Riduzione dei costi “nascosti” e semplificazione dell’operatività per l’organizzazione dei viaggi d’affari sono ora possibili
Byte, uno dei principali fornitori italiani di soluzioni e servizi per l’amministrazione, la gestione e la valorizzazione del Personale, e Contur, importante azienda italiana di consulenza in grado di sottoporre agli operatori del turismo studi dettagliati e soluzioni specialistiche per affrontare ogni tipo di problema in ambito viaggi, annunciano una partnership per offrire alle aziende uno strumento semplice ed efficace per la gestione dei viaggi d’affari, che consenta una significativa riduzione dei costi “nascosti” e una migliore operatività dei dipendenti.
La partnership prevede l’integrazione del sistema di on-line booking di Contur (TravelMatic) per la gestione del processo di pianificazione e prenotazione trasferta, con la soluzione Travels di Byte, ed è nata per offrire alle aziende clienti una proposta sempre più completa ed efficiente, comprensiva di ogni aspetto relativo al Business Travel.
Travels è il modulo per la gestione delle trasferte e delle note spese ed è inserito all’interno della Byte HR Suite. Sviluppato in tecnologia Web, permette di controllare e gestire in modo completo il processo di trasferta nel rispetto delle normative aziendali e fiscali. Travels assicura la gestione contabile e amministrativa dei rimborsi spese dei dipendenti, incrementando significativamente l’efficienza e la qualità del processo, collegando tutti gli attori coinvolti, eliminando i documenti cartacei e aumentando la rapidità decisionale.
La partnership con Contur consente di configurare Travels affinché, dopo l’inserimento della richiesta di missione, il dipendente possa prenotarsi direttamente i servizi di viaggio utilizzando TravelMatic in modo controllato, attraverso l’applicazione delle regole automatiche di travel policy dell’azienda.
TravelMatic si posiziona in questo modo tra la soluzione Byte, per la gestione delle trasferte, adottata dall’azienda e le agenzie di viaggio, centralizzando le operazioni e i dati ad esse connesse, semplificando decisamente l’operatività dei dipendenti e consentendo alle aziende un ulteriore controllo dei costi. Al termine di ogni operazione, infatti, Travels riceve il costo del servizi acquistati e l’agenzia di riferimento le prenotazioni per le quali emettere i biglietti.
L’integrazione di TravelMatic con la soluzione Byte offre, oltre ai vantaggi già propri di entrambe le soluzioni quali, servizio multilingua e multiaziendale, gestione di filiali, centri di costo, commesse, etc., anche l’integrazione con tre dei maggiori CRS per prenotazioni aeree, alberghiere e autonoleggi.
La gestione diretta del viaggio si sta diffondendo sempre di più a livello aziendale, in America sono già molti i viaggiatori d’affari che prenotano online i propri servizi e questa pratica si sta diffondendo anche in Europa, con notevoli risparmi da parte delle imprese.
Sempre più spesso, infatti, le aziende ricercano soluzioni gestionali che permettano di intervenire sul comportamento dei viaggiatori sia in fase di pre-trip sia in fase di rendicontazione spese, automatizzando i collegamenti con i vendors esterni (Brokers, GDS, Agenzie, carte di credito, etc.) e controllando tutte le movimentazioni che avvengono tra dipendente, agenzia, fornitori ed azienda.
Si stima che il tempo medio per la gestione amministrativa delle trasferte sia di oltre 120 minuti di cui la metà è impegnato dalle segreterie ed uffici amministrativi. Automatizzando ed adottando le best practice si possono ridurre i “costi nascosti” di oltre il 60% per la richiesta missione e fino all’ 80% per la compilazione e il controllo della nota spese, se il rimborso avviene a cedolino.
“Il mondo del Business Travel è talmente ampio che non può essere coperto da una sola applicazione e Byte per rendere sempre più completa la propria offerta ha coinvolto degli specialisti nel settore per dare ad ogni cliente la soluzione più rispondente alle proprie esigenze. L’apertura ed integrazione con i sistemi di Contur nasce proprio da questo presupposto” ha dichiarato Vito Accardi, Product Manager di Byte per la soluzione Trasferte.
“La gestione dei viaggi di lavoro rappresenta una delle attività più onerose per un’azienda e per la molteplicità di ruoli e funzioni aziendali coinvolte sfugge a ogni controllo di costi ed efficienza proprio per la manualità delle operazioni; TravelMatic, integrato nell’architettura Byte, assicura il controllo completo dei processi sul piano operativo ed economico evidenziando le aree di possibile miglioramento” ha affermato Mimmo Cristofaro, Presidente Contur.
