Copyr sceglie di integrare Microsoft Nav con myPlan la soluzione targata Brain Force che, con la sua capacità di calcolo e di creazione di scenari alternativi, permette di affrontare al meglio le variazioni della domanda
Le piccole e medie imprese, per non subire i contraccolpi del mercato ma anticiparne le tendenze, chiedono sempre più alla tecnologia strumenti di previsione e analisi sofisticati e puntuali. Ma anche funzionalità aggiuntive, più coerenti rispetto alle peculiarità del proprio settore merceologico rispetto a quelle tradizionalmente fornite dai sistemi gestionali standard. Per questa ragione, Copyr, azienda specializzata nella formulazione di prodotti per la protezione delle piante e degli ambienti, ha scelto di introdurre all’interno dei proprio processo di pianificazione myPlan, un modulo proposto da Brain Force, perfettamente integrato con l’ERP Microsoft Dynamics NAV.
“Il nostro core business, che consiste nella formulazione e nella commercializzazione di prodotti per la protezione delle piante e degli ambienti, richiede una pianificazione molto accurata dal momento che la produzione non avviene nei nostri stabilimenti ma presso i nostri terzisti, attualmente pari a circa una decina, spiega Mario Di Leva – Operations & Planning Manager di Copyr. A ciò va aggiunto il fatto che una parte dei prodotti, appositamente dedicata al settore agricolo, risente dei trend stagionali. Abbiamo quindi chiesto al team di specialisti di Brain Force, che è anche il nostro fornitore di Microsoft Nav e con cui abbiamo un rapporto di lunga data, di proporci una soluzione semplice da usare e in grado di tener conto delle nostre specificità”.
“A metà maggio del 2011 abbiamo proposto all’azienda di adottare il sistema myPlan, appositamente studiato per ottenere un’integrazione completa con Microsoft Nav, precisa Franco Luppi – SCM Business Senior Consultant di Brain Force. Nel proporre questa soluzione abbiamo tenuto conto delle peculiari esigenze dell’azienda legate sia alla stagionalità delle vendite, sia alla tipologia del modello produttivo”. Esigenze che avevano spinto lo staff IT a personalizzare alcuni processi utilizzando una serie di strumenti realizzati in Excel. “Tale sistema, tuttavia, aggiunge Luppi, se da un lato aiutava l’azienda a gestire la Supply Chain, dall’altra comportava un elevato dispendio di tempo, necessario per riportare tutte le decisioni operative in Navision”.
Grazie all’elevato livello di integrazione esistente tra le due soluzioni fornita da Brain Force, Microsoft Nav e myPlan, l’azienda, dopo pochi giorni di formazione, era già in grado di utilizzare il nuovo sistema. Grazie a tale passaggio, le due risorse umane adibite ai processi di pianificazione sono attualmente in grado non solo di effettuare valutazioni puntuali, che consentono di ottimizzare il livello delle scorte, ma anche confrontare tutta una serie di simulazioni necessarie per stabilire quali materiali e quali quantità acquistare. Una volta esaminati i risultati di tali elaborazioni, l’utente, grazie a myPlan, può trasferire automaticamente gli ordini operativi a Microsoft Nav.
Scorte dinamiche per rispondere alla domanda
Tra i motivi che hanno spinto Copyr ad adottare myPlan, la possibilità di ottenere un elevato livello di visibilità sui risultati dell’attività di pianificazione compresi i parametri relativi ai lotti minimi e ai lotti multipli, i tempi di approvvigionamenti e i livelli delle scorte di sicurezza. La soluzione, infatti, consente di capire se questi dati sono corretti e quali sono gli scostamenti rispetto al budget.
“MyPlan ci consente di essere molto più reattivi rispetto al mercato, puntualizza Di Leva. Possiamo gestire il livello delle scorte in modo flessibile: grazie alle capacità di calcolo dello strumento e al suo elevato livello di flessibilità possiamo gestire scorte di sicurezza dinamiche e variabili nel tempo. In questo modo, possiamo ottimizzare la gestione del magazzino. Non siamo costretti infatti a immobilizzare elevate quantità di prodotto dato che myPlan ci consente di stabilire la quantità di scorte necessaria a far fronte ai picchi di domande imprevisti”. L’azienda può di fatto contare su scorte di sicurezza dinamiche data la rapida capacità di calcolo del loro livello offerta da myPlan in funzione dell’andamento del business e della sua stagionalità. “In questo modo abbiamo la sicurezza di poter disporre di scorte più elevate solo nei periodi critici, commenta Di Leva. A ciò si aggiunge anche la capacità da parte di myPlan non solo di monitorare, ma anche di rendere più trasparente a tutti gli utenti l’andamento del livello dello scorte in modo da poter dimostrare anche alla direzione, ad esempio, come e perché è stato possibile ridurne il livello”.
Gli step della pianificazione
La produzione che fa capo a Copyr tramite i suoi terzisti viene calcolata sulla base delle stime relative agli ordini provenienti dai tre principali canali di vendita dell’azienda: l’home garden, l’igiene ambientale e il comparto Business to Business. Per i primi due canali, il processo di pianificazione prende avvio dalle riunioni periodiche con la rete di vendita. “Nel corso degli incontri si va a definire il piano di produzione per il prodotto finito, aggiunge Di Leva. Una volta inserito nel sistema, utilizziamo myPlan per calcolare i fabbisogni dei componenti. Vi è tuttavia una categoria di prodotti che non viene pianificata nel corso di queste riunioni ma viene delegata completamente a myPlan: in questo caso, inseriamo il budget di questi prodotti e il sistema è in grado di formulare le proposte che vengono tradotte direttamente in ordini di acquisto in Microsoft Nav”.
“Grazie all’elevato livello di integrazione tra le due soluzioni, aggiunge Luppi, è possibile agire direttamente in myPlan sia per apportare modifiche ai parametri di pianificazione sia per variare i risultati della pianificazione trasferendo poi a Microsoft Nav, in modo completamente automatico, le decisioni prese dagli utenti”.
Nel caso del canale Business to Business, costituito da tutti quei clienti che richiedono i prodotti di Copyr per il loro mercato, lo staff che si occupa della Supply Chain può lavorare invece su ordini inviati con largo anticipo . “In questo caso la riunione con la forza vendita non è necessaria perché gli ordini provenienti dal canale hanno tempistiche ben precise, sottolinea Di Leva. Possiamo pertanto lavorare sulla base di fabbisogni gestionali chiari e definiti”.
Una volta elaborati tali fabbisogni, myPlan invia le proposte d’ordine a Microsoft Nav, da cui parte l’invio vero e proprio degli ordini ai fornitori. “L’utilizzo di myPlan ci ha permesso di abbattere non solo i tempi di creazione e invio degli ordini, ma anche di stesura dei budget, conclude Di Leva. La stesura dei budget per categorie di prodotto per il 2012 ha richiesto, ad esempio, un paio d’ore di lavoro contro i due o più giorni necessari in passato. Con myPlan abbiamo inoltre avuto la possibilità di effettuare operazioni di simulazioni prima eccessivamente onerose in termini di tempo: possiamo, ad esempio, accorpare i fabbisogni per durate variabili, dai 30 giorni ai 90 giorni, per valutare la convenienza o meno di una determinata proposta d’ordine”.
