Una ricerca di Polycom e Redshift Research dimostra che la videoconferenza sta diventando uno standard nelle comunicazioni di business, e il 76% dei partecipanti afferma che già usano soluzioni video al lavoro, e il 56% degli utenti dei sistemi di video conferenza partecipano almeno ad una chiamata in video ogni settimana
Polycom annuncia che la quasi totalità (96%) dei decision maker aziendali ritiene che la videoconferenza rimuova le barriere dovute alla distanza tra gli interlocutori e migliora la produttività dei team dislocati in diverse città e paesi. Secondo i dati della ricerca “Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends”, condotta su oltre 1.200 decision maker, condotta da Redshift Research e commissionata da Polycom, la videoconferenza è uno strumento essenziale per migliorare la collaborazione e per colmare la distanza fisica e culturale tra colleghi che operano a distanza tra loro.
La videoconferenza si sta diffondendo negli ambienti lavorativi
L’indagine ha rilevato che il video sta diventando sempre più diffuso nelle aziende di tutto il mondo. Quando è stato chiesto di scegliere i loro metodi preferiti di comunicazione oggi, gli intervistati posizionano la video conferenza al terzo posto (47%), dopo le e-mail (89%) e le chiamate/conferenze vocali (64%), e quegli stessi imprenditori e manager si aspettano che il video sia il loro strumento preferito di collaborazione nel giro di 3 anni (52%), seguito dalle e-mail (51%) e e le chiamate/conferenze vocali (37%). Gli intervistati che utilizzano le videoconferenze oggi hanno affermato che i tre maggiori vantaggi sono: una migliore collaborazione tra colleghi dislocati a livello globale (54%), una maggiore chiarezza degli argomenti in discussione (45%) e riunioni che risultano più efficaci (44%).
Oltre i ¾ dei decision maker (76%) stanno già utilizzando soluzioni di videoconferenza con il 56% di questi che partecipano almeno ad una chiamata in video ogni settimana. La ricerca ha rivelato che in Brasile, India e Singapore questo dato risulta ancora maggiore, con i 2/3 degli intervistati che partecipano a conferenze in video almeno una volta a settimana.
Inoltre, l’83% degli intervistati, e il 90% di questi compresi tra i ventenni e i trentenni, utilizzano soluzioni video di tipo consumer a casa, e quasi la metà di tutti gli intervistati utilizza la videoconferenza a casa almeno una volta ogni settimana.
“La crescente popolarità della videoconferenza in casa, soprattutto da parte dei cosiddetti Millennials che entrano a far parte della forza lavoro, è un importante fattore pilota per la crescita delle preferenze nei confronti dell’adozione della video collaborazione nei luoghi di lavoro”, ha dichiarato Jim Kruger, EVP e Chief Marketing Officer di Polycom. “Alcuni fattori chiave per rendere il video popolare in ufficio allo stesso livello di quanto lo sia già a casa consistono nel garantire che sia facile da usare, che fornisca una connessione di alta qualità, offrendo sicurezza di livello enterprise, oltre alla volontà dei partecipanti di accettare e adattarsi alle differenze culturali per comunicare oltre le frontiere nazionali. Stiamo notando che le aziende di tutto il mondo riducono le distanze ogni giorno grazie alla collaborazione video, aumentano la produttività, innalzano l’impegno dei dipendenti, migliorano il time to market e contribuiscono a salvare vite umane”.
Lo studio ha anche dimostrato che i computer portatili e desktop sono i dispositivi più popolari per le attività di videoconferenza (75% degli intervistati), seguiti dale sale conferenza (48%) e i dispositivi mobile (42%). Come la videoconferenza continua a diffondersi più pervasivo, nel giro di tre anni i laptop e i computer desktop rimarranno ancora il dispositivo preferito (72%), mentre i dispositivi mobili e l’utilizzo delle sale conferenza raggiungeranno rispettivamente il 55% e il 51%.
La survey svela i consigli per la videoconferenza perfetta e le distrazioni da evitare
L’indagine ha fornito spunti interessanti da parte degli utenti sui fattori ideali per la perfetta videoconferenza, e quali invece sono da evitare a giudizio dei decision maker.
