A cura di Holger Felgner, General Manager di TeamViewer
Da un punto di vista aziendale, le attuali soluzioni di web conferencing e collaborazione presentano numerosi limiti. I dipendenti vogliono essere liberi di poter scegliere i dispositivi e le piattaforme operative con cui connettersi ai propri colleghi e condividere le informazioni. Secondo Holger Felgner, General Manager di TeamViewer, le soluzioni di prossima generazione saranno più potenti e favoriranno il lavoro in remoto, cambiando i criteri di reclutamento del personale.
Senza dubbi, i dipendenti sono sempre più mobile e geograficamente dislocati, e ciò riduce il tempo che è possibile dedicare alle riunioni di persona. Le policy che riguardano il lavoro flessibile, il cui scopo è di ridurre i costi interni e di soddisfare le esigenze di quanti desiderano trovare il giusto equilibrio tra il tempo passato a lavoro e la vita personale, rappresentano un’ulteriore sfida. Per essere produttivi, è necessario essere sempre connessi con l’ufficio e poter comunicare e collaborare come se ci si trovasse nella stessa stanza.
Non a caso, Gartner prevede che, solo quest’anno, la telepresenza (ovvero i meeting online) “libererà” 2,1 milioni di posti a sedere sugli aerei, e che entro il 2015, 20.000 dipendenti in tutto il mondo effettueranno videoconferenze dalla propria scrivania.
Un numero sempre maggiore di dipendenti e collaboratori preferisce utilizzare le proprie tecnologie e i propri dispositivi per lavorare – attitudine confermata dal trend ‘bring your own device” – e per le aziende è sempre più difficile gestire le modalità con cui il proprio staff si connette e condivide le informazioni. Per fornire un’esperienza ottimale ed essere pienamente utilizzabili, i software e i servizi devono essere sempre accessibili da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo.
I principali limiti
Gli strumenti ad oggi disponibili per effettuare una conferenza non sempre ci forniscono un’esperienza ottimale; spesso i contenuti che si desidera condividere con i colleghi mentre si è connessi in remoto, non sono accessibili nel corso di un meeting online audio o audio-visivo – in particolare se uno o più partecipanti sono collegati con dispositivi mobile. Più gli utenti passano da un PC o un computer portatile a dispositivi Apple iOS e Android, come ad esempio i tablet e gli smartphone, maggiore sarà il rischio che cada la connessione.
La connessione video è alla base dei servizi di videoconferenza online che però sono più orientati alla comunicazione che alla collaborazione. Per un utilizzo aziendale estensivo, i servizi di conferenza devono permettere una condivisione sicura dei file e offrire uno spazio di lavoro condiviso, consentendo in questo modo agli organizzatori del meeting di offrire la stessa esperienza delle riunioni dal vivo.
E’ fondamentale permettere ai membri del team di collegarsi da qualsiasi luogo al proprio PC o computer portatile personale, in modo che abbiano a disposizione i loro file e strumenti e che la partecipazione alla sessione di conferenza sia ottimale. Ad esempio, se ci si collega da un treno ma le risorse necessarie risiedono su un dispositivo in ufficio, grazie all’attivazione del proprio ID per l’accesso remoto sarà possibile accedere a tale dispositivo e utilizzare i contenuti desiderati.
Non solo business
I sistemi di webconferencing di nuova generazione sono vere e proprie piattaforme che permettono agli utenti di scegliere il dispositivo di accesso e il sistema operativo. La combinazione delle funzionalità tradizionali di conferenza con l’accesso remoto, la condivisone dei file e il controllo condiviso dello schermo all’interno di un’unica soluzione flessibile e accessibile da qualunque dispositivo, offre potenzialità infinite.
Ad esempio, nell’ambito sanitario, in casi particolarmente delicati i pazienti possono consultare remotamente un esperto, il quale potrà condividere i dati del paziente, le radiografie o immagini/video che mostrano in maniera dettagliata le condizioni del paziente, e discutere la diagnosi e le possibili cure. E’ inoltre possibile effettuare la riabilitazione direttamente a casa del paziente, permettendo allo staff ospedaliero di mostrare in remoto al paziente dimesso gli esercizi per il recupero, e controllare che siano effettuati correttamente.
Nell’abito dell’istruzione, si aprono nuove opportunità per l’apprendimento a distanza e l’istruzione scolastica extra-curricolare, abilitando qualsiasi scenario di interazione.
I reparti marketing/design/pubblicità, possono utilizzare la collaborazione avanzata per sessioni di brainstorming più produttive, permettendo ai colleghi di “raggiugersi” virtualmente tramite lo schermo del proprio computer e mostrando visivamente il significato di una determinata modifica in un progetto.
Libertà in totale sicurezza
Questi tipi di strumenti, che garantiscono totale sicurezza tramite la cifratura e altre tecnologie sofisticate anti-intercettazione, possono realmente trasformare il modo in cui collaboriamo – non solo permettendo al personale di lavorare da casa o di essere produttivi anche quando sono in viaggio, ma anche consentendo alle aziende di pensare più in generale a come impiegare e coinvolgere i propri collaboratori in futuro.
I vendor che offrono strumenti per la conferenza web e video hanno sempre sostenuto la fattibilità di questi scenari, ma solo oggi esiste realmente il livello di sofisticazione necessario per rendere tutto ciò possibile. Per far sì che la tecnologia progredisca, i vendor devono riflettere su quelle che sono le modalità in cui lavorano le persone e quali sono i limiti che ostacolano il loro lavoro. Lavorare senza limiti presuppone l’utilizzo di soluzioni che garantiscano maggiore libertà rispetto a quanto fatto sino ad oggi, e per fortuna, è proprio ciò che sta accadendo, grazie alla disponibilità di soluzioni sempre più potenti e agli utenti che danno voce alle loro esigenze.
