Passi avanti ma normativa ancora troppo complessa
Nel 2010 quasi il 75% degli enti locali ha un progetto di eGovernment attivo, oltre il 50% più di due e il 25% tre o più. Più del 65% delle Province e quasi l’85% dei Comuni hanno in programma di avviare un’iniziativa di innovazione nei prossimi 12 mesi, più del 45% almeno 2 progetti. Nonostante questo, dopo circa 10 anni di eGovernment italiano appena il 16% delle amministrazioni dà oggi la possibilità agli utenti di inoltrare on-line i documenti e meno dell’8% rende possibile avviare e concludere per via telematica l’intero iter relativo al servizio richiesto.
Sono alcuni dei risultati che emergono dall’Osservatorio eGovernment 2010 della School of Management del Politecnico di Milano, la ricerca che ha coinvolto più di 650 pubbliche amministrazioni locali, tra Comuni, Province e Regioni e visto l’analisi approfondita di circa 40 casi studio, di cui 20 condotti tramite interviste dirette. Quest’anno l’indagine si è concentrata sullo studio delle modalità di gestione dei progetti di innovazione organizzativa e tecnologica negli enti locali, approfondendo i sistemi di pagamento multicanale e quelli di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva.
La ricerca fotografa i passi avanti compiuti dagli enti locali nello sviluppo dell’eGovernment, ma anche le difficoltà e le incertezze che tuttora permangono per avviare, progettare e realizzare la soluzione più adatta alle proprie esigenze. Colpa della complessità legata alle differenti tipologie di competenze richieste (normative, organizzative, tecnologiche, comunicative, ecc.), che rendono lo sviluppo dei progetti molto difficile anche per un ente ben organizzato.
Numero di progetti di eGovernment in corso per ciascun Ente
Attualmente quasi il 50% dei progetti gestiti in autonomia dalle Province e il 63% di quelli gestiti in autonomia dai Comuni fallisce. Ma il rapporto si inverte quando si tratta di progetti gestiti insieme ad altri enti. In generale, le iniziative condotte in collaborazione con altri enti risultano più qualificanti, efficaci e meglio rispondenti agli obiettivi finali per la possibilità di progettazione congiunta, anche se con il limite di un allungamento dei tempi per la maggiore complessità organizzativa da gestire.
Percentuale di successo di un’iniziativa di eGovernment
Fondamentale per la decisione di avviare o meno un’iniziativa di eGovernment sono l’obbligo normativo e la disponibilità di co-finanziamenti esterni. La mancanza di fondi è anche la prima causa bloccante di un’iniziativa di eGovernment insieme all’assenza di un adeguato sostegno della componente politica. In generale si riscontra da parte dell’attuale classe politica a capo degli enti locali un basso livello di interesse iniziale nei confronti di questa tipologia di iniziative, che hanno il difetto di non generare ritorni di immagine tempestivi quanto la costruzione di una rotonda.
Ad ogni modo, è difficile individuare il modello perfetto a cui guardare per innovare nella pubblica amministrazione. L’indagine rileva come in Italia attualmente convivano situazioni fortemente differenti: Comuni capoluogo che si sono strutturati dedicando più di 20 persone alle iniziative di innovazione accanto ad altri di pari dimensioni con solo 2 addetti per tutta la dotazione informatica dell’ente. Gli enti locali in prima fila nel percorso di rinnovamento dell’apparato pubblico non sono necessariamente di grandi dimensioni, anzi sono numerosi i Comuni anche al di sotto dei 30.000 abitanti che hanno svolto questo ruolo coinvolgendo altri enti nelle proprie iniziative di innovazione.
“Si può dire, anzi, che per il successo di iniziative di eGovernment la dimensione dell’ente sia irrilevante – ha affermato Giuliano Noci, responsabile scientifico dell’Osservatorio eGovernment della School of Management del Politecnico di Milano – Determinanti piuttosto sono la presenza di persone che credano davvero nella bontà dei progetti, sia tra politici che tra il personale amministrativo, e l’esistenza di un contesto socio-economico stimolante. Per questo motivo è più probabile trovare enti locali innovativi in territori dove sia forte il turismo o la densità imprenditoriale”.
Una nota dolente è la capacità di programmazione degli enti locali che, combinata alla potenziale mutevolezza della classe politica, rischia in molti casi di rendere vani gli sforzi di innovazione. Meno del 60% degli enti si preoccupa di definire quali siano i costi per la manutenzione ordinaria delle soluzioni sviluppate e meno del 50% per quella evolutiva. Per questo, anche quando un’iniziativa di innovazione viene realizzata con successo, nel 40% dei casi vi è la possibilità che muoia dopo uno o due anni per mancanza di fondi. Combinando questi dati con le statistiche relative al successo di un’iniziativa di innovazione della pubblica amministrazione locale, emerge come a tre anni di distanza 1 iniziativa su 2 fallisca e addirittura 2 su 3 se ad avviarla è un’aggregazione di più Comuni.
La scarsa promozione delle soluzioni realizzate è una delle principali motivazioni del limitato utilizzo dei servizi di eGovernment da parte dell’utenza, anche se quasi il 90% degli enti dichiara di prevedere una qualche forma di marketing nei propri progetti.
“Ciononostante – ha affermato Michele Benedetti, responsabile della Ricerca dell’Osservatorio eGovernment della School of Management del Politecnico di Milano – ben nel 95% dei casi l’ente non utilizza sistemi per misurare l’efficacia delle attività di comunicazione e in quasi il 50% dei casi gli intervistati non hanno saputo dire neanche se qualitativamente ci sono stati degli effetti positivi derivati dalle azioni messe in atto. Ciò sta a indicare come gli enti in realtà abbiamo bisogno di essere aiutati nel capire quando e come comunicare l’eGovernment”.
