L’azienda spagnola ha guadagnato in efficienza, controlli e visibilità nella gestione mensile delle proprie fatture
Esker, leader mondiale di soluzioni di automatizzazione dei processi documentali, ha annunciato l’inizio di un nuovo progetto di dematerializzazione per Hijos de Juan de Garay riguardante la gestione delle fatture fornitori, con l’obiettivo di ottimizzare il ciclo passivo e aumentarne controllo e visibilità.
Hijos de Juan de Garay, con sede nella provincia spagnola di Guipuzcoa, produce componenti e macchinari per l’industria automobilistica. L’azienda gestisce circa 1000 fatture ogni mese, alcune di queste possono avere fino a 70 righe articoli. Finora il processo di cattura dei dati era basato prevalentemente sulla carta. Ciò significa che un impiegato a tempo pieno e un impiegato part-time si dedicavano esclusivamente all’inserimento manuale dei dati. La gestione manuale di queste fatture rendeva davvero molto stressante e complicata la chiusura ogni fine mese.
Risultati post-implementazione
La soluzione Esker, implementata in ambiente SAP, è in grado di: effettuare la scansione delle fatture cartacee, estrarre i dati contenuti nella fattura attraverso la tecnologia OCR, visionare i dati attraverso un workflow approvativo al di fuori del sistema SAP, confrontare i dati catturati con le anagrafiche esistenti, completare le informazioni e inserire il record in SAP. L’intero processo necessita ora di un solo impiegato che si occupa della validazione delle fatture e può inoltre dedicare il proprio tempo ad attività a maggiore valore aggiunto.
Hijos de Juan de Garay ha così ottenuto risparmi del 40% nella gestione delle proprie fatture, ma conta di arrivare al 70% di risparmio semplificando sempre di più il proprio workflow approvativo. Questi risparmi sono legati anche alla riduzione nei tempi di gestione delle fatture e alla non-perdita di documenti durante il processo, velocizzando così altri processi amministrativi correlati e ottimizzando il lavoro delle risorse.
“Avevamo bisogno di una soluzione che ci aiutasse a ottimizzare il nostro complesso processo di gestione e approvazione delle fatture fornitori in modo da poterle registrare direttamente in SAP”, ha dichiarato Miguel Antona, Direttore IT, Hijos de Juan de Garay. “Esker ci ha aiutato non solo ad automatizzare i nostri documenti, ma a migliorare tutti i processi di gestione del nostro flusso di documenti per poter raggiungere i livelli di efficienza prefissati”.
Riduzione del consumo di carta
Hijos de Juan de Garay è inoltre favorevole alla digitalizzazione e di conseguenza all’eliminazione di tutta la carta, attività rese possibili con l’utilizzo della tecnologia Esker, certificata in Spagna e anche nei Paesi Baschi. La quantità di carta non consumata, grazie alla riduzione delle copie delle fatture realizzate, è stata sufficiente di per sè per eliminare in un anno la carta prodotta con l’abbattimento di un albero, il consumo di 1.291 litri di acqua, 200 kW di corrente elettrica e 124 kg di emissioni di CO2.
