Anche la società di produzione di energia del gruppo E.ON ha scelto la soluzione EMC Documentum implementata da Comedata srl, aumentando la velocità e l’efficienza operativa dei processi di document management
Le soluzioni di information management di EMC Corporation, leader mondiale nelle soluzioni e tecnologie per la gestione dell’infrastruttura informativa, sono state scelte da E.ON, uno dei più importanti gruppi energetici privati al mondo, a supporto delle proprie attività italiane.
In particolare, E.ON per il business della produzione in Italia ha scelto la soluzione EMC Documentum, implementata da Comedata srl, come piattaforma di base per il document management, dalla gestione delle fatture del ciclo passivo all’archiviazione della documentazione tecnica delle centrali termoelettriche. Le funzionalità della soluzione e l’integrazione nell’ambiente SAP hanno aumentato la velocità e l’efficienza operativa con evidenti benefici nelle fasi di ricerca, visualizzazione, controllo e verifica della documentazione.
L’implementazione di EMC Documentum ha permesso di affrontare con successo il progetto di document management, nato in E.ON Produzione nel 2008 nell’ottica di velocizzare e ottimizzare la gestione dell’intero ciclo passivo del business della generazione di energia, con l’obiettivo di digitalizzare tutta la documentazione inerente i fornitori e integrando il processo nell’ambiente SAP esistente. Un’altra area di interesse del progetto riguardava la digitalizzazione e l’archiviazione della documentazione tecnica prodotta nelle nove centrali termoelettriche e idroelettriche presenti in Italia.
L’obiettivo iniziale era quello di ridurre allo stretto necessario le attività manuali, diminuire le possibilità di errore, eliminare il problema dell’archivio cartaceo, aumentando di conseguenza l’efficienza della gestione del ciclo passivo. Era necessaria una soluzione con funzionalità e flessibilità per soddisfare inizialmente le esigenze di archiviazione e gestione delle fatture digitalizzate, ma in grado di sostenere sviluppi futuri per completare un processo strutturato ed efficiente dell’intero ciclo passivo, partendo dalla gestione degli ordini per arrivare ai pagamenti e sviluppando un sistema di workflow in grado di coordinare e ottimizzare le attività dell’ufficio acquisti e dell’amministrazione.
Altra importantissima esigenza era quella della completa integrazione con l’ambiente SAP di E.ON Produzione, aspetto delicato da valutare con estrema attenzione, considerate le problematiche tecniche di integrazione di applicazioni esterne non sempre semplici da affrontare.
“A fine 2008 abbiamo indetto una software selection basata su precise specifiche tecniche in linea con le nostre esigenze”, ha ricordato Giovanna Ruggieri, responsabile dei servizi informativi per i business di generation & trading di E.ON Italia. “Un’attenta analisi delle soluzioni presenti sul mercato ci ha portato a scegliere la soluzione EMC Documentum, proposta da Comedata, il system integrator con il quale collaboriamo da tempo e al quale riconosciamo competenza, capacità e professionalità per queste tipologie di progetti. EMC Documentum è risultata essere la soluzione più rispondente ai nostri parametri di valutazione qualità/prezzo e con una comprovata integrazione con il sistema SAP”.
L’implementazione di EMC Documentum è iniziata a metà 2009 ed è stata completata nell’arco di pochi mesi, includendo le fasi di analisi di dettaglio e test necessarie per consegnare agli utenti un sistema testato e funzionante. Perno della soluzione implementata in E.ON Produzione è il modulo EMC Invoice Management for SAP (EIMSAP) – sviluppato da EMC Information Intelligence Group Consulting – che agisce all’interno di SAP rendendo trasparente l’integrazione di EMC Documentum e evitando costi aggiuntivi per ulteriori licenze di sistemi di workflow. I documenti fisicamente archiviati in EMC Documentum sono richiamati attraverso le SAP GUI e sono immediatamente disponibili.
Le fatture del ciclo passivo di E.ON Produzione vengono ora scansionate ed archiviate nel repository di EMC Documentum associando una serie di informazioni utili per la ricerca e visualizzazione in qualsiasi momento e direttamente dalle applicazioni SAP. Il risultato del nuovo processo è una gestione più efficace, con minori rischi di errore e che ha permesso di semplificare e migliorare l’operatività del personale amministrativo di E.ON Produzione. Inoltre, la possibilità di avere costantemente sotto controllo l’iter interno delle fatture e di risolvere prontamente qualsiasi problema, ha contribuito a migliorare il rapporto con i fornitori.
Tra i benefici principali riscontrati vi sono massima integrazione nell’ambiente SAP, maggiore efficienza nella gestione delle fatture del ciclo passivo, semplicità e immediatezza nella ricerca dei documenti direttamente dalle applicazioni SAP, una sensibile diminuzione dei volumi di carta, maggiore efficienza operativa del personale amministrativo e una riduzione degli errori dovuti alla gestione manuale, oltre a flessibilità per sviluppi futuri e un migliore rapporto con i fornitori.
