Da un report sponsorizzato da Ricoh emerge come nei processi documentali si nasconda un grande potenziale per generare fatturato
Ricoh consiglia alle aziende di migliorare la gestione di quei processi documentali che, tradizionalmente considerati come un mezzo per ridurre i costi, possono addirittura portare a un significativo aumento del fatturato. Vendite e marketing, comunicazioni con i clienti, acquisizione di nuovi business, servizi e supporto, sviluppo di nuovi prodotti e fatturazione sono alcune delle aree interessate. Da un white paper realizzato da IDC e sponsorizzato da Ricoh emerge come le aziende, ottimizzando queste aree, potrebbero potenzialmente aumentare i ricavi di più del 10%.
Da cosa deriva questo aumento? Una gestione dei processi ottimizzata migliora le relazioni con i clienti. Inoltre, processi efficienti si traducono in una maggiore focalizzazione sulle esigenze dei clienti e questo ha un impatto positivo sulla customer satisfaction/retention e sulla crescita del fatturato.
Tutto ciò è quanto emerge dal white paper ‘Una zona d’ombra per le organizzazioni: il ruolo svolto dai processi basati su documenti nell’aumento dei ricavi’ (settembre 2012), realizzato a partire da una ricerca condotta a livello globale coinvolgendo 1.516 responsabili di processi e information worker.
Stando ai risultati dello studio IDC, i clienti tendono ad abbandonare i fornitori i cui processi documentali sono inefficienti. Il 68% degli intervistati ha dichiarato che preferirebbe non intrattenere rapporti di business con imprese la cui gestione documentale è inefficiente, il 60% cambierebbe partner commerciale ed un ulteriore 68% sconsiglierebbe ad altre persone di fare affari con queste aziende.
C’è però una buona notizia: una migliore gestione dei processi porta a un potenziale aumento del fatturato. Oltre l’83% degli intervistati pensa che l’ottimizzazione dei processi aziendali basati su documenti potrebbe far crescere i ricavi in media del 10,1%. Questo risultato potrebbe essere raggiunto migliorando le comunicazioni con i clienti e i servizi di supporto e ottimizzando sia le vendite sia il processo di acquisizione di nuovi clienti.
“Questa è una buona notizia per i manager che cercano di migliorare i processi di business” – afferma Sergio Kato, Deputy General Manager del Global Marketing Group/Services Business Centre di Ricoh. “Focalizzarsi sul miglioramento dei processi porta a un vantaggio che giustifica l’investimento. Specialmente nell’attuale contesto economico ogni processo che consente di ridurre i costi o di aumentare il fatturato dovrebbe essere considerato una priorità”.
Ricoh consiglia alle aziende che vogliono conseguire i benefici descritti di:
• Considerare la customer satisfaction in tutti i suoi aspetti. Le informazioni vengono create (input), gestite (throughput) e messe a disposizione della persona giusta al momento giusto (output). E i clienti? Come fornire loro le informazioni di cui necessitano? E come fare lo stesso con fornitori e partner? Fondamentale per raggiungere questi obiettivi è focalizzarsi sui processi adottando una visione ampia e rivolta sia all’interno sia all’esterno dell’azienda.
• Ottimizzare i processi documentali gestiti dai mobile worker che si relazionano con i clienti. Questo aumenta l’efficienza aziendale e la customer satisfaction. Allo stesso modo migliorare i processi di comunicazione all’interno della supply chain può velocizzare i servizi ai clienti.
• Concentrarsi sul risultato finale. L’ottimizzazione dei processi deve risultare in una migliore gestione delle informazioni, affinché siano disponibili alla persona giusta al momento giusto. Se non si raggiunge questo risultato tutti gli sforzi sono inutili.
Grazie ai Managed Document Services di Ricoh le aziende possono implementare una strategia per migliorare la gestione documentale riducendo i costi e potenzialmente aumentando il fatturato. La metodologia applicata da Ricoh (Analisi, Miglioramento, Trasformazione, Gestione e Ottimizzazione) consente di innovare i processi e di ottenere risultati misurabili e sostenibili. Grazie all’esperienza maturata, Ricoh ha una conoscenza approfondita delle esigenze delle aziende per quanto riguarda ad esempio: riduzione dei costi, sostenibilità aziendale, sicurezza e gestione delle informazioni, efficienza dei processi, change management, produttività degli information worker e ottimizzazione dell’infrastruttura tecnologica. L’analisi della situazione di partenza accelera la fase di miglioramento per cui i clienti possono ottenere benefici da subito.
