A cura di Adrian Joseph, Managing Director Google Enterprise EMEA.
Per tutti noi, collaborare online è diventato la norma. Organizzare un evento su Facebook, condividere opinioni e notizie via Twitter, dare il proprio contributo in crowdsourcing sono tutti esempi di come il cloud computing, cioè la possibilità di usufruire di servizi e software che risiedono e operano nel web, permette a gruppi di persone di sviluppare idee creative, influenzare gli altri e raggiungere un obiettivo comune.
Per molti però l’idea di interagire e collaborare nello stesso modo anche in ambito lavorativo rimane un concetto alieno. Nonostante gli strumenti di collaborazione basati sul cloud, come webmail e instant messaging, siano disponibili anche per il mondo business ormai da anni, non sono ancora diventati parte integrante del nostro modo di collaborare con i colleghi.
Ma la situazione è destinata a cambiare, spinta dalla nuova generazione di nativi digitali, che vogliono trovare al lavoro le stesse applicazioni che usano per interagire e comunicare nella vita privata.
Le aziende si stanno rendendo conto che si devono adattare a questa nuova modalità di lavorare e cominciano a capire che i vantaggi del cloud computing vanno ben oltre il risparmio sui cost
i. Archiviare le informazioni online e potervi accedere da qualsiasi postazione provvista di connessione a internet, con la possibilità di collaborare con i colleghi su documenti e attraverso strumenti di comunicazione in real-time rivoluzionerà la cultura aziendale, favorendo l’innovazione e la creatività e aumentando produttività ed efficienza.
Non sorprende infatti che il 70% delle imprese si stia dando da fare per adottare strumenti di collaborazione nei prossimi 12 mesi (lo afferma il recente rapporto di Forrester Research “Demand Insights: Collaboration Market Healthy Despite Slumping Economy”).
In che modo la tecnologia collaborativa sta dunque cambiando le modalità con cui le aziende lavorano oggi? In Google sono anni che studiamo i modi in cui la tecnologia possa favorire la collaborazione sia in ambito consumer sia in ambito aziendale e come questi due mondi possano imparare l’uno dall’altro.
Le aziende nostre clienti stanno usano già da tempo i nostri servizi basati sul cloud risparmiando sui costi, aumentando la condivisione delle informazioni, accrescendo l’innovazione, migliorando l’efficienza e la produttività, ottimizzando il lavoro in team: tutti vantaggi che hanno potuto sperimentare solo da quando hanno abbandonato il modello desktop-based.
La collaborazione favorisce l’innovazione
Tra tutti i potenziali vantaggi del cloud computing, quello forse di maggior interesse per le aziende è la possibilità di favorire l’innovazione. Un esempio è Cully and Sully, produttore irlandese di zuppe e dolciumi, che usa Google Docs a supporto della creazione di nuove ricette.
Ognuno all’interno dei vari team di prodotto può aggiungere in tempo reale le proprie idee in un unico documento condiviso online, permettendo un costante scambio di creatività.
In questo modo il team riesce a creare ricette molto più originali di quanto potrebbe fare una sola persona, accelerando così il processo di innovazione dell’azienda. La rapidità del flusso di comunicazione è infatti uno degli elementi cardine della collaborazione in cloud computing.
Un’indagine interna condotta da Telegraph Media Group, l’editore britannico con più di 1400 dipendenti, ha rivelato che sei mesi dopo il passaggio a Google Apps la comunicazione tra colleghi è aumentata di sei volte: le persone impiegano il 42% in più del loro tempo collaborando tra loro e il 29% in più condividendo informazioni. Un quarto del personale di Telegraph Media Group ha dichiarato di poter lavorare in modo molto più creativo grazie all’uso di Google Apps.
L’uso di tecnologie per la comunicazione come l’instant messaging offre invece vantaggi quali la possibilità di vedere se qualcun altro sta lavorando a un documento salvato nel cloud e avviare una discussione via chat, potendo fare domande e dare risposte in tempo reale, senza dover aspettare di riceverle via mail.
Rendendo l’interazione tra il personale più facile e stimolante, l’uso di queste nuove modalità di comunicazione aiuta a consolidare i team e a sviluppare pratiche di collaborazione più efficaci, anche all’interno di organizzazioni caratterizzate da una struttura complessa.
