inviata o ricevuta dall’impresa deve essere conservata per almeno 10 anni, al pari dei documenti contabili. Il 30 giugno 2012 scade la proroga per il deposito dell’indirizzo PEC ufficiale da parte delle imprese. L’INPS trasmette già via PEC alle aziende e agli enti gli attestati di malattia dei dipendenti, ormai solo informatici.
Dal 1 luglio 2013 scatta inoltre l’obbligo per imprese e PA di comunicare esclusivamente in modo informatico: è vietata la carta per istanze, dichiarazioni, documenti scambiati; la PEC è lo strumento da usare qualora non esistano specifiche procedure informatiche messe a disposizione dalla PA; i documenti scambiati dovranno essere solo informatici e, se richiesto dal procedimento, anche firmati digitalmente. E questo innesca l’obbligo della conservazione a norma della corrispondenza e delle comunicazioni informatiche.
E’ quindi il momento per le imprese di affrontare le tematiche della gestione e conservazione della corrispondenza e delle comunicazioni azienda-PA, utilizzando gli strumenti già disponibili per ricreare in modo virtuale l’ufficio posta aziendale. L’ufficio posta virtuale può essere realizzato con il pacchetto applicativo “NED for Corrispondenza”, sviluppato con il collaudato software Top Media NED di Top Consult. Semplice ed economico, pronto all’uso e personalizzabile, il pacchetto archivia, protocolla, ricerca e conserva a norma la corrispondenza aziendale in ingresso e in uscita, in tutti i formati: posta cartacea, fax, e-mail e PEC. Gestisce i messaggi, gli allegati, gli avvisi di ricevimento e spedizione, l’anagrafica dei mittenti e dei destinatari ed il titolario per la classificazione della corrispondenza.
L’archiviazione della corrispondenza può avvenire in forma semplice e interattiva da parte dell’utente finale, utilizzando direttamente i normali client di posta elettronica tramite gli specifici connettori di Top Media già realizzati (Connect per Outlook e per Lotus Notes); può anche essere attivata la protocollazione dei documenti archiviati assegnando a ciascuno un identificativo univoco. Nel caso di e-mail, fax e PEC, l’archiviazione dei messaggi è facilitata dalla compilazione automatica dei dati che li caratterizzano, come mittente, destinatario, oggetto e data, che vengono prelevati automaticamente dai client di posta elettronica. La ricerca dei documenti archiviati viene poi effettuata mediante l’interfaccia utente del software documentale che consente la navigazione fra documenti correlati.
“NED for Corrispondenza” consente anche l’archiviazione e protocollazione automatica e non presidiata di e-mail o PEC che arrivano ad una o più caselle aziendali dedicate, come ad esempio le fatture fornitori o gli attestati INPS di malattia, i cui dati possono essere messi a disposizione delle applicazioni gestionali specifiche. E’ possibile inoltre la spedizione in modo massivo ed automatico, anche via PEC, dei documenti presenti nell’archivio elettronico, come le fatture attive, i solleciti di pagamento ai clienti, gli ordini ai fornitori, realizzando fra l’altro risparmi rilevanti nei costi di postalizzazione.
Molto importante e delicata è anche, come si è visto, la conservazione a norma della corrispondenza informatica ed in particolare della PEC, che – in quanto documento informatico firmato digitalmente – va obbligatoriamente conservato in forma digitale. Le aziende possono realizzare in house la conservazione a norma con “NED for Corrispondenza” o possono delegarne la realizzazione in outsourcing a Top Consult, pioniere della materia, che si assume inoltre la responsabilità del mantenimento a norma per tutto il periodo obbligatorio. Alle aziende che non vogliono ancora affrontare le tematiche della gestione della corrispondenza, ma vogliano comunque ottemperare all’obbligo di conservazione delle e-mail e delle PEC, Top Consult offre il nuovo servizio semplificato di outsourcing PEC Lex.
PEC Lex prevede che il cliente, possessore di una o più caselle di posta elettronica e/o di PEC gestisca in autonomia e con strumenti propri (o via Web) le caselle di posta e che archivi i messaggi attraverso l’utilizzo dell’applicazione client “PEC Archiver”, che si interfaccia da un lato con il server PEC da cui scarica le cartelle e i messaggi di posta e dall’altro con l’archivio elettronico Top Consult, in cui vengono archiviati i messaggi di posta opportunamente selezionati. I messaggi archiviati sono messi in conservazione sostitutiva a norma da Top Consult, che come fornitore del servizio in outsourcing dovrà essere opportunamente delegato come Responsabile della Conservazione.
