Il contratto, della durata di 10 anni e un valore complessivo di oltre 9 milioni di euro, consente alla compagnia aerea un risparmio annuo di 300mila euro
Alitalia ha scelto Océ come partner per l’outsourcing dei servizi inerenti la gestione documentale dei processi di manutenzione della propria flotta, costituita attualmente da 140 aeromobili. «L’iniziativa – spiega Paolo Drago, responsabile ingegneria di Alitalia – è nata dalla volontà di razionalizzare le strutture di data entry e del centro di stampa, ridurre il numero di fornitori e, contestualmente, consentire una maggiore efficienza e risparmio grazie alla digitalizzazione di un elevatissimo volume di dati cartacei». Per ogni aereo la normativa richiede, infatti, l’attestazione dei documenti che evidenziano gli interventi manutentivi effettuati, così come la sostituzione di eventuali componenti. Per ogni volo deve essere, inoltre, tenuta traccia del technical logbook che contiene informazioni redatte da piloti e personale di manutenzione. Se si pensa che Gruppo Alitalia, nella sola stagione invernale, offre 79 destinazioni, per un totale di 143 rotte servite con oltre quattromila e 200 voli settimanali, si fa presto a immaginare quanto oneroso possa essere l’intero processo di gestione documentale.
La digitalizzazione è essenziale per garantire un controllo e tracciamento, immediato e accurato, delle informazioni. L’attestazione dell’attività manutentiva è essenziale ai fini normativi – per verificare l’accuratezza dei controlli e per soddisfare le procedure di delivery nel momento di cessione dell’aeromobile, sia nel caso di acquisto diretto, sia nel caso di acquisto in leasing, come avviene, per esempio, per la maggior parte degli attuali aeromobili in esercizio nel Gruppo. «La media dei contratti di leasing è di 10-12 anni – dice Paolo Drago – in un arco temporale di questa durata il volume di documentazione prodotta è davvero imponente».
Nello specifico, l’attività prevede la registrazione, scansione e digitalizzazione dei cosiddetti dirty fingerprints, documenti cartacei, o pezze giustificative, relative alla manutenzione. Si tratta di vere e proprie registrazioni scritte di ogni singolo evento che riguarda il velivolo e la sua storia personale.
Ogni volta che l’aereo è sottoposto a qualsiasi operazione di manutenzione o controllo, l’operatore deve prenderne nota sul technical logbook. Questi appunti dettagliati sono la prova degli interventi periodici effettuati, come la sostituzione di un componente e la sua relativa certificazione di provenienza. Tutte queste informazioni sono scansionate e acquisite tramite un’applicazione web Software as a Service che si interfaccia al sistema informativo Amos, un ERP specificamente dedicato ad attività di ingegneria e manutenzione che raccoglie tutti i dati dei velivoli secondo regole condivise. Di fatto, Amos rappresenta la storia manutentiva dei documenti previsti dal ciclo di vita dell’aeroplano.
La gestione documentale di Alitalia non si è ancora tradotta in un processo digitale end to end. «Siamo in presenza di un sistema ibrido digitale-cartaceo in virtù di una compliance normativa e prassi commerciale nei contratti di leasing che prevede l’obbligatorietà della documentazione cartacea: i dirty fingerprint devono essere stampati, timbrati e firmati da colui che opera l’intervento». Non solo. «Il mondo aeronautico è relativamente conservativo, soggetto a certe regole, e la certificazione che conta – spesso – deve essere data su carta. Per questa ragione, la digitalizzazione nativa non si è ancora sviluppata e diffusa in modo esteso».
«Nel corso del prossimo anno – continua Drago – prevediamo però di iniziare la digitalizzazione nativa dei dati che vengono inseriti dai piloti nelle fasi di manutenzione in transito, in altre parole, tutto ciò che riguarda la redazione del technical logbook. L’obiettivo è rendere digitale il technical logbook via iPad o Android, dispositivi tablet di cui il personale di bordo inizierà a disporre, in modalità progressiva. Questo – conclude Drago – permetterà di trasferire digitalmente tutti i dati nel sistema informativo, senza passare dalla scansione cartacea».