L’adozione delle tecnologie
Dall’indagine risulta come l’80% degli enti locali abbia attivato almeno una PEC (posta elettronica certificata) e il 60% utilizzi la firma digitale, mentre sono molto meno diffuse altre tecnologie. Meno del 20% degli enti ha attivato un sistema di pagamento alternativo a quelli tradizionali o servizi che richiedono l’utilizzo di sistemi di autenticazione forte. Le percentuali si riducono a meno del 10% quando si parla di conservazione sostitutiva e di timbro digitale.
Lo stato di adozione delle principali tecnologie tra gli Enti Locali
Nonostante la maturità percepita delle tecnologie PEC e firma digitale, metà degli enti dichiara di aver avuto difficoltà nell’adottare queste tecnologie, in particolare per problemi di utilizzo ed implementazione, oltre a una normativa poco chiara. In generale, comunque, si lamenta la mancanza di linee guida operative che chiariscano le modalità con cui adottare queste tecnologie.
Le criticità riscontrate nell’adozione delle tecnologie
“Oggi un forte deterrente all’avvio di iniziative di eGovernment tra gli enti locali – ha proseguito Giuliano Noci, responsabile scientifico dell’Osservatorio eGovernment della School of Management del Politecnico di Milano – è certamente la complessità della normativa nazionale e della sua applicazione, ad esempio per quanto riguarda i pagamenti e l’archiviazione elettronici. In questo contesto, è una notizia positiva la pubblicazione in Gazzetta del Codice dell’Amministrazione Digitale, opera del ministro Renato Brunetta, che contribuisce ad una maggior chiarezza del quadro normativo e dà nuovo impulso alle iniziative di innovazione. Ma questo rappresenta solo il primo passo, a cui mancano ancora diversi elementi che chiariscano le modalità attuative”.
Pagamenti multicanale
Oltre il 58% dei Comuni e il 40% delle Province dichiarano di aver implementato o di avere in corso di implementazione progetti di eGovernment su servizi di pagamento tramite internet o altri canali. Il Focus sui Pagamenti multicanale dell’indagine 2010 dell’Osservatorio eGovernment evidenzia così segnali di crescita significativa di questi servizi, sia per effetto dell’interesse che proviene dal basso, dagli enti e dai cittadini, che dalla spinta proveniente dall’alto, ovvero dal panorama legislativo vigente e dall’azione del Governo, orientati alla promozione dei sistemi di pagamento elettronici.
Tenendo presente che la ricerca ha preso in considerazione un campione di enti fortemente propenso all’innovazione, il 47% degli enti locali intervistati dichiara di aver attivato servizi di pagamento di tributi e/o di tasse attraverso il canale online. La principale motivazione (oltre il 77%) è legata alla volontà di offrire un migliore servizio all’utenza mentre una minoranza (solo il 20%) dichiara di farlo per un recupero di efficienza interna, segno che le attuali soluzioni a disposizione in questo ambito non rispondono appieno alle esigenze di razionalizzazione dei costi della pubblica amministrazione locale. Alcuni enti, addirittura, segnalano al contrario una maggiore onerosità nel gestire questi servizi rispetto ai canali tradizionali, lasciando quindi ampi margini di miglioramento.
Motivazioni dello sviluppo di un servizio di pagamento online
Tuttavia, i sistemi di pagamento online non decollano ancora in termini di utilizzo da parte dell’utenza. Secondo gli enti locali, i principali freni sono la scarsa propensione all’utilizzo di internet e la diffidenza a fornire i propri dati sensibili online (per il 70% degli intervistati), seguiti dalla scarsa conoscenza dell’esistenza del servizio (61,5%). Relativamente meno sentite, ma comunque rilevanti, appaiono le problematiche relative alla complessità e quindi alla difficoltà di utilizzo dei servizi e alle elevate commissioni a carico dell’utenza. In merito a quest’ultimo punto agli intervistati appaiano poco motivate le commissioni che il sistema creditizio impone per transazioni che presentano pochi o nessun rischio.
Archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva
Oltre tre quarti degli enti locali intervistati (76%) ha implementato o sta implementando progetti di archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva di documenti (il 78% dei Comuni, il 64% delle Province e la totalità delle Regioni intervistate).
Quasi un terzo degli enti (29%) effettua la conservazione sostitutiva di alcune specifiche tipologie di documenti prodotti. L’11% ha in corso un progetto, il 24% sta progettando l’intervento. La quasi totalità degli enti (88%) ha scelto di conservare delibere di Giunta e delibere di Consiglio. Seguono le ricevute di PEC (74%), le ordinanze (70%), le fatture (67%), i bandi di gara (63%), le ricevute di pubblicazione atti sull’albo pretorio (60%,) i verbali delle sedute di Giunta/Consiglio/Commissioni (56%), le concessioni amministrative (56%).
Oltre il 40% degli enti coinvolti nell’analisi che ha avviato un’iniziativa di questo tipo ha dichiarato di aver riscontrato significative criticità: nella gestione del progetto (per la complessità del cambiamento e per la difficoltà di programmare le attività) e nell’interpretazione della normativa vigente in materia.
Sono invece numerose ed eterogenee le barriere che interdicono l’avvio di progettualità di questo tipo. In particolare si segnala l’assenza di risorse finanziarie da dedicare al progetto (per il 57% degli intervistati) e la mancanza di un indirizzo strategico da parte degli amministratori dell’ente (54%).
La ricerca è stata realizzata con il patrocinio del Ministro per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione e di UPI, Unione Province d’Italia, con il contributo di Consorzio CBI e con il supporto di Infogroup, Telecom Italia; Credemtel; AbiLab e eContent Award.
