A cura di Davide Oriani, CEO di Ricoh Italia
I leader aziendali italiani si rendono conto che la questione dei Big Data va ben oltre la grande quantità di informazioni digitali esistenti e comprende i documenti cartacei che contengono dati importanti per il business. Dematerializzando questi documenti le organizzazioni hanno la possibilità di migliorare la conoscenza del business e di aumentare il proprio vantaggio competitivo.
Il fenomeno dei Big Data è cambiato rispetto al passato e oggi siamo entrati nell’era dei Bigger Data che vede le aziende impegnate nella gestione dei documenti cartacei al fine di migliorare i processi decisionali. Se informazioni importanti rimangono “intrappolate” nei documenti cartacei per le aziende è infatti difficile mantenere una visione a 360° del business e prendere decisioni che siano davvero efficaci.
Nonostante i business leader siano consapevoli dell’importanza dei Big Data e degli impatti dei cambiamenti tecnologici, molte aziende sono ancora legate a modalità operative tradizionali. Di conseguenza, hanno un accesso limitato ai dati precludendosi così la possibilità di cogliere i benefici dell’era digitale. L’85% dei manager di una ricerca condotta da Coleman Parkes e commissionata da Ricoh dichiara che la propria azienda avrebbe potuto imparare dalla recessione precedente per ridurre l’impatto di quella attuale se fosse riuscita ad accedere più semplicemente e velocemente ai dati storici.
Molte informazioni sono quindi ancora conservate su carta e i manager affermano che la propria azienda impiega troppo tempo nella ricerca di informazioni contenute in documenti cartacei archiviati spesso in maniera non funzionale in schedari e magazzini. A volte i documenti di business sono presenti esclusivamente negli archivi personali per cui quando un dipendente lascia l’azienda il rischio è che informazioni importanti vadano perdute. L’azienda è quindi costretta a ricreare dati che in realtà già esistono con le eventuali duplicazioni che ne possono conseguire.
Digitalizzando i documenti e ottimizzando i processi, le aziende europee possono inoltre migliorare la conoscenza dei clienti approfondendo i loro interessi e i comportamenti d’acquisto. I dipendenti possono accedere più facilmente ai dati digitalizzati anche mediante dispositivi mobili e servizi cloud.
I benefici però vanno oltre la semplicità di accesso e includono maggiore velocità dei processi e riduzione dei costi. Prendiamo ad esempio la fatturazione elettronica: un recente report sponsorizzato da Ricoh Europe mette in evidenza che il trattamento di una fattura passiva cartacea costa all’azienda 17,60 euro contro i 6,70 euro di una fattura elettronica. Per quanto riguarda invece le fatture attive, il costo per la gestione del documento cartaceo è di 11,10 euro, un costo che scenderebbe a 4,70 euro se il processo venisse gestito digitalmente. A volte le normative impongono di conservare copia cartacea di alcune tipologie di documenti, ad esempio in ambito medico. Si possono comunque ottenere vantaggi significativi automatizzando i processi, anche se l’output finale rimane cartaceo: l’automazione delle attività amministrative consente una ottimizzazione della gestione delle informazioni sul paziente e un miglioramento delle prestazioni sanitarie.
Digitalizzando e gestendo in maniera integrata le informazioni, le aziende europee possono migliorare la conoscenza del proprio business e guadagnare vantaggio competitivo. Anche i risparmi sono significativi: il 56% dei leader delle aziende italiane ritiene che digitalizzando le informazioni si otterrebbe una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5 e il 20% del fatturato. Di questi, il 35% stima tra il 5 e il 10% di risparmio, mentre per il 21% la percentuale si attesta tra l’11 e il 20%.
Le aziende che si preparano a cogliere le opportunità dei Bigger Data saranno quindi in grado di prendere velocemente decisioni e otterranno significativi vantaggi.
