Maggiore controllo dei contenuti e sicurezza delle informazioni, anche al di fuori del repository
Open Text, importante fornitore software di enterprise content management (ECM), annuncia la soluzione Rights Management Services (RMS) per la propria suite Open Text ECM, che consente alle aziende di salvaguardare informazioni sensibili e confidenziali da utilizzi non consentiti, anche dopo che tali contenuti hanno lasciato il repository.
Negli ultimi anni si sono verificati casi clamorosi nel settore sia pubblico sia privato relativamente all’uso inappropriato di informazioni, furti di identità o perdita di dati personali. In parte, episodi del genere possono essere attribuiti alla facilità con cui le informazioni vengono oggi distribuite elettronicamente via email, attraverso memorie portatili (flash drive) e altri strumenti.
Sebbene i contenuti vengano archiviati in un repository sicuro, una volta che gli utenti ricevono l’autorizzazione per leggere il documento e salvarlo nella propria cartella in locale, tali contenuti divengono vulnerabili.
Open Text Rights Management Services consente alle aziende di intensificare la strategia di sicurezza, fornendo protezione costante e continua che “accompagna” le informazioni indipendentemente da dove si trovino. La soluzione Rights Management Services offre agli utenti un controllo su chi sta accedendo ai contenuti e in quale modalità, con la garanzia che la versione utilizzata sia quella corretta.
“Considerando quanto oggi sia facile scambiarsi informazioni, così come inoltrare o scaricare da una chiavetta USB i documenti sensibili, allo stesso modo è probabile che questi possano finire nelle mani sbagliate”, ha affermato Lubor Ptacek, Vice President of Product Marketing in Open Text.
“La sola sicurezza basata su autorizzazioni all’interno del repository non è sufficiente. Integrando Rights Management Services all’interno della suite ECM forniamo ai nostri clienti un livello di sicurezza dei contenuti superiore e continuato che si aggiunge alle loro attuali policy e procedure di protezione”.
La soluzione Rights Management Services rafforza le restrizioni di protezione per i documenti e altri contenuti sulla base di regole di business come ad esempio “non inviare via email”, “non stampare”, “non salvare in locale”. L’applicazione codifica poi i contenuti e le licenze di pubblicazione. I contenuti e i diritti restano cifrati durante il processo, garantendone la sicurezza mentre vengono spostati.
Quando un destinatario apre dei contenuti protetti da diritti, viene inviata una richiesta a un server di gestione dei diritti per convalidare le credenziali dell’utente e i suoi diritti d’uso. I servizi supportano anche scenari di tipo andata e ritorno (round-trip), grazie ai quali è possibile modificare e caricare nuove versioni che conservano le restrizioni di gestione dei diritti.
La completa integrazione in Open Text ECM Suite permette alle organizzazioni di implementare velocemente Rights Management Services e di proteggere con facilità qualsiasi patrimonio informativo aziendale conservato in Open Text Enterprise Library; consente anche di stabilire la corrispondenza delle policy di accesso ai file rispetto ai livelli di sicurezza esistenti. Trattandosi di un servizio condiviso della suite ECM, i servizi per la gestione dei diritti sono anche disponibili in qualsiasi applicazione di contenuti nell’organizzazione.
Le protezioni comprendono le applicazioni Microsoft Office 2003 e 2007 così come tutti gli altri formati di file, inclusi PDF, HTML, quelli per il disegno tecnico, file di immagine, ZIP, archivi e altro. Inoltre, gli utenti saranno in grado di leggere e proteggere i propri contenuti visualizzati su smartphone BlackBerry.
Le organizzazioni potranno così proteggere i contenuti e controllarli, indipendentemente da dove si trovano, e rispettare ancora di più le esigenze di conformità normativa in materia di protezione delle informazioni, come ad esempio le leggi statunitensi Sarbanes-Oxley Act, Health Insurance Portability e Accountability Act (HIPAA) e altre disposizioni simili in tutto il mondo.
Tecnologia comprovata
La soluzione Open Text RMS sfrutta i vantaggi offerti dal prodotto Active Directory Rights Management Service di Microsoft, la piattaforma tecnologica per la gestione dei diritti leader di mercato disponibile con Microsoft Windows Server 2003 e Windows Server 2008.
“Un numero crescente di aziende sta iniziando a considerare la gestione dei diritti quale parte vitale delle propria strategia di protezione delle informazioni per far fronte a perdite e furti di dati confidenziali. Partendo da questa esigenza, abbiamo deciso di inserire questa funzionalità nella nostra piattaforma server”, ha affermato John Chirapurath, Senior Director, Identity Security Group di Microsoft.
“Open Text è in grado di fornire soluzioni all’avanguardia e innovative che si integrano in Active Directory Rights Management Service per aiutare i clienti a creare quella che noi chiamiamo Business Ready Security per le loro attività di enterprise content management e di collaboration.”
Open Text ha stretto una partnership anche con GigaTrust e Liquid Machines, aziende leader nell’estensione della piattaforma Microsoft RMS, per aggiungere supporto a contenuti speciali come i file CAD, Visio, PDF di Adobe, file grafici e molti altri formati, oltre al supporto per la gestione dei diritti per i contenuti su BlackBerry.
“Inserendo Protector di GigaTrust per la piattaforma Open Text, il controllo delle informazioni può essere applicato e gestito in molteplici modi secondo le specifiche esigenze dei settori industriali o sulla base delle attività di business che utilizzano vari formati di file, indipendentemente da dove tali contenuti risiedano”, ha commentato Darryl Worsham, Vice President of Business Development and Partner Products di GigaTrust.
Liquid Machine e Open Text forniranno ai clienti una soluzione che comprende la maggior parte dei formati di file utilizzati da un’azienda. Grazie a questa soluzione integrata, i nostri clienti comuni possono proteggere costantemente la maggior parte delle loro proprietà intellettuali in formato elettronico, indipendentemente da dove si trovino.
Le policy di gestione dei diritti vengono applicate sempre e automaticamente a tutti i contenuti aziendali lungo il loro ciclo di vita”, ha commentato Ed Gaudet, Senior Vice President of Corporate Development and Marketing di Liquid Machines, Inc.
