Un numero sempre maggiore di aziende riconosce l’importanza dell’ottimizzazione dell’infrastruttura di stampa mediante il consolidamento dei dispositivi, il monitoraggio proattivo e una gestione puntuale e quotidiana.
Molte organizzazioni introducono questa tipologia di gestione solo per stampe provenienti da Office, ma esistono opportunità interessanti e ancora pressoché sconosciute se si adotta un approccio più ampio, considerando le necessità di produrre output provenienti da tutte le applicazioni business critical, per vantaggi ancora maggiori in termini di costi e per migliorare l’efficienza aziendale.
Secondo un recente survey commissionato da Levi, Ray & Shoup (LRS) alla società di ricerche indipendente inglese Quocirca, l’ambiente di stampa rappresenta un enorme costo per molte imprese, e sempre più realtà aziendali puntano all’utilizzo di servizi di stampa gestiti (Managed Print Services, o MPS) per ridurre la complessità, per abbassare i costi – sia a livello finanziario, sia ambientale – e per mitigare i rischi relativi alla sicurezza provenienti da ambienti di stampa non gestiti.
“Il consolidamento delle stampe Office – ha sottolineato Samantha Turrin, Country Manager di LRS per l’Italia, Spagna e Portogallo – può portare a significativi risparmi e incrementi di produttività. Molte organizzazioni intravedono ora la possibilità, adottando un approccio più ampio e considerando le necessità di produrre output provenienti da tutte le applicazioni business critical, di ottenere vantaggi ancora maggiori in termini di costi e la possibilità di migliorare l’efficienza aziendale”.
Quocirca definisce i Managed Print Services (MPS) come servizi erogati da un fornitore esterno che ha capacità di valutare, ottimizzare e gestire l’ambiente di stampa. I Managed Print Services sono caratterizzati dalla seguenti fasi:
Fase 1 – Valutare: in questa fase avviene una valutazione del contesto attuale delle attività di gestione degli output, che può includere valutazioni sul TCO (Total Cost of Ownership), sulla sicurezza e sul rischio, sull’impatto ambientale e sui processi di workflow dei documenti. Questo porta a un blueprint per la realizzazione di una infrastruttura di produzione razionalizzata sulla base di integrazione delle periferiche, software e servizi.
Fase 2 – Ottimizzare: si tratta dell’implementazione, ottimizzata tramite soluzioni software e servizi, di supporto adeguati.
Fase 3 – Trasformare: questa ultima fase include l’ottimizzazione dei flussi di lavoro atti a sostenere il processo di trasformazione del business.
Queste tre fasi vengono sostenute da un programma di controllo e di gestione per il miglioramento continuo che passa attraverso l’analisi dei progressi definiti a livello di servizio e i relativi indicatori (KPI).
Va tenuto conto – ha continuato Samantha Turrin – che molte aziende operano oggi in ambienti di output complessi ed eterogenei, rendendo la distribuzione, la gestione e la delivery dell’informazione piuttosto complessa. Come ci ha mostrato il survey che abbiamo commissionato a Quocirca, l’ambiente di business globale di oggi si basa sulla delivery veloce, affidabile e sicura delle informazioni attraverso una varietà di destinazioni, tra cui stampanti, email, web e anche dispositivi mobili.
Queste informazioni vengono generate da diverse applicazioni su diverse piattaforme, rendendo spesso difficile alle imprese indirizzare, gestire e assicurare la consegna di documenti stampati o elettronici alle varie destinazioni. Questa mancanza di controllo può comportare elevati costi di esercizio, un inadeguato livello di Customer Service e scarsa visibilità dei costi di produzione”.
LRS si pone come azienda leader nell’affiancare progetti di servizi di stampa gestiti e va incontro alle molte organizzazioni – descritte dal report – che hanno poca o nessuna visibilità dei loro costi di stampa per via della frammentazione delle stesse, o per mancanza di strumenti di gestione di output centralizzati.
Sappiamo che i progetti di Managed Print Services consentono alle aziende di ottenere una migliore visibilità dei costi di stampa per l’ufficio e, attraverso una gestione centralizzata, forniscono un supporto proattivo dal miglioramento continuo. Grazie a questo approccio le aziende possono ridurre e migliorare la produttività e la business continuity.
Sebbene i progetti MPS rappresentino un modo efficace di gestire i costi di stampa Office, essi non affrontano di contro la gestione della produzione aziendale di tipo mission-critical: molte imprese dipendono per quest’ultime da sistemi legacy e da applicazioni aziendali quali ERP e CRM. Troppo spesso – emerge dal report di Quocirca – la consegna di documenti quali polizze assicurative, estratti conto, fatture, documenti di spedizione, o etichette con codice a barre viene gestita in silos senza alcun controllo centralizzato.
“Attraverso un’EOM di tipo centralizzato – ha sottolineato Samantha Turrin – le aziende possono beneficiare di un unico punto di controllo per tutti gli output, garantendosi la gestione efficiente delle risorse e un unico sistema di accounting. Questo approccio di Enterprise Output Management garantisce sia la delivery di informazioni business-critical che la correttezza dei documenti forniti nei formati richiesti dall’utente finale (siano essi cartacei o elettronici). Grazie a una soluzione software indipendente da piattaforme, applicazioni, hardware e dispositivi, l’EOM consente la distribuzione controllata verso differenti canali di comunicazione, con funzionalità di error-recovery e di bilanciamento del carico di lavoro”.
La riduzione dei costi e l’efficienza aziendale non si fermano con gli MPS per le stampe dal mondo Office. Estendendo gli stessi, le aziende possono diminuire le spese (es. consumo carta), il costo dell’energia e migliorare la sicurezza dei documenti. Il ridotto consumo di energia e di carta si ottiene attraverso un migliore utilizzo dei dispositivi esistenti e individuando stampe cartacee che potrebbero essere evitate. I costi IT vengono ridotti mediante un’amministrazione semplificata e centralizzata, mentre le funzioni di sicurezza dell’EOM garantiscono un appropriato accesso e un controllo continuo delle attività di output a livello enterprise.
“Sulla base della disamina attuata dal report commissionato a Quocirca – ha concluso Samantha Turrin – noi di LRS aggiungiamo che una strategia olistica di Enterprise Output Management è in grado di fornire un’unica soluzione di gestione per ambienti multivendor, che consente a un’organizzazione di controllare e gestire centralmente tutti gli output, a prescindere dal loro formato o dalla loro destinazione, apportando un risparmio sui costi e migliorando, di fatto, l’efficienza dei processi aziendali.
Un approccio EOM scalabile e centralizzato può portare a importanti vantaggi quali la gestione semplificata su più piattaforme, dispositivi, applicazioni e siti; può inoltre guidare a equilibri dei carichi tra le varie periferiche e siti, e ridurre le spese correlate alla stampa grazie alla transizione di alcune comunicazioni attraverso l’utilizzo di canali elettronici.
E tra i vantaggi sottolineiamo anche il miglioramento della velocità nella consegna del documento, il potenziamento della sicurezza di tutti i documenti aziendali, la riduzione delle chiamate di supporto IT (grazie alle funzionalità di gestione centralizzata che consentono all’utente finale il controllo della stampa e della produzione elettronica), la riduzione dei costi dei server di stampa e, infine, il perfezionamento della gestione attraverso una visione unica e globale”.