Lavorare senza confini
In un mondo sempre più globalizzato, i vantaggi di lavorare in cloud sono particolarmente evidenti. Con uffici in oltre 50 paesi, Rentokil Initial, uno dei maggiori fornitori globali di servizi alle aziende, sfrutta il servizio di traduzione integrato nella posta elettronica di Google, che permette di tradurre un intero messaggio mail in più di 40 lingue con un semplice click, oltre a usare il servizio di traduzione automatica in tempo reale degli instant message nella lingua del nostro interlocutore. Questa funzionalità elimina le barriere linguistiche tra colleghi di diversi paesi e consente un notevole risparmio di tempo.
Poter accedere ai servizi in cloud tramite internet significa anche offrire maggiore libertà al personale, che può decidere quando e dove svolgere il proprio lavoro, aumentando così la produttività.
Quando Telegraph Media Group ha scelto di passare al cloud computing, il personale ha realizzato di essere 16 volte più produttivo quando si trovava a lavorare fuori ufficio. Per le aziende con gran parte del personale operante quasi sempre all’esterno la differenza è ancora più marcata.
I 15.000 dipendenti di Rentokil Initial che operano in mobilità hanno la possibilità di collaborare in modo più efficiente con i colleghi in sede accedendo a Google Apps da qualsiasi luogo e dispositivo.
In Italia, proprio questa caratteristica è stata la motivazione principale per il passaggio a Google Apps di Nomination, leader mondiale nel settore dei gioielli in acciaio e oro, per consentire ai suoi collaboratori esterni, agenti e rappresentanti commerciali che si spostano frequentemente sul territorio di rimanere sempre in comunicazione con la sede centrale e con i clienti, accedendo alla posta elettronica da qualsiasi luogo e dispositivo.
Un altro interessante esempio di uso di Google Apps per comunicare e condividere da remoto è quello dell’agenzia fotografica Grazia Neri, che usa Gmail per facilitare la comunicazione del suo network di fotografi e agenzie sparse sull’intero pianeta.
Potendo accedere alla posta da qualsiasi parte del mondo e disponendo di una mailbox da ben 25 GB, i fotografi riescono a inviare e archiviare facilmente le fotografie, che occupano molto spazio. L’uso di Google Calendar inoltre ha contribuito ad agevolare la gestione interna, consentendo di organizzare il traffico dei servizi fotografici in ingresso e mantenere visibilità sullo storico.
Un altro esempio di come il cloud computing possa aiutare la collaborazione con chi lavora fuori ufficio ci arriva dal quotidiano britannico The Guardian, che ha inviato oltre 30 giornalisti alle Olimpiadi di Pechino coordinandone le attività dal Regno Unito attraverso Google Apps.
Considerando la sempre maggiore flessibilità nell’organizzazione del lavoro, strumenti come Google Apps che consentono di lavorare indifferentemente sia in sede sia fuori ufficio avendo a disposizione ovunque le stesse risorse possono rappresentare un vero e proprio vantaggio competitivo per le aziende più innovative e lungimiranti.
Digicamere, società consortile delle Camere di Commercio di Milano, Monza e Brianza, Pavia e Varese dedicata all’innovazione infotelematica, ad esempio, oltre ad aver standardizzato la propria posta su Gmail, usa altre funzioni di Apps quali Google Docs per la condivisione e lo scambio di documenti tra team di progetto; Google Talk, per la comunicazione con colleghi che operano in telelavoro; Google Sites per la gestione del Protocollo, che contiene istruzioni e altri strumenti utili condivisi tra tutti gli addetti a queste operazioni. Con Google Apps, Digicamere è riuscita a ridurre del 70% l’impiego delle risorse tecniche.
Anche la compagnia aerea KLM ha scelto di adottare Gmail, completando il passaggio di 11.200 membri dei propri equipaggi al servizio di posta elettronica di Google, per consentire allo suo staff di inviare e ricevere email da qualsiasi luogo nel mondo e attraverso qualsiasi dispositivo connesso a internet (notebook, PC condivisi, Blackberry, cellulari e palmari) e, grazie a Message Translation, di tradurre le email da e verso 42 lingue con un semplice clic.
Un altro vantaggio dato dall’uso delle tecnologie in cloud computing per la collaborazione è che non vengono richiesti tempi lunghi per il passaggio ai nuovi ambienti, grazie alla ridotta complessità.
