La soluzione Esker dimezza il tempo di invio delle fatture clienti
Esker ha annunciato che KONE Corporation, una delle maggiori aziende a livello mondiale nella progettazione, produzione e manutenzione di ascensori, scale e tappeti mobili, ha scelto Esker per automatizzare ed esternalizzare l’invio delle proprie fatture clienti in Francia. Nello specifico, oltre un milione di pagine vengono emesse ogni anno in KONE direttamente dall’applicazione SAP.
La soluzione Esker, implementata in meno di otto giorni, ha permesso a KONE di dimezzare il tempo impiegato per inviare le fatture clienti e di beneficiare di un ritorno sull’investimento basato esclusivamente sulla riduzione dei costi di postalizzazione. Il progetto di KONE con Esker è parte di una strategia di esternalizzazione dell’IT che consentirà a KONE di passare progressivamente dalle fatture cartacee alla fatturazione elettronica.
Dalla Torre Oxygen a Lione all’Opera di Parigi, KONE gestisce, solo in Francia, oltre 100.000 ascensori e 130.000 porte per edifici per i propri 100.000 clienti. Questa grande azienda genera un volume considerevole di fatture – vengono inviate oltre 355.000 buste ogni anno, con dei picchi di volume in grado di raggiungere oltre le 40.000 fatture in un singolo giorno.
Avendo già optato per l’esternalizzazione dell’invio delle proprie fatture clienti emesse direttamente dal sistema SAP, KONE era alla ricerca di un fornitore in grado soprattutto di gestire i possibili problemi legati alla postalizzazione tra cui la tracciabilità e la gestione di picchi positivi o negativi.
“Quando gestiamo un processo critico come la fatturazione clienti, richiediamo un livello di qualità e tracciabilità ineccepibili. Esker è stata perfettamente in grado di rispondere alle nostre esigenze e di fornirci soluzioni ben oltre le nostre aspettative iniziali – raggruppare le fatture destinate allo stesso cliente in un’unica busta, comunicazioni transpromozionali e dare informazioni sulle lettere non recapitate, ad esempio in caso di trasferimento o non reperimento del destinatario presso l’indirizzo indicato. La nostra decisione di collaborare con Esker è stata presa sulla base della duplice esperienza di Esker sia nell’ambito della postalizzazione sia dell’automatizzazione dei processi di gestione documentale, che ci hanno consentito di passare gradualmente dalla carta alla fatturazione elettronica”, ha dichiarato Arnaud Allavena, Project Manager, KONE Francia.
La soluzione Esker, implementata senza particolari personalizzazioni, ha permesso a KONE di automatizzare ed esternalizzare l’invio di oltre 355.000 buste ogni anno – 1.200.000 pagine – servendosi del centro di produzione Esker. Grazie a Esker, KONE ha potuto ottenere numerosi benefici tra i quali:
• Tempo di invio delle fatture clienti ridotto più del 50% – ora sono necessari solo due giorni per inviare oltre 20.000 lettere, mentre in precedenza occorreva una settimana
• Riduzione significativa dei costi di consegna e postalizzazione con raggruppamento automatico delle fatture indirizzate allo stesso destinatario in un’unica busta
• Maggiori possibilità di invio grazie al potenziamento dell’infrastruttura del centro di produzione Esker
• Comunicazioni transpromozionali possibili grazie alla capacità di stampare le fatture a colori includendo sistematicamente una pagina di comunicazioni al cliente sul retro della fattura
• Tracciabilità garantita delle fatture caratterizzata da tracciabilità in tempo reale e reportistica in un database SQL.
“Uno dei fattori chiave del successo nell’esternalizzare l’invio delle fatture clienti è stato il nostro approccio business al progetto. Oltre a essere un progetto tecnologico, è stato prima di tutto un progetto business, che ha richiesto la comprensione dei diversi processi aziendali. Oggi siamo molto soddisfatti delle soluzioni Esker. L’implementazione è avvenuta in tempi record – 8 giorni — non sono serviti neanche 10 giorni per avere la soluzione implementata e funzionante e senza necessità di training! Abbiamo notato un ritorno sull’investimento profittevole, basato soprattutto sui risparmi nei costi di postalizzazione e sul raggruppamento delle fatture per cliente”, ha concluso Allavena.
