Il Comune di Desenzano del Garda ha scelto la soluzione EasyVista di Staff&Line per la razionalizzazione dei propri asset IT composti, solo per il parco hardware tra PC, periferiche e stampanti, da circa 500 asset. Il processo di razionalizzazione ha riguardato anche il parco software, portando a un’analisi dei prodotti esistenti, del loro reale utilizzo e della situazione delle licenze d’uso.
Il Comune di Desenzano è da sempre un comune all’avanguardia anche dal punto di vista tecnologico. Basti pensare che fin dal lontano 1994 è stato uno dei primi comuni d’Italia ad avvalersi di una rete civica.
Oggi il Comune conta circa 200 dipendenti ed è dotato di una struttura interna dedicata alla gestione dei sistemi informativi. Inoltre tutti gli uffici, dislocati su 8 sedi, sono cablati con una rete wireless.
Questa valorizzazione della struttura IT permette al Comune di fornire servizi anche all’esterno. Grazie al Comune, le scuole locali sono tutte dotate di connettività e la Biblioteca Comunale funziona anche da “Internet Point”, consentendo ai propri utenti di portare il proprio PC e collegarsi in rete, oppure di utilizzare le 15 postazioni disponibili.
L’esigenza del Comune era quella di razionalizzare il proprio parco IT installato nel tempo, e proveniente da fornitori diversi oltre che da acquisti realizzati attraverso appalti pubblici.
Le varie modalità di acquisto e di installazione dei prodotti hanno determinato nel tempo uno sviluppo disomogeneo, che ha mostrato la necessità di essere governato.
“Volevamo intervenire con un serio processo di analisi e verifica, per avere un controllo completo ed efficace e per poter ottimizzare la situazione esistente”, ha commentato Margherita Sgalambro, responsabile del settore sistemi informativi del Comune di Desenzano.
“Per raggiungere questo risultato era indispensabile procedere a un sistema di censimento di tutti gli asset IT, inclusi i sistemi di rete che permettono ai dipendenti, dislocati nelle nostre diverse sedi, di comunicare tra loro.”
Per questo il Comune di Desenzano ha scelto la soluzione EasyVista di Staff&Line, per la capacità del prodotto di coprire tutti gli aspetti legati alla gestione degli asset e dei servizi informativi, e di realizzare un inventario del parco IT automatizzato in grado di analizzare e di gestire anche gli aspetti giuridici e contrattuali correlati a ogni singolo asset.
Il progetto è partito con l’implementazione della soluzione EasyVista Discovery, che ha permesso di rilevare fisicamente tutti gli asset presenti, ordinarli e classificarli, fornendo al Comune un importante patrimonio di informazioni, indispensabile per poter procedere con il processo di omogeneizzazione e di razionalizzazione economica.
Con EasyVista Usage è stata invece ottimizzata la gestione delle licenze software, identificando, ad esempio, i software non utilizzati ed evitando così un esubero di licenze. Non solo.
Il Comune di Desenzano si è anche dotato di un Help Desk applicativo gestito con il modulo EasyVista Service Management, attraverso il quale è stato possibile automatizzare tutto il processo di richieste e di segnalazione incidenti da parte degli utenti.
Staff&Line ha fornito tutti i servizi di installazione e configurazione dei moduli e di aggiornamento del software. Inoltre, ha offerto dei servizi di formazione e di consulenza sul prodotto per permettere al Comune di fare proprie le competenze necessarie ad avviare il progetto in piena autonomia.
Dopo il recupero delle informazioni contenute nella vecchia soluzione e il caricamento dei dati su EasyVista, la prima parte del progetto ha iniziato a dare i risultati attesi.
Grazie a EasyVista in brevissimo tempo è stata effettuata una rilevazione automatica molto dettagliata di tutto il parco installato e di tutti le licenze software presenti nel sistema.
In questo modo il Comune ha potuto identificare con chiarezza le macchine obsolete o dotate di applicazioni che necessitavano di aggiornamenti.
Con l’automatizzazione del processo di rilevazione e la centralizzazione dei dati relativi agli asset IT, l’azienda ha ottenuto così una visione completa del proprio parco installato, e della sua ubicazione, e gli strumenti necessari per accedere in modo rapido e immediato alle informazioni, con la possibilità di effettuare analisi e report che possono essere di grande supporto ai processi decisionali.
Inoltre, il Comune ha ottenuto un’ottimizzazione dei costi e degli investimenti effettuati, e la possibilità di programmare più accuratamente anche gli investimenti futuri.
“Il Comune ha la certificazione di qualità ISO 9001 e Vision 2000 su tutti i processi. Ci serviva quindi una soluzione che fosse anche in grado di coprire tutte le fasi richieste dal sistema di qualità.
EasyVista ha risposto a questa esigenza e ci ha permesso inoltre di raggiungere un ottimo controllo finanziario, per poter valutare i budget a nostra disposizione e i futuri progetti di sviluppo tecnologico”, ha affermato Emanuele Giustacchini, Assessore ai sistemi informativi del Comune di Desenzano.