Agilità, efficienza e risparmio nel processo di fatturazione
Almet Italia, uno dei principali punti di riferimento in Italia nella distribuzione di semilavorati in Alluminio e Acciaio Inox per l’industria e oggi parte di uno dei maggiori network di distribuzione di metalli in Europa, ha scelto la soluzione on demand Esker per dematerializzare e automatizzare l’invio delle proprie fatture clienti. La soluzione Esker, agile e ad alto valore aggiunto, ha permesso ad Almet Italia di ottenere vantaggi tangibili, oltre i complimenti dei clienti.
“Almet Italia emette circa 20.000 fatture ogni anno a circa 3.000 clienti. Prima dell’automazione, la gestione dei documenti cartacei era di tipo tradizionale: le fatture erano spedite per posta ordinaria e, ai clienti che ne facevano richiesta, una copia era anticipata via e-mail in formato elettronico, con una gestione anche in questo caso manuale” ha dichiarato Cristiano Dondi, Responsabile Sistemi Informativi, Almet Italia. “Le fatture erano stampate nei nostri uffici e successivamente trasportate all’Ufficio Postale dove avveniva l’imbustamento e la spedizione.
Com’è facile immaginare, il processo risultava molto costoso, visto che una persona doveva occuparsi esclusivamente delle fatture per molte ore al mese; inoltre i clienti lamentavano ritardi perché le lettere arrivavano a destinazione dopo oltre due settimane dall’emissione contabile. A fronte di questa situazione, in azienda è emersa l’esigenza di una soluzione in grado di ridurre il numero delle fatture cartacee, trasformandole in formato elettronico, e consentire ad Almet Italia di risparmiare in termini di tempo, costi e risorse impiegate”.
In Almet Italia era ed è tuttora presente un sistema gestionale realizzato ad hoc, in grado di generare i documenti contabili come file in formato Pdf. La soluzione ricercata doveva pertanto automatizzare l’invio delle fatture clienti senza alcun impatto sul gestionale e sul sistema informativo aziendale. Per questo motivo l’azienda ha optato per un servizio on demand del tipo SaaS (Software as a Service).
Almet Italia ha trovato nella soluzione on demand di Esker le migliori risposte alle proprie esigenze: “Esistono diverse soluzioni di gestione documentale, sia come software da installare e gestire in azienda, sia come servizio fruibile on demand via internet. La soluzione ‘in forma di servizio’ ci è sembrata da subito la più interessante perché ci consentiva di non complicare i sistemi informativi aziendali con applicazioni tutto sommato marginali rispetto alla gestione del business” ha spiegato Dondi. “La soluzione Esker ci è apparsa subito come la più completa e sofisticata. L’aspetto che personalmente ho molto apprezzato è la possibilità data ai nostri clienti di un portale personalizzato dove possono, in totale autonomia e in qualsiasi momento, vedere e scaricare lo storico delle proprie fatture e modificare le preferenze di invio”.
La riorganizzazione del processo è stata rapida e senza impatti negativi sull’attività dell’ufficio amministrativo di Almet Italia. La soluzione Esker si è rivelata poco invasiva per il sistema informatico esistente – ha richiesto semplicemente al gestionale la produzione delle fatture in formato Pdf, come già avveniva in precedenza, e la creazione di una semplice interfaccia per trasmettere al sistema Esker i dati (indirizzo, numero di fax, indirizzo e-mail) necessari allo smistamento dei documenti ai clienti. La soluzione on demand Esker – Esker Accounts Receivable on demand (ARoD) – gestisce ora completamente e in automatico la spedizione delle fatture attive a seconda delle preferenze espresse da ogni singolo cliente. La maggior parte dei clienti ha accettato di ricevere solo la copia elettronica della fattura, aderendo all’iniziativa il giorno stesso dell’emissione.
“Il nostro timore era che ci fossero delle resistenze all’invio del solo documento elettronico, presupposto perché si concretizzassero i risparmi preventivati. La reazione dei clienti è stata, al contrario, molto positiva. Tutti hanno apprezzato la tempestività dell’invio per e-mail e il portale personalizzato con lo storico dei documenti. Molti clienti hanno aderito al nostro invito di passare alla spedizione via e-mail e nessuno è tornato sui propri passi. Abbiamo persino ricevuto dei complimenti, che per un servizio di fatturazione è un fatto, ritengo, abbastanza singolare” ha continuato Dondi.
Grazie alla soluzione Esker, Almet Italia ad oggi:
– Ha automatizzato completamente l’invio delle fatture: liberando l’impiegato addetto a questa attività
– Invia la maggior parte dei documenti in formato elettronico: riducendo considerevolmente la gestione e l’invio di documenti cartacei e le relative spese postali
– Fornisce al cliente un servizo efficace e tempestivo: già il 75% dei clienti ha scelto l’invio del solo documento elettronico. Inoltre anche i clienti che non hanno optato per la nuova soluzione ricevono le fatture in tempi più brevi rispetto a quanto accadeva prima
Il progetto Esker ARoD – Automatizzazione fatture clienti on demand – è l’inizio di un percorso di dematerializzazione che Almet Italia intende proseguire in collaborazione con Esker: “Stiamo già pensando all’automazione delle conferme d’ordine cliente, un flusso più complesso in cui si fa un uso enorme del fax. Intanto ci godiamo gli ottimi risultati che stiamo raggiungendo con questo primo progetto” ha concluso Dondi.
