Un sistema informativo basato su un solido e flessibile software di Erp, come Infor ERP Baan, è fondamentale per elaborare e gestire i grandi volumi di dati che le aziende operanti nel comparto delle utility devono produrre
AEG Reti Distribuzione è una società con sede a Ivrea che si occupa di distribuzione del gas naturale e movimenta, ogni anno, oltre 60 milioni di metri cubi di gas naturale attraverso la propria rete di circa 580 chilometri e distribuita sul territorio del Canavese, delle Valli Orco e Soana e nel Vercellese. Ha iniziato le proprie attività nel 2003, come spinoff aziendale sulla base del “decreto Letta” del 2000 che ha stabilito la separazione tra società di vendita e di distribuzione di gas naturale. La società è posseduta al 100% dall’azienda madre Azienda Energia e Gas Società Cooperativa, che si occupa della vendita del gas naturale, dell’energia elettrica e dell’acqua calda per il teleriscaldamento. Il progetto di un sistema informativo integrato è nato nel 2005 in AEG Cooperativa ed è stato trasferito, assieme al suo responsabile, in AEG Reti Distribuzione a metà del 2007. Sempre da quella data AEG Reti Distribuzione ha cominciato a occuparsi della gestione e della manutenzione delle proprietà del gruppo: reti di distribuzione metano, reti di teleriscaldamento, centrali termiche, centrali cogenerative frigorifere, acquisti e anche dei sistemi informativi. I dipendenti sono circa una cinquantina, distribuiti tra AEG Cooperativa e AEG Reti Distribuzione, per un fatturato consolidato di gruppo che oltrepassa i 50 milioni di euro.
Il mercato dell’energia in cui opera AEG Reti Distribuzione è stato liberalizzato. Nel 2004 è stato liberalizzato anzitutto il comparto dell’energia elettrica, e dopo 3 anni quello del gas naturale. Queste liberalizzazioni hanno determinato nelle società attive su questo mercato una serie di riorganizzazioni garantendo, come primo effetto, il libero accesso alle condotte a qualsiasi venditore; per quanto riguarda il fronte domanda, con la nuova situazione, tutti, dal piccolo consumatore alla grande azienda, possono acquistare gas naturale o energia elettrica dove e da chi vogliono. Nella situazione pre-liberalizzazione, oltre al monopolista ENI c’erano, in ambito locale, società che avevano cominciato a realizzare le proprie reti distributive. Tra queste, nell’area di Ivrea, anche AEG aveva sviluppato le proprie reti di distribuzione che passavano dal “gas di città” al gas naturale. Dagli anni 60 fino a oggi c’è stato un costante sviluppo della metanizzazione praticamente su tutto il territorio nazionale, a parte la Sardegna, dove continuano a esserci micro-reti di gas propano liquido, o Gpl. In particolare il Nord Italia vede la distribuzione del gas naturale in modo molto capillare, infatti arriva praticamente in ogni casa. Oggi il mercato si sta concentrando per effetto di una serie di aggregazioni che hanno ridotto il numero di distributori da 500 a circa 150 in tutta Italia, mentre sostanzialmente stabile è stato il numero dei vendor.
Gli Obiettivi
Un sistema informativo basato su un solido e flessibile software di Erp è fondamentale per elaborare e gestire i grandi volumi di dati che le aziende operanti nel comparto delle utility devono produrre.
Questi dati servono per esempio a AEG Cooperativa anzitutto per produrre ogni mese 25mila bollette per i propri clienti, bollette differenti per tipologie di aziende clienti, di contratto, di sconti, di volumi e di prodotto distribuito (gas metano, energia elettrica ecc.). C’è poi il capitolo “rapporti con l’Autorità di Vigilanza del settore”, un capitolo impegnativo sia per i volumi di dati che questa periodicamente richiede, sia perché tali dati, in alcuni casi, devono essere rielaborati e riaggregati in maniera particolare, un’operazione che sarebbe impossibile effettuare senza il supporto di un sistema informativo al tempo stesso rigoroso e flessibile. Riccardo Casaburi, direttore generale della società AEG Reti Distribuzione e anche responsabile ad interim della struttura IT, cita l’esempio di due adempimenti particolarmente complessi da soddisfare. Il primo riguarda la definizione del “Report dei prezzi medi” richiesto dall’Autorità, un lavoro che necessita mesi di raccolta ed elaborazione dati e che viene prodotto sulla base di requirement definiti, ma frequentemente modificati, dall’Autorità. Si tratta di operazioni che sono possibili, spiega il dottor Casaburi, «solo se si ottiene in partenza una parcellizzazione estrema del dato, in modo da permetterne la ricomposizione a posteriori».
Un altro esempio di complessità riguarda la cosiddetta “Denuncia UTF” di grande importanza per quanto riguarda il calcolo delle accise, e che AEG deve produrre a livello regionale, ma specificandola provincia per provincia.
Con il vecchio software gestionale utilizzato in AEG fino al 2005, adempimenti come questi sarebbero stati impossibili da soddisfare visto che quel software praticamente si occupava soltanto della fatturazione del gas metano con modalità di fatturazione delle bollette estremamente limitate.
