Gli uffici della contabilità fornitori di molte aziende sono ancora sommersi dagli incartamenti e circondati da vecchi archivi disordinati, mentre è disponibile la soluzione che con pochi click visualizza l’immagine digitale del documento desiderato
Se vi capita che un fornitore telefoni per chiedere informazioni sulla situazione dei pagamenti scaduti, ma tra tutte le carte che invadono l’ufficio avete perso le fatture originali e sono introvabili anche le copie successivamente inviate tramite fax. Se tutto è bloccato perché sembra che prezzi e quantità indicati nelle fatture siano sbagliati. E se gli ordini che sono stati emessi si nascondono tra la documentazione lasciata da un vostro collega che si è dimesso. E se persino le bolle di consegna non sono mai arrivate dal magazzino. Allora – forse – è il momento di chiedere aiuto a Integra Document Management.
Infatti, da oltre dieci anni e con un fatturato che nel 2012 ha superato i 32 milioni di euro, IDM è specializzata nell’ambito della gestione documentale, con un’offerta completa di servizi per il business process outsourcing.
AMMINISTRAZIONE PAPERLESS
Per spiegare la valenza di questo approccio, IDM ha organizzato recentemente un seminario dal titolo “Il ciclo passivo paperless: servizi, soluzioni ed esperienze reali” per spiegare come gestire il ciclo passivo in modalità paperless.
«Se ragioniamo in termini di tecnologie, di soluzioni applicative e di funzionalità disponibili – ha spiegato Marco Donnamaria, sales & marketing director di IDM Group – eliminare la carta, digitalizzando documenti di tutti i tipi, è ormai facile e alla portata di tutti. Per ottenere i migliori risultati è necessario integrare i servizi di outsourcing, orientati a una puntuale gestione dei documenti, con l’organizzazione, i processi e i sistemi del cliente, grazie a un modello di connessione come quello da noi proposto».
Affidare la gestione documentale a un partner esterno risponde al bisogno delle aziende di migliorare la produttività e di ridurre i costi operativi, mantenendo internamente la struttura agile e focalizzata sul controllo e sulla gestione amministrativa e contabile. IDM ha consolidato un know-how approfondito, prendendo in carico tutti i processi documentali, legati all’amministrazione e alle customer operations, per grandi clienti in diversi settori, quali assicurazioni, banche, telco, media, multi utility, retail e GDO. In particolare, come ha sottolineato Marco Donnamaria, questi servizi rappresentano un contributo che facilita le attività del ciclo passivo dell’impresa in termini di maggior efficienza esecutiva, ma anche sotto il profilo di un rilevante risparmio economico, con una notevole riduzione delle attività a più basso livello e il recupero di spazi fisici.
«Nell’ambito dell’amministrazione – ha messo in evidenza Marco Donnamaria, durante la presentazione – è proprio il processo di gestione del ciclo passivo che rappresenta le maggiori difficoltà. La molteplicità dei canali tramite i quali possono giungere fatture e quant’altro, come – per esempio – posta normale, email, fax, PEC, ma anche le numerose tipologie di formato dei documenti stessi, come carta, file .doc e .pdf oppure immagini, rendono complessa la loro normalizzazione e il recupero delle informazioni essenziali».
Le testimonianze di RCS Media Group (www.rcsmediagroup.it) e Metro Italia Cash & Carry (www.metro.it) hanno evidenziato la validità della collaborazione con IDM, fondamentale per la dematerializzazione, tramite sofisticate soluzioni di data capture, per il recupero e la validazione delle informazioni contenute nei documenti, per l’archiviazione e la conservazione sostitutiva e, infine, per la distribuzione del formato digitale e l’integrazione applicativa con le piattaforme ERP dell’utente, con l’acquisizione diretta delle informazioni contabili.
«Il contributo proattivo di IDM – ha detto Emiliano Veronesi, CFO di Metro Italia Cash & Carry – oltre a permetterci notevoli risparmi di tempo, aderenza alle normative sulla compliance, qualità dei risultati e passaggio da costi fissi a costi variabili, ci ha permesso di sviluppare un portale veramente innovativo. Infatti, connettendo i nostri sistemi informativi con quelli di IDM, possiamo mantenere con tutti i nostri fornitori e clienti un contatto virtuale diretto supportato da tutta la documentazione digitale necessaria. In caso di errori, ciò favorisce – per esempio – la risoluzione in tempi brevissimi di eventuali dispute, con l’emissione automatica di note di credito oppure di piani di rientro per il recupero crediti».
