Progettate per rispettare e sfruttare tre nuove leggi: Fattura elettronica, PEC e Pagamenti
Top Consult ha presentato due nuove soluzioni – già disponibili – per la fattura elettronica semplificata, entrata in vigore dall’1/1/2013. Il Decreto Legge N.216 dell’11/12/2012, convertito con la Legge di Stabilità N.228 del 24/12/2012, ha recepito infatti la Direttiva dell’Unione Europea relativa all’Iva e alla semplificazione della fatturazione elettronica fra imprese.
Le semplificazioni dell’Unione Europea
Fra le numerose semplificazioni introdotte: per fattura elettronica si intende la fattura emessa e ricevuta in qualsiasi formato elettronico ed accettata dal destinatario; la fattura, cartacea o elettronica, si considera emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente; è obbligatorio assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura: il modo più semplice è quello di controlli di gestione che creino una “pista di controllo” affidabile fra la fattura e ad esempio gli ordini e i pagamenti relativi.
La conservazione a norma delle fatture elettroniche, accettate dal cliente che ha dato il consenso, è obbligatoria sia per cliente che per il fornitore; per le fatture create e trasmesse in formato elettronico, ma per le quali non c’è accettazione del destinatario, è invece facoltativa.
Le soluzioni semplificate Top Consult
“L’Unione Europea ha semplificato le regole della fattura elettronica e noi abbiamo semplificato le relative soluzioni realizzative – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult. Due nuove soluzioni facili ed economiche, indipendenti dal programma gestionale che crea le fatture, sono già pronte anche per chi non possiede il sistema Top Media NED: la soluzione applicativa Fattura Elettronica e PEC e il pacchetto NED for Contabilità. La fattura è il documento più importante del business aziendale ed è quindi necessario realizzare la fatturazione elettronica con soluzioni adeguate, efficienti e sicure, che solo un partner esperto ed affidabile come Top Consult è in grado di fornire”.
Le nuove soluzioni Top Consult consentono di realizzare la Fatturazione Elettronica semplificata, rispettando altre due leggi che la impattano fortemente, ma che permettono anche di cogliere ulteriori opportunità di innovazione, efficienza e risparmi: l’obbligo della PEC e le norme sui pagamenti.
La PEC, destinata ormai a sostituire l’e-mail nella corrispondenza di business, è stata estesa dal 30/6/2013 ad artigiani e ditte individuali e semplificata con l’introduzione di un elenco nazionale online (INI-PEC) pubblico di tutti gli indirizzi PEC, compresi professionisti e PA. E’ quindi lo strumento ideale per la spedizione delle fatture elettroniche, attribuendo valore legale con data certa dell’invio da parte del mittente e del ricevimento da parte del destinatario.
I ritardi nei pagamenti delle fatture sono stati normati dal DM 19/10/12 per il Settore Agroalimentare e dal Dlgs 9/10/12 sui pagamenti fra PA ed imprese. Diventa obbligatorio per tutti, dall’1/1/2013 pagare le fatture di beni e servizi entro 30/60 giorni ed è automatico l’addebito di interessi e spese in caso di ritardi. Per avere una data certa dalla quale far decorrere gli interessi, l’ideale è perciò trasmettere le fatture via PEC, conservando l’attestato di ricevimento da parte del cliente; in modo analogo va richiesto l’invio delle fatture passive via PEC, il cui attestato di ricevimento serve per non incorrere in indebite richieste di interessi se la fattura non arriva.
La Gestione Elettronica dei Documenti con le soluzioni Top Consult è certamente lo strumento più semplice e più idoneo per gestire la fattura elettronica in modo completo e conforme alle normative, archiviandola e conservandola a norma, “correlando” ad essa ad esempio l’ordine, le bolle di consegna, il pagamento e gli avvisi di consegna e ricevimento PEC (creando cioè quella “pista di controllo” prevista dal DL N.216 per tracciare il processo della transazione e dimostrare la correttezza dei dati di fatturazione nei casi in cui la fattura elettronica non sia firmata digitalmente). Il sistema gestisce inoltre a norma di legge la PEC, che come documento informatico firmato digitalmente ha l’obbligo di conservazione sostitutiva.
La soluzione applicativa “Fattura Elettronica e PEC”
Realizza in modo semplice e veloce la fatturazione elettronica a norma U.E. e gestisce la corrispondenza di business oggi basata sull’uso della PEC. In particolare consente di effettuare la trasmissione massiva tramite e-mail o PEC delle fatture attive e l’archiviazione automatica degli attestati di invio da parte del mittente e di ricezione da parte del destinatario con certificazione delle relative date (grazie alla PEC è garantita l’origine del mittente e l’integrità del contenuto).
Gestisce inoltre l’archiviazione interattiva dei documenti che giustificano l’emissione di una fattura (come ordine del cliente, corrispondenza e pagamenti ricevuti) e la ricerca e visualizzazione delle fatture archiviate e dei documenti di controllo ad esse correlati. E’ applicabile la conservazione sostitutiva a norma di legge sia in house che in outsourcing e sono abbinabili servizi di consulenza legale e fiscale.
Il pacchetto applicativo “NED for Contabilità”
Gestisce i documenti in ingresso e in uscita relativi al ciclo attivo, al ciclo passivo e alle scritture contabili. In particolare, realizza la nuova fatturazione elettronica a norma U.E., tramite trasmissione via PEC e creazione e gestione della “pista di controllo” dei documenti correlati, come ordini, documenti di trasporto, pagamenti. E’ una soluzione pronta all’uso, già personalizzata per l’ambiente amministrativo, con numero di utenti e quantità di documenti archiviati illimitati.
Anche qui è applicabile la conservazione sostitutiva a norma di legge in house o in outsourcing e sono abbinabili servizi di consulenza legale e fiscale. Può essere ampliata a soluzione “open” Top Media NED.
Evitare i rischi, sfruttare le opportunità
Entrambe le soluzioni Top Consult, complete e sicure, permettono quindi alle imprese di evitare rischi: il rischio ad esempio di usare la nuova fattura elettronica semplice senza poter poi esibire la sua “pista di controllo” in caso di verifiche; il rischio di non poter dare efficacia probatoria ai processi di fatturazione elettronica perché non si usa la PEC; il rischio di archiviare un documento informatico come la PEC senza la obbligatoria conservazione sostitutiva o quello di non ricevere interessi e spese dal cliente che paga in ritardo perché non si può dimostrare la data certa di ricezione.
Nell’attuale scenario documentale e nel nuovo modo di lavorare basato sul documento informatico e sulla PEC, le aziende devono affidarsi ad un partner come Top Consult, con 25 anni di esperienza esclusiva nella gestione elettronica dei documenti, nella conservazione sostitutiva, nell’evoluzione delle normative, in grado di guidare l’impresa nella scelta tecnologica e nella necessaria trasformazione organizzativa e dei processi, evitando qualsiasi rischio. Top Consult ha sviluppato fra l’altro soluzioni tecniche e applicative che indirizzano in particolare la gestione e conservazione a norma di tutti i documenti informatici, dalla fattura elettronica fino alla PEC: con esse le aziende possono ottemperare agli obblighi di legge e nel contempo cogliere nuove opportunità di controllo ed efficienza.
