Cresce l’importanza dell’archiviazione anche per salvaguardare il valore storico dei documenti aziendali, e le tecnologie a disposizione possono aiutare molto nell’innovare le procedure di gestione
Argomento interessante, quello discusso all’evento organizzato a metà aprile a Milano, presso la School of Management della SDA Bocconi in collaborazione con Ricoh Italia. L’occasione era quella di approfondire le tecnologie e i servizi che consentono di innovare la gestione degli archivi, una tematica che interessa archivisti d’impresa, esperti di business e specialisti dei sistemi informativi. È un fatto che le grandi imprese abbiano sempre più la necessità di conservare e tutelare il valore storico di documenti quali brevetti, documentazione tecnica e contratti. Ma è altrettanto necessario innovare le procedure di gestione degli archivi, per migliorare il ciclo di vita dell’informazione e dei documenti, rendendoli fruibili e usabili nei processi di business.
L’archivio come patrimonio
Del resto, come ha sostenuto Roberta Raimondi, SDA Professor di Sistemi Informativi Archivisti d’impresa, “molti archivi, oltre ad avere un valore storico, sono fondamentali per la gestione del business attuale e dei processi considerati ‘core’ dall’azienda. È quindi necessario cambiare prospettiva: spesso la gestione degli archivi viene considerata un progetto a se stante, mentre è importante mantenere un approccio integrato e trasversale a tutti gli uffici per rendere l’archiviazione il punto di partenza per migliorare i processi e valorizzare la conoscenza aziendale”.
Sulla stessa lunghezza d’onda anche Virgilio Arciero, Head of OSB Line of Business di Ricoh Italia, che in una conversazione con Data Manager ha sostenuto la rilevanza del tema proposto dalla Suola di Direzione Aziendale dell’Università Bocconi, in quanto “le aziende italiane, soprattutto le più ricche di storia, contengono veri e propri patrimoni nei propri archivi, e la loro digitalizzazione, all’interno di un progetto più articolato, ne permetterebbe una fruizione più allargata, ovvero non limitata solo agli studiosi e agli addetti ai lavori, a vantaggio di una maggiore diffusione della conoscenza”.
Opportunità interessanti
L’opportunità è sicuramente interessante, per due ordini di motivi: da una parte, la situazione, per una volta all’avanguardia, dell’Italia in tema di dematerializzazione, e dall’altra la presenza di tecnologie e servizi ad hoc anche in modalità cloud. “In Italia, la dematerializzazione dei documenti di tipo fiscale, che per la maggior parte delle aziende costituisce il 70% circa della documentazione, è un fatto da tempo acquisito, anche perché la prima legge al riguardo risale a dieci anni fa, mentre già dal 2008 è stata emanata la disciplina del cedolino paga elettronico”, spiega Arciero. Il risultato è che nel nostro Paese vi sono 92 classi di documenti che si possono conservare in formato elettronico, mentre la media europea è circa della metà. E le aziende, soprattutto le più avvedute in termini di gestione efficiente, non si sono fatti scappare l’opportunità. Ricoh, che dispone di un data center a Londra per l’archiviazione in cloud e offre numerosi servizi in outosurcing di gestione documentale e archiviazione sostitutiva anche in modalità as-a-service, si pone come interlocutore autorevole per tutte le esigenze riguardanti gli archivi storici aziendali.
In sintesi, va quindi sottolineata anche la crescente importanza del realizzare progetti basati su tecnologie quali le architetture orientate ai servizi, i motori di ricerca semantici e anche i diversi sistemi di document e content management. Perché le nuove tecnologie e i servizi oggi a disposizione possono senz’altro dare nuova vita agli archivi, migliorandone accesso e sicurezza e mantenendone integrità, autenticità e affidabilità.
