Considerare l’ediscovery come un processo di business ripetibile consente alle aziende di intraprendere un percorso per la gestione della crescita dei Big Data, riducendo i costi di contenzioso
In risposta alla crescita fuori controllo di un procedimento giudiziale causato dall’esplosione dei Big Data e al maggior numero di contenziosi, Kroll Ontrack presenta un nuovo modello per lo svolgimento delle attività di ediscovery e una nuova suite di prodotti con il lancio di ediscovery.com. In qualità di leader nel recupero dati e nelle attività di ediscovery l’azienda sta sfidando l’industria nell’abbandonare un approccio consolidato che tratta ogni progetto di ediscovery come nuovo, in favore dell’uso di un metodo ripetibile che può migliorare drasticamente la stima dei tempi, dei costi e dei risultati.
L’Advisory Board di Kroll Ontrack, composto da rappresentanti di diverse grandi aziende e studi legali, avvia in media 46 nuovi progetti ediscovery all’anno. Per ognuno di questi è necessario rilevare ed elaborare sempre più dati non strutturati (Big Data) sparsi tra computer, laptop, dispositivi mobili e anche social network cloud-based. Proprio questo aspetto legato ai Big Data sta crescendo in modo insostenibile.
“Oggi, i progetti di ediscovery sono gestiti come se fossero un evento una tantum, nei quali persone, processi e tecnologie spesso cambiano da progetto a progetto, andando così ad alimentare costi e risultati non prevedibili.” sottolinea Dean Hager, presidente e CEO di Kroll Ontrack. “Poichè le aziende spesso affrontano più questioni legate all’ediscovery contemporaneamente partendo dallo stesso insieme di dati, l’ediscovery dovrebbe essere gestito come un processo di business in corso, in miglioramento continuo. Con ediscovery.com, Kroll Ontrack sta trasformando l’ediscovery da arte –qualcosa che viene ricreato per ciascun nuovo progetto – a scienza – qualcosa che è prevedibile, affidabile ed efficiente e con risultati di qualità superiore”.
La nuova piattaforma ediscovery.com di Kroll Ontrack comprende tre prodotti che si integrano perfettamente tra loro:
• Ediscovery for Portfolio Management, che è la prima soluzione per la gestione collaborativa delle attività di ediscovery come un portafoglio e non come singoli progetti.
• Ediscovery.com Review, che è un unico strumento che offre un controllo senza precedenti sul volume dei dati e sul livello dei costi attraverso la valutazione, l’analisi, la revisione e la produzione dei dati.
• Ediscovery.com Collect, che è stato progettato per ridurre tempi e costi di identificazione, conservazione e raccolta dei dati di ediscovery da Microsoft Exchange e Microsoft SharePoint.
David Yerich, direttore di ediscovery presso UnitedHealth Group, un’importante società specializzata in assistenza sanitaria, ha sottolineato che la legge è un’arte ma l’attività di ediscovery non dovrebbe esserlo. “Non ci sono mai due casi identici”, ha detto Yerich . “Tuttavia, l’ediscovery, che fornisce assistenza nella gestione delle pratiche legali, è un processo che può essere definito. Kroll Ontrack ha intrapreso un percorso per aiutare i clienti a perfezionare questo processo, per renderlo non solo ripetibile ma anche migliore con qualsiasi progetto”.
Tre nuovi prodotti:
Ediscovery for portfolio management: con funzionalità uniche nel suo genere e intuitive, imprese e studi legali possono visualizzare e gestire da qualsiasi dispositivo tutti i loro progetti di ediscovery come un portafoglio. Attraverso dashboard interattive che forniscono metriche in tempo reale sia sul portfolio che sul singolo progetto, ediscovery.com permette agli avvocati di prevedere, identificare le tendenze e trovare opportunità per una maggiore efficienza. Al di là di un nuovo livello di trasparenza per ediscovery, ediscovery.com sostituisce l’elevata quantità di email e telefonate necessaria per gestire i progetti con una semplice bacheca di gestione, nella quale i gruppi di lavoro possono dirigere i progetti e vedere gli aggiornamenti di stato e i progressi in tempo reale.
Ediscovery.com for review: un unico tool offre maggiore potenza agli addetti alla revisione nel condurre attività di early data assessment, di analisi, di revisione e nel produrre i dati. Ediscovery.com Review fornisce una vista in tempo reale su grandi quantità di informazioni e allo stesso tempo permette ai clienti di amministrare in modo efficiente i propri volumi di storage. I team di ediscovery hanno la possibilità di scegliere i loro formati di dati e di accantonare i dati non necessari, ciò fornisce ai revisori la flessibilità necessaria per adattarsi facilmente ai cambiamenti nel corso del processo, tenendo allo stesso tempo sotto controllo i costi di ediscovery. Al di là di questi due aspetti, la potente tecnologia di codifica predittiva è disponibile in ogni fase del processo, assicurando una revisione efficiente, precisa e conveniente dall’inizio alla fine.
Ediscovery.com for collection: basato su Ontrack PowerControls, ediscovery.com Collect è un tool collaudato per la raccolta di dati da Microsoft Exchange e Microsoft SharePoint che consente di risparmiare tempo prezioso e costi per l’identificazione, la conservazione e la raccolta di dati per l’ediscovery. Con la ricerca intelligente e un semplice drag and drop, i team di ediscovery possono ricercare, individuare e raccogliere i dati potenzialmente importanti in modo rapido ed efficace garantendo che le scadenze legali vengano rispettate.
“Kroll Ontrack è focalizzata sulla fornitura di soluzioni tecnologiche innovative che ridefiniscono il modo di gestire le attività di ediscovery da parte di aziende e studi legali al fine di dare ripetibilità ad un intero portafoglio di progetti”, ha aggiunto Hager. “Ediscovery.com sta cambiando il settore in quanto mette insieme dati, tecnologia e comunicazione abbracciando i principi della ripetibilità per aiutare l’industria a raggiungere risultati più prevedibili, efficaci e di qualità”.
