A cura di Giorgio Marangoni, Director del dipartimento Working Capital Optimization di Lowendalmasaï Italia
Si parla di Business Process Outsourcing (BPO) quando una società affida a un consulente esterno la gestione e l’ottimizzazione intera o parziale di un processo aziendale. Ovviamente, da un punto di vista strategico, sarà l’azienda a mantenere il controllo del processo stesso, mentre il consulente esterno gestirà l’aspetto operativo e procedurale.
Molte aziende, in particolare quelle di grandi e medie dimensioni, stanno dedicando la propria attenzione all’outsourcing perché, oltre a consentire un risparmio sui costi, è anche uno strumento di innovazione e, di conseguenza, di trasformazione e aggiornamento della propria attività.
Utilizzare l’outsourcing tuttavia non significa automaticamente ottimizzare un’attività: se un processo interno non funziona e si decide di chiedere supporto a un outsourcer, il partner prescelto dovrà essere in grado di supportare l’azienda cliente anche nelle attività di set up, di pianificazione e armonizzazione delle procedure.
La gestione dell’operatività è quindi una diretta conseguenza di un’attività a monte, che deve essere il più precisa e fedele possibile a quelle che sono e saranno le aspettative dell’azienda cliente. Il BPO così concepito consente, inoltre, di comprendere meglio i processi che si andranno a gestire nel day by day e di rendere le risorse dell’outsourcer più coinvolte e capaci di proporre soluzioni efficaci per migliorare le performance aziendali.
La recente tendenza di mercato evidenzia come le scelte di esternalizzazione si stiano estendendo sempre più anche ad attività che tradizionalmente sono sempre state gestite internamente dalle aziende, come la gestione del ciclo attivo, il procurement, la logistica, la gestione delle note spese dipendenti.
Il BPO, dunque, rappresenta un importante strumento di cambiamento, utile per la crescita delle imprese che devono però avere ben presente cosa nei fatti comporti una gestione supportata da un outsourcer. Oltre agli innegabili benefici, che vanno dalla riduzione dei costi alla possibilità di accedere a competenze esterne specifiche, al miglioramento delle qualità del servizio, bisogna infatti comprendere che esternalizzare alcune attività può comportare dei rischi; per esempio la rinuncia a sviluppare competenze interne e la parziale cessione del controllo sull’attività. Inoltre non bisogna trascurare l’importanza di tutelare l’azienda da possibili fughe di informazioni sensibili, che saranno di fatto gestite da terzi.
Per questo motivo avviare all’interno della propria azienda un’azione di BPO comporta, nella fase iniziale, una grande attenzione da parte dell’impresa. Non si tratta di instaurare una semplice relazione con un fornitore, ma di creare un forte rapporto di fiducia e di partnership con il consulente prescelto. Il processo di esternalizzazione richiede soprattutto che obiettivi e aspettative siano ben chiari fin dall’inizio e condivisi da cliente e consulente. Prima di arrivare alla messa in opera del processo è necessario verificare diversi step, partendo da un’analisi del processo da esternalizzare, definendo gli obiettivi, individuando le competenze e verificando il fornitore più adatto.
Il consulente che si occuperà dell’attività da esternalizzare dovrebbe partecipare alla definizione dei bisogni dell’azienda, studiando come implementare al meglio l’attività di outsourcing. L’outsourcing prevede un lavoro di squadra tra il cliente e il fornitore, coinvolti entrambi nella determinazione degli obiettivi e nello sviluppo del progetto stesso.
E’ importante, dunque, che i consulenti che gestiscono in outsourcing le attività prescelte lavorino a stretto contatto con le figure aziendali competenti, operando, per esempio, direttamente dalla sede dell’azienda. In questo modo il consulente potrà essere rapidamente aggiornato su eventuali cambiamenti di strategia e, allo stesso tempo, l’azienda beneficerà di un maggiore controllo sulla sua attività.
La capacità di comprensione dell’intero processo, la condivisione degli obiettivi e la cooperazione tra azienda e outsourcer diventano quindi il nodo fondamentale e imprescindibile per il successo del progetto. La collaborazione con esperti che possano assicurare questo tipo di gestione offre al cliente la possibilità di ottenere dei saving, migliorando al contempo le performance e garantendo il pieno controllo dei processi
I vantaggi del BPO
I benefici che si possono ottenere attraverso l’utilizzo del servizio di Business Process Outsourcing (BPO) sono i seguenti:
• scalabilità e flessibilità
• ottimizzazione dei costi
• riduzione dei rischi
• miglioramento del livello di servizio
• knowledge transfer
• accesso a competenze specifiche
• innovazione