Sono stati identificati tre principali criteri per un perfetto meeting in video:
· La possibilità di ascoltare tutti in maniera chiara (69%)
· L’utilizzo di una tecnologia all’avanguardia e semplice da usare (60%)
· Un buon contatto visivo con i colleghi / l’immagine di tutti risulta chiara (58%)
Gli intervistati che già usano soluzioni di videconferenza hanno dichiarato che i maggiori elementi di distrazione, da evitare durante i meeting in video sono:
· Cellulari non spenti durante il meeting (58%)
· Partecipare collegandosi da luoghi non appropriate – ad esempio luoghi pubblici affollati e negozi (52%)
· Fare più cose contemporaneamente e apparire distratti – ad esempio digitare sulla tastiera (51%)
· Distrazioni di sottofondo tipo il passaggio di colleghi, la presenza di musica e di rumore in generale (50%)
Ciò che un paese ritiene elemento di disturbo, è indifferente in un altro
La ricerca di Polycom fa luce sulle diverse opinioni tra gli utenti della video collaboration che possono considerare alcuni elementi come fonte di distrazione, mentre in altri vengono accettati.
· L’apparenza conta (sort of). Quando è stato chiesto se un abbigliamento non consono agli affari risulti essere una distrazione, gli intervistati provenienti da India, Singapore e Polonia risultano in cima alla lista (30, 26 e 21%, rispettivamente), mentre agli ultimi posti si posizionano con il 13%, o meno, gli intervistati nel Regno Unito, Francia, Russia e Olanda.
· I paesi dell’Asia Pacifico ritengono il video come element fondamentale per il business a livello globale. Nella regione dell’Asia Pacifico (APAC), le comunicazioni internazionali (tra colleghi dislocati in diversi paesi) beneficiano al massimo dall’uso della videoconferenza (65%), contro il 57% per le comunicazioni intra nazionali.
· Chiudere l’affare. L’India è il paese in cui le persone considerano la video conferenza come un fattore fondamentale per le attività di new business, con il 60% dei rispondenti che la usa o la vorrebbe usare per il new business, seguiti da Russia (49%) e Brasile (44%), mentre nel resto del mondo il numero di queste persone si assesta al 38%.
· Guardami, assumimi. Gli Stati Uniti sono il paese che guidano la classifica per l’utilizzo della video comunicazione per le attività di recruitment, con il 32% degli intervistati che affermano che utilizzano il video per queste attività, seguiti dall’Asia Pacifico con il 28%.
· Lavoro flessibile. Nella regione EMEA (Europa, Medio Oriente ed Africa, gli intervistati usano la video conferenza maggiormente per le possibilità che offre alla flessibilità nel lavoro, seguita dalla possibilità di connettersi con colleghi presenti in altri paesi.
Variazioni professionali
Poiché l’accesso alla videoconferenza si sta estendendo a tutti i dipendenti dotati di un dispositivo mobile o laptop, l’indagine ha rilevato che gli utenti di soluzioni video, in varie funzioni aziendali, utilizzano il video per ridurre le distanze in maniera leggermente diverse l’un dall’altro:
· Gli amministratori delegati e i fondatori delle aziende considerano la flessibilità e la possibilità di comunicare tra gli uffici nella stessa area ragioni fondamentali per l’utilizzo della video conferenza (al 50% entrambi i fattori), seguiti dai meeting internazionali (46%), new business/vendite e riunioni all’interno di una stessa divisione o azienda (entrambi gli ultimi due fattori al 39%).
· Durante una settimana media, è il reparto marketing ad utilizzare il video maggiormente più di frequente (il 64% lo usa settimanalmente), seguito dai reparti IT/engineering e facilities (62%). Nonostante ciò, quando si parla di utilizzo giornaliero del video, è il reparto HR quello che lo utilizza maggiormente (32%), seguito dal reparto commerciale (28%).
· I reparti IT/engineering (61%) e manifattura/rifornimenti (58%) preferiscono utilizzare il video più per le comunicazioni internazionali che nazionali.
Tutti gli intervistati, aldilà del ruolo ricoperto, usano prevalentemente il video per le conferenze tra un ufficio e un altro, seguito dai meeting internazionali. La stragrande maggioranza degli intervistati ritiene importante provare e conoscere le differenze culturali tra i diversi paesi quando comunicano in video (97%), e l’89% di questi pensa sia necessario stabilire un codice di condotta per aiutare le persone ad utilizzare al meglio la videoconferenza in ambito lavorativo.
Per aiutare le aziende ad orientarsi al meglio nell’ambito della videoconferenza, Polycom annuncia il lancio del progetto Guide to Collaborating Across Borders, una nuova guida ricca di consigli creata per aiutare le aziende a comprendere le sfumature del business nelle diverse parti del mondo. Questa guida è una delle tante nuove risorse dedicate ai business leader all’interno delle diverse funzioni aziendali – dall’IT alle HR e ai dipendenti di livello C – per capire come la videoconferenza può aiutare le persone a ridurre le distanze e ottenere i propri risultati in maniera più rapida ed efficace.