Un altro dei vantaggi del cloud computing è dato dalla possibilità di coordinare persone che lavorano presso sedi diversi. Ad esempio, anche se sempre più organizzazioni di qualsiasi dimensione hanno team dislocati in più sedi, gli incontri faccia a faccia rimangono il metodo più efficace per collaborare e raggiungere gli obiettivi.
Ma sappiamo tutti quanto possa essere difficile organizzare un meeting per 10 persone, quante telefonate, email, inviti sono necessari per riuscire a trovare una data che vada bene a tutti. Il cloud computing rende semplici anche attività come questa, offrendo calendari condivisi che consentono di visualizzare gli impegni dei colleghi sui loro calendari online e fissare rapidamente un incontro.
Collaborazione in azione
I potenziali vantaggi derivanti dalla collaborazione online sono numerosi e non soltanto per il comparto IT. Ambius, un’azienda olandese che si occupa di architettura d’interni, usa il servizio Google Video di Google Apps per condividere presentazioni interne sul progresso delle sue attività con tutto lo staff usando un portale online, evitando così di mandare pesanti allegati email a tutta l’azienda.
Il team risorse umane di Complinet, fornitore di tecnologie e servizi per la compliance, si affida al cloud per condurre sondaggi interni sul training e altri temi attinenti la gestione del personale, riuscendo così ad avere feedback in modo molto rapido, evitando di dover raccogliere le informazioni manualmente.
Il portale online condiviso basato sul servizio Google Sites viene usato dai membri del consiglio d’amministrazione di Complinet per raggruppare e condividere le informazioni provenienti da varie fonti.
In Italia, il fornitore di servizi IT Visiant usa Google Sites per facilitare la veicolazione delle informazioni dalla sede centrale verso le Business Unit del gruppo, attraverso la creazione di vere e proprie community, che si sono rivelate estremamente efficaci nella condivisione orizzontale delle informazioni all’interno dell’organizzazione. In questo modo tutte le persone del gruppo offrono alla comunità il valore della propria competenza e dell’esperienza maturata sul campo.
Praxis invece usa Google Sites per gestire e condividere con gli interessati tutta la documentazione per la gestione del sistema qualità dell’azienda: procedure, rapporti delle verifiche ispettive, rapporti di soddisfazione del cliente e action plan per le azioni correttive.
Altri esempi eccellenti dell’uso di Google Apps in Italia sono Permasteelisa, che ha effettuato la migrazione completa a Gmail di 3500 account per avere un sistema di posta elettronica poco costoso e che garantisce business continuity e massima sicurezza e Fracarro Radioindustrie, che ha scelto i servizi per la sicurezza informatica della suite Google Apps Premier, riuscendo a diminuire drasticamente i costi di gestione.
Si possono poi citare i casi di E-Dea, azienda fornitrice di tecnologie IT per il settore dei trasporti, che usa Gmail, Google Talk e Google Calendar per unificare in tempo reale le varie sedi aziendali dislocate sul territorio; Veco, leader nella produzione di impianti di condizionamento e sistemi di refrigerazione per imbarcazioni, che si è affidata a Google Apps Premier per l’affidabilità e la facilità d’uso delle applicazioni che hanno sensibilmente agevolato la gestione delle attività quotidiane dell’azienda; infine, APT Servizi, azienda di servizi per le imprese turistiche dell’Emilia-Romagna, che è riuscita a ridurre i costi di gestione e licenza del server grazie ai servizi offerti da Google Apps Premier.
Per concludere, l’uso delle tecnologia per la collaborazione basate sul cloud sta crescendo e le aziende le stanno sfruttando per ricavarne vantaggi non solo in termini economici, ma anche per favorire la creazione di nuove idee, l’aumento dell’efficienza e della produttività e il consolidamento dei team.
Come la tecnologia social ha trasformato il modo in cui comunichiamo e interagiamo nella vita di tutti i giorni, allo stesso modo la collaborazione online rivoluzionerà completamente il modo in cui lavoriamo. Il cloud arriverà a cambiare profondamente il luogo di lavoro nel futuro, rendendolo un ambiente più stimolante e creativo per tutti.
A cura di Adrian Joseph, Managing Director Google Enterprise EMEA.