La scelta di un Erp da parte di AEG è nata proprio dalla necessità di avere un supporto solido, scalabile e flessibile su cui sviluppare le verticalizzazioni necessarie per gestire le specificità applicative del mondo delle utility. Per esempio quelle riguardanti la complessità del processo di fatturazione che riguarda varie tipologie di prodotto (il gas metano, l’energia elettrica e altri materiali) di clienti da distinguere per classi di consumo e per differenti modalità di pagamento, scontistiche e tariffazioni (che variano dalle aziende di produzione che hanno accise ridotte per esempio rispetto ai supermercati che non godono di benefici fiscali) e così via. A questa flessibilità deve sommarsi invece un assoluto rigore quando si passa alla necessaria integrazione della parte di billing con la gestione finanziaria.
La software selection ha contrapposto Infor ERP Baan e un altro grande Erp internazionale e ha premiato la soluzione Infor per 2 motivi: la flessibilità della piattaforma e il vantaggioso rapporto costo- prestazioni rispetto al prodotto concorrente.
Una volta scelto il software più adeguato si trattava di verticalizzarne le funzionalità per il settore delle utility e Riccardo Casaburi ricorda che AEG è stata la prima azienda con i suoi partner informatici a sviluppare in Italia («e forse in Europa» aggiunge) un billing verticalizzato sull’energia elettrica e il gas utilizzando come piattaforma di sviluppo Infor ERP Baan. Il progetto, avviato a metà 2005 è andato live il primo gennaio del 2007 con le prime bollette per il gas e, a metà del 2008, con quelle per l’energia elettrica. «La piattaforma si è dimostrata performante e stabile – commenta Casaburi – e oggi sono operative le applicazioni tipiche della distribuzione nel nostro comparto: ordini d’acquisto, manutenzione impianti, profili di prelievo, reportistiche mensili per l’Autorità sul livello di soddisfazione del cliente e sulle attività svolte, gestione completa del magazzino ecc.»
I Benefici
Al momento, con il supporto di Infor e di alcuni suoi partner (tra questi NetSurfing “competence centre Infor”), AEG Reti sta lavorando ad alcuni progetti: l’integrazione di Infor ERP Baan con EAM Enterprise, il software di Infor specializzato nella gestione degli asset e delle attività di manutenzione degli impianti, l’integrazione in Infor ERP Baan di un altro applicativo specifico che riguarda i cosiddetti “profili di prelievo” con cui si determinano i prevedibili consumi futuri di un cliente e infine l’integrazione in Infor ERP Baan della gestione dei cespiti che oggi viene fatta con Excel.
«Superata la prima fase di codifica degli impianti e degli apparati, a regime si passerà alla gestione del pronto intervento e alla manutenzione programmata, le quali saranno effettuate localmente con dotazione di terminali mobili portatili», sostiene Giorgio Omenetto marketing manager di NetSurfing.
In fase avanzata di gestione operativa, gli Ordini di Lavoro emessi, potranno essere integrati delle funzioni di ispezione della rete (distribuzione e misura conforme alle prescrizioni di legge) e di budgeting la quale permetterà delle accurate e articolate analisi economiche e la misura delle performance.
Inoltre sarà sviluppata una reportistica (Kpi) esauriente, che permetterà una attenta analisi dell’efficienza produttiva unita a una buona capacità di pianificazione economica/finanziaria.
Altri progetti più a lungo termine sono legati all’analisi di nuovi settori di attività industriale sempre organizzati secondo il modello a rete, per valutare nuove opportunità di business (per esempio nell’erogazione e distribuzione di acqua potabile o nell’ambito dell’illuminazione pubblica).
A supporto dell’espansione del business
Come sottolinea il direttore generale della società AEG Reti, la flessibilità della piattaforma ERP di Infor e l’adattabilità del software di fatturazione danno a AEG la possibilità di spostarsi su nuove aree di attività e opportunità di business con una certa rapidità e senza impegnative e onerose ripercussioni sul sistema informativo.
Casaburi fa l’esempio dell’attività di distribuzione di erogatori di acqua gasata sul territorio del Canavese in cui AEG Reti ha deciso di recente di impegnarsi. Per i soci della cooperativa di consumatori già clienti di AEG il pagamento dell’acqua gasata avverrà attraverso un badge e finirà, debitamente scontato, nella fattura che già ricevono per gli altri servizi fruiti.
L’ERP Baan di Infor si è già dimostrato un supporto sicuro per la crescita delle attività di AEG confermandosi così come vera e propria «spina dorsale che definisce le modalità operative di tutte le attività aziendali», afferma Casaburi.
Riccardo Casaburi ci fornisce una ulteriore conferma dell’importanza che per le utility hanno sistemi informativi basati su Erp solidi, flessibili e scalabili e allo stesso tempo della bontà della scelta fatta con Baan di Infor.
Come spiega il manager di AEG Reti, la disponibilità di un sistema informativo in grado di gestire un numero di 150-200mila utenti è ormai un requisito d’obbligo, presente nei bandi di gara, per le società che vogliano concorrere all’assegnazione di contratti di distribuzione del gas naturale. «E questo per noi oggi non è un problema, perché il nostro sistema – conclude soddisfatto Calsaburi – ha livelli di scalabilità tali da garantire queste performance».
