La riduzione delle emissioni di CO2 connesse ai processi documentali dovrebbe diventare una priorità nell’agenda CIO e dei CEO. La premessa necessaria per ridurre tali emissioni è riuscire a calcolarle.
Il contesto
I CIO delle aziende sono sempre più consapevoli dell’importanza di ottimizzare l’IT al fine di ridurre i consumi energetici e le emissioni di CO2. L’ecosostenibilità integrata all’IT è la vera sfida di oggi e le tecnologie in grado di contribuire positivamente in questo senso sono molte. La sostenibilità è tra l’altro strettamente correlata alla riduzione dei costi, per cui essere ‘green’ fa bene al business. Anche l’infrastruttura documentale, se correttamente progettata e gestita, consente di ridurre i consumi energetici e gli sprechi che danneggiano l’ambiente.
Nei progetti di Green IT l’ambito del printing è invece spesso trascurato, come è emerso da una ricerca commissionata da Ricoh a Coleman Parkes Research. Le aziende trascurano di valutare gli impatti ambientali della governance documentale: solo il 18% degli intervistati dichiara di aver definito precise procedure per l’uso della stampa fronte-retro in azienda. Lo studio rivela che oltre metà dei manager europei non conosce le procedure aziendali in tema di riciclo, e il 45% non è al corrente della prassi per il riciclo delle cartucce di toner. Le risposte degli intervistati, ai quali veniva chiesto se i dipendenti valutassero l’impatto ambientale al momento di stampare i documenti, rivelano una mancanza di fiducia nella sensibilità aziendale verso questo tema: in media, i manager assegnano al personale un punteggio di 5,5 in una scala che va a un massimo di 10 (prestano attenzione a questo tema). Dal momento che, come detto, essere sostenibili significa anche ridurre i costi, le aziende stanno perdendo interessanti opportunità.
Misurare per ridurre
La prima questione da risolvere riguarda il calcolo delle emissioni di CO2 legate alla gestione documentale. Spesso le aziende non sanno quali siano i dati da considerare e in che modo recuperarli. E se non si riescono a misurare le emissioni di CO2 non è nemmeno possibile ridurle e ottenere risultati concreti. Per supportare le aziende in questo processo il Pay Per Page Green ha inizio con una fase di consulenza ambientale volta a misurare i consumi energetici, di carta e le emissioni di CO2. Il processo utilizzato da Ricoh per il calcolo ha ottenuto la certificazione da parte di DNV Italia (Den Norske Veritas). Ai clienti viene rilasciato un certificato che attesta la riduzione dell’impatto ambientale dei processi documentali conseguita dalla fase ‘as is’ a quella ‘to be’. Consolidamento e razionalizzazione dei dispositivi, stampa-fronte retro impostata come default e utilizzo intelligente del colore sono solo alcune delle aree su cui è possibile intervenire per rendere i processi di gestione documentale eco-sostenibili. Senza dimenticare le attività di sensibilizzazione degli utenti nei confronti della tematica ambientale, incoraggiandoli ad esempio a stampare solo quando necessario e a utilizzare i sistemi di stampa in modo più efficiente. Meglio quindi scegliere i fornitori che non si limitino a installare i sistemi, ma consiglino agli utenti come utilizzarli in modo eco-compatibile perché anche questo può fare la differenza.
È importante che la misurazione dei parametri ambientali non si fermi alla fase iniziale del progetto, ma prosegua per tutta la sua durata in un’ottica di miglioramento continuo: @Remote è un software che permette di monitorare il parco macchine anche da una prospettiva ambientale, garantendo reportistica dettagliata ad esempio sull’utilizzo del fronte-retro e del colore.
Total Green Office Solutions
Il Pay Per Page Green è uno dei componenti dell’approccio che Ricoh definisce Total Green Office Solutions, inteso come un insieme di tecnologie, di metodologie e di servizi che consentono di conseguire importanti traguardi ambientali e allo stesso tempo di ridurre i costi e aumentare l’efficienza organizzativa.
“Il TGOS – spiega Roberto Ghibaudo, direttore Service, Quality and Environment di Ricoh Italia – ha inizio fin dalla fase di Ricerca & Sviluppo e Progettazione per realizzare tecnologie che, direttamente integrate nei dispositivi, riducono i consumi energetici in tutte le modalità di utilizzo. La funzionalità Quick Start-Up, ad esempio, riduce il tempo (e di conseguenza i consumi energetici) necessario per passare dalla modalità stand-by a quella di funzionamento, mentre Eco Mode consente di risparmiare fino all’86% di energia quando la periferica non è utilizzata. I sistemi di stampa vengono progettati per essere eco-compatibili durante tutte le fasi del ciclo di vita ed essere facilmente riciclati. Per quanto riguarda la produzione, nel 2001 Ricoh ha ottenuto per i maggiori stabilimenti produttivi la qualifica “Zero-waste-to-landfill” (Zero-Rifiuti-in-Discarica), il che significa che nessun rifiuto viene inviato in discarica grazie a una serie di procedure rigorosamente applicate. Al fine di prendere attivamente parte a questo programma del Gruppo, Ricoh Italia ha organizzato un servizio di gestione di Ecobox presso i clienti che vengono contattati periodicamente per pianificare il ritiro dei materiali di consumo”.
Importanti risultati ambientali
Ricoh è impegnata in prima linea nella salvaguardia dell’ambiente: ad esempio, tutte le sedi hanno ottenuto la certificazione ambientale ISO14001 che attesta che l’organizzazione adotta un sistema di gestione adeguato a tenere sotto controllo gli impatti ambientali significativi delle proprie attività. “Ricoh Europe – prosegue Roberto Ghibaudo – ha conseguito importanti riconoscimenti che confermano l’attenzione rivolta allo sviluppo sostenibile e alla gestione responsabile del proprio business. Siamo presenti per il settimo anno consecutivo nella classifica Global 100 Most Sustainable Corporations in the World – e per l’ottava volta nel FTSE4Good Index. L’indice, che valuta gli standard di corporate responsibility adottati nelle organizzazioni, ha definito l’attenzione all’ambiente di Ricoh come ‘best practice’ nel settore”.
