Esker ha annunciato che Zolpan, filiale del Gruppo Materis, leader mondiale nel mercato delle pitture e materiali speciali per edilizia, ha scelto Esker per automatizzare le proprie fatture clienti (oltre 60.000 documenti al mese).
La soluzione Esker, sviluppata in due fasi, ha consentito a Zolpan, alle proprie filiali e ai 122 store dislocati in Francia, di passare progressivamente alla fatturazione elettronica.
In precedenza Zolpan inviava le fatture ai propri clienti alla fine di ogni mese. Occorrevano due giorni in ogni filiale per gestire la stampa, l’imbustamento e l’affrancatura delle fatture. L’archiviazione dei documenti avveniva internamente in formato PDF e non sempre in modo conforme e nel rispetto delle normative vigenti in materia di archiviazione elettronica.
In un contesto di sviluppo ecosostenbile, Zolpan era alla ricerca di una soluzione di automatizzazione dei processi documentali per dematerializzare le proprie fatture clienti e ha selezionato Esker per:
• Velocizzare il processo di invio delle fatture clienti
• Ridurre i costi di gestione delle fatture
• Ridurre l’utilizzo della carta nel rispetto delle inizitive corporate di social responsibility
• Gestire in modo adeguato picchi di volume e carico di lavoro
• Assicurare l’archiviazione elettronica affidabile e legale dei documenti
• Aumentare la produttività e semplificare l’organizzazione interna
La soluzione Esker Accounts Receivable, implementata in due fasi, è stata sviluppata inizialmente per la distribuzione delle fatture all’interno del gruppo – circa 9.000 pagine al mese.
Nella seconda fase del progetto invece Zolpan ha pianificato di far passare le proprie filiali e i propri 14.000 clienti alla fatturazione elettronica – per gestire in conclusione oltre 60.000 fatture al mese.
Per favorire il passaggio alla fatturazione elettronica e contribuire allo sviluppo sostenibile, Zolpan offrirà due possibilità. I clienti che hanno optato per la fatturazione elettronica avranno un accesso diretto, attraverso un portale web, alle proprie fatture – attuali e archiviate. Per i clienti che continueranno invece a ricevere le fatture cartacee, Zolpan esternalizzerà l’invio delle fatture che verranno mandate ai centri di produzione Esker dove verranno stampate, imbustate, affrancate e consegnate all’ufficio postale. Zolpan non dovrà più gestire internamente picchi di volume e carico di lavoro legati alle fatture clienti. Gli stessi clienti saranno quindi in grado di scegliere la modalità di ricezione delle fatture direttamente dal portale web.
“Grazie alla semplice implementazione necessaria e all’utilizzo quotidiano della soluzione Esker, siamo ora in grado di passare progressivamente dalle fatture cartacee alla fatturazione elettronica, nel rispetto della volontà dei nostri clienti. Entro la fine dell’anno, grazie a Esker, esternalizzeremo tutte le nostre fatture clienti e ciò ci consentirà di eliminare l’utilizzo della carta e i costi ad essa associati, e di perseguire l’obiettivo corporate della social responsibility in tutto il gruppo”, ha dichiarato Laurent Reynard, Direttore Sistemi Informativi Zolpan.
