Grazie a un processo d’innovazione, iniziato con la gestione documentale informatica, in pochi anni, la Provincia di Cuneo ha tagliato i costi, i tempi e la carta
L’esigenza di offrire servizi qualitativamente migliori ai cittadini e alle imprese, insieme alla necessità di trovare strategie valide e innovative per la gestione interna degli uffici, ha portato la Provincia di Cuneo a riesaminare i processi e i metodi di lavoro della macchina amministrativa. Per raggiungere l’obiettivo, con un grosso risparmio di costi, ma soprattutto di tempo, si è rivelato fondamentale il passaggio alla gestione documentale informatica.
Digitalizzazione dei processi amministrativi grazie a IRIDE
Il Gruppo Maggioli, grazie a Iride, il sistema integrato di workflow e document management, ha offerto alla Provincia di Cuneo il supporto necessario per l’informatizzazione dei servizi dell’Ente. Il software IRIDE, infatti, permette di avere un totale controllo su tutti i cicli di creazione, acquisizione, gestione, distribuzione, condivisione, scambio ed archiviazione dei dati, delle informazioni e dei documenti che “vivono” all’interno dell’Ente, il tutto garantendo sicurezza, autenticità, archiviazione, conservazione e salvaguardia dei dati in conformità alla normativa di riferimento.
Dall’ultimo trimestre del 2010 l’intero ciclo di vita dei principali atti amministrativi è ormai digitale e tutti gli aventi potere di firma sono stati dotati di firma digitale, permettendo così la completa informatizzazione delle determinazioni dirigenziali e delle deliberazioni di Giunta e Consiglio. Una particolare attenzione è stata dedicata allo scambio di informazioni tra l’Ente e i Professionisti o altre Amministrazioni Pubbliche, dove la PEC (posta elettronica certificata) è diventata il veicolo naturale di comunicazione da e verso cittadini e imprese, permettendo, così, di abbattere le spese postali, ridurre i tempi di gestione e risparmiare tonnellate di carta.
La completa dematerializzazione di interi processi, ha portato la Provincia di Cuneo, nel 2011, a vincere eGOV “La carta da abolire”, il prestigioso premio che riconosce le eccellenze in materia di innovazione tecnologica nella Pubblica Amministrazione.
Questo processo di digitalizzazione a 360° delle comunicazioni e dei processi amministrativi ha registrato, nell’ultimo anno, dei risultati eccellenti e i numeri e i fatti parlano da se:
– Crollo delle spese postali, che nel 2012 si fermano a 86.053 euro, poco meno della metà dei 164.857 euro impegnati nel 2009.
– Estensivo utilizzo della posta elettronica certificata, con un incremento del 591% delle PEC in uscita (37.005 ) e del 413% in entrata (8.429) rispetto al 2011.
– Risparmi di risorse, tempi e il periodo di esecutività dei principali atti tecnici passato da una media di 4,57 giorni nel 2011 ai 2,52 giorni nel 2012, con una percentuale migliorativa del 44% rispetto al 2011 e del 65% prima della digitalizzazione.
– Minor consumo di carta: l’ Ente impiegava 8691 risme nel 2008, nel 2012 ne sono state acquistate poco più della metà, 4728. Dal 2008 la provincia ha risparmiato 19,077 tonnellate di carta, 48 alberi d’alto fusto.
– Positivi anche i dati per il ricorso all’albo pretorio online (6488 atti pubblicati) e alla firma digitale: 35.559 le sottoscrizioni di documenti effettuate.
La digitalizzazione degli atti amministrativi della Provincia di Cuneo si completerà nel mese corrente, con l’avvio della gestione informatizzata di tutte le autorizzazioni, le ordinanze ed i decreti emanati dall’Ente.
Gianna Gancia, Presidente della Provincia di Cuneo, dichiara: “Siamo orgogliosi dei risultati ottenuti in questi anni. Abbiamo creduto fortemente in questo processo di informatizzazione dei servizi dell’ente che ha già fatto risparmiare la Provincia sui consumi cartacei, con risvolti diretti sul calo della spesa e indiretti per il rispetto all’ambiente. Il nostro motto è stato, fin dagli esordi, «meno carta, ovvero meno costi per l’ente e meno impacci per i cittadini: in parole povere, più efficienza e meno sprechi di tempo e di denaro», ed esserci riusciti superando le più rosee previsioni è un grande risultato”.
Paolo Maggioli, Amministratore Delegato del Gruppo, dichiara: “L’eccellenza della Provincia di Cuneo è un esempio di efficacia ed efficienza della produttività nelle attività della Pubblica Amministrazione. Il successo del progetto di dematerializzazione è dovuto soprattutto, al di là del software Iride, al supporto e alla collaborazione assidua e partecipe del personale della Provincia”.
