Roche Italia, ai vertici del mercato italiano nel settore farmaceutico e biotecnologico, ha scelto Esker, a seguito delle norme varate da Regione Lazio (già imitata da altri enti), per implementare una piattaforma documentale flessibile in grado di gestire il formato elettronico in multicanalità.
In Italia, la legislazione ha messo a disposizione delle Pubbliche Amministrazioni diverse modalità di interfacciamento per lo scambio elettronico di documenti, spesso proprietarie. “In particolare la Regione Lazio, ha approvato la sottoscrizione di specifici accordi al fine di regolamentare le procedure e le modalità di pagamento delle prestazioni sanitarie da rendere, da parte delle Strutture Sanitarie provvisoriamente Accreditate, a decorrere dall’1 gennaio 2009”, ha spiegato Benedetto Scamarcia, Information Manager di Roche S.p.A..
Le nuove norme dell’ente, attive dal 2009, prevedono la firma di un accordo tra il fornitore e le Aziende Sanitarie, e tra i vincoli per i fornitori vi sono: la rinuncia al contenzioso; la rinuncia agli interessi maturati fino al 180° giorno; l’invio delle fatture per via telematica al servizio centrale regionale, che provvede a smistarle alle Aziende di competenza sempre in via telematica. Per contro le Aziende Sanitarie si impegnano a liquidare tali crediti entro 120 giorni e pagare le spettanze entro 180 giorni dalla data di presentazione delle fatture telematiche con il supporto tecnico della Regione.
“In base alle nuove norme vigenti in Lazio, le fatture emesse dai sottoscrittori degli accordi sono scambiate tra fornitori, Regione e Aziende Sanitarie unicamente in modalità telematica conformemente a un tracciato XML definito, eliminando completamente il supporto cartaceo. Anche tutte le informazioni relative allo stato contabile delle fatture all’interno delle AS sono trasferite al sistema regionale tramite trasferimento di flussi XML”, ha aggiunto Scamarcia
“Roche Italia era pertanto alla ricerca di una soluzione che gli consentisse di cogliere i benefici offerti dal sistema proposto dalla Regione Lazio attraverso una soluzione in linea con le specifiche di tale sistema e soprattutto, in grado di adattarsi a nuove eventuali iniziative di fatturazione elettronica” ha affermato Massimo Bianchi di BSC Consulting, società del Gruppo Terasystem, partner tecnologico di Roche Italia nella gestione e sviluppo del sistema informativo aziendale.
“Esker DeliveryWare ha permesso al nostro cliente di disaccoppiare il processo di creazione delle fatture, centralizzato e difficilmente modificabile, che intercetta e processa le fatture emesse da SAP e le converte nei diversi formati richiesti dagli utenti: fax, posta ordinaria, email certificata, tracciati proprietari XML” ha aggiunto Bianchi.
“La collaborazione con la Regione Lazio e la soluzione implementata sono il primo grande passo per migliorare e rendere più efficienti i processi tra Istituzioni Sanitarie e Azienda. E’ stato un piacere dimostrare come le soluzioni tecnologiche possano aggiungere valore nell’ottica di un e-government sempre più spinto. Mi auguro che l’iniziativa della Regione Lazio non rimanga isolata, ma possa essere d’esempio anche per altre Regioni”, ha affermato Daniele Panigati, Direttore Sistemi Informativi e Logistica di Roche S.p.A..
L’introduzione della soluzione di gestione documentale è stata pensata con l’obiettivo della conservazione sostitutiva in formato elettronico dei documenti, argomento che verrà espanso e finalizzato nel corso del 2010. “La piattaforma DeliveryWare di Esker ci ha offerto la flessibilità necessaria per gestire la multicanalità di cui avevamo bisogno”, afferma Benedetto Scamarcia.
L’operatività è stata raggiunta in un mese e mezzo senza intoppi, nel rispetto degli accordi presi con la Regione Lazio per l’avvio della fatturazione elettronica. L’adozione di una soluzione locale per la filiale italiana è stata preferita a un processo di change management sul sistema SAP centralizzato in Svizzera, inevitabilmente laborioso e lungo.
Altri vantaggi sono riconducibili all’indipendenza nei processi distributivi, alla creazione di un processo touchless dal PDF al formato finale, alla tracciabilità e al monitoraggio dei flussi. “Senza dimenticare i significativi ritorni economici in termini di tempi di pagamento, i quali sono stati praticamente dimezzati”, ha sottolineato Benedetto Scamarcia.
