A cura di Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager PFU Italia
Il lavoro ibrido è ormai un trend consolidato, che in quasi tutti gli ambienti lavorativi viene dato per scontato. Si tratta di una modalità di operare che assicura notevoli vantaggi, soprattutto per i knowledge worker, se svolto attraverso l’utilizzo di strumenti che permettono di massimizzare la produttività e mantenere standard elevati, indipendentemente dal luogo in cui si trovano le persone.. Perché il lavoro ibrido riveli il suo vero potenziale, però, le aziende che ne riconoscono il valore devono considerare anche il benessere del personale, non solo il suo rendimento.
Un elemento da tenere costantemente a mente è che le riunioni ibride spesso comprendono un mix di partecipanti di persona e da remoto e, per favorire il coinvolgimento di tutti, è importante che chi ha il compito di guidare il meeting li faccia sentire realmente inclusi. Ed è qui che entrano in gioco le tecnologie intelligenti con strumenti che facilitano l’inclusione e il coinvolgimento attraverso la creazione di una giusta atmosfera.
Il peso delle riunioni virtuali
Trovarsi con una telecamera puntata in faccia, e vedere il proprio viso su uno schermo a soli 50 cm dagli occhi attenti di qualcun altro, non è il modo naturale in cui ci guardiamo in una riunione dal vivo. Chissà quali informazioni subconsce o secondarie, che normalmente ci aiutano a rimanere concentrati, vengono perse? Una cosa che sappiamo per certo è che la stanchezza da riunioni virtuali esiste, ed è più probabile che sia il frutto di un “calo” d’attenzione e della noia, piuttosto che di un sovraccarico mentale.
Una recente ricerca ha rivelato che i dipendenti più coinvolti sono in grado di rimanere attivi anche durante le riunioni in modalità virtuale, mentre gli altri spesso le trovano molto stancanti. Questo è particolarmente vero a telecamere spente, quando i partecipanti si distraggono e iniziano a svolgere altre attività. Ciò accade quando le persone non si sentono stimolate dalla riunione, pensano di non poter contribuire e che la loro presenza sia in realtà superflua. Il multitasking rappresenta in questo senso un altro potenziale ostacolo, se il coinvolgimento diminuisce poiché svolgere più di un’attività che richiede attenzione cognitiva è mentalmente impegnativo.
Sebbene rendere le riunioni più coinvolgenti sia in parte responsabilità dell’organizzatore (in termini di contenuti pertinenti, motivazioni e gestione della riunione), è possibile adottare misure pensate appositamente per rendere questi meeting più efficaci e coinvolgenti attraverso l’uso di strumenti tecnologici appropriati.
Energia “dal vivo”
Non bisogna permettere che la stanchezza intacchi la produttività, ed esistono diverse soluzioni per portare l’energia tipica delle interazioni personali anche nelle riunioni ibride, che vedono partecipanti sia in presenza fisica che da remoto:
- Telecamere accese! Cercare di costruire una cultura in cui i partecipanti virtuali alle riunioni ibride si sentano a proprio agio con le telecamere accese e impostino il loro stato su “non disturbare”. Questo approccio ridurrà il numero di messaggi che ricevono durante la riunione, ai quali potrebbero essere tentati di rispondere, e li aiuterà anche a evitare il multitasking. Tenere le telecamere accese incoraggerà i partecipanti ad ascoltare attentamente e a condividere risposte visive e verbali. Immagini ad alta definizione e panoramiche della sala possono anche rafforzare la sensazione di coinvolgimento.
- Investite nella tecnologia! I dispositivi intelligenti garantiscono che tutti i partecipanti si sentano parte dell’evento, anche se si trovano a distanza. Questi device non solo catturano chiaramente la voce di tutti, ovunque si trovino, ma fanno sì che tutti siano ugualmente visibili sullo schermo. Sapere di essere visti e ascoltati alla stregua di un partecipante in presenza aiuta a sentirsi coinvolti e a essere più propensi a intervenire.
- Attrezzature audiovisive plug-and-play facili da usare consentono di organizzare riunioni anche in luoghi insoliti, che possono risultare più stimolanti rispetto alle banali sale riunioni.
I dispositivi intelligenti amplificano l’energia
Ricordate l’entusiasmo quando l’insegnante diceva che la prossima lezione si sarebbe svolta all’aperto? Con i giusti dispositivi, una riunione in ambiente ibrido potrebbe essere condotta, ad esempio, dal reparto produzione o da uno spazio all’aperto (tempo permettendo). Svolgere le riunioni in piedi invece che seduti attorno al tavolo della sala riunioni o alle scrivanie, e utilizzare la tecnologia per creare spazi di incontro più coinvolgenti, genera una nuova energia per i partecipanti, portando una ventata di freschezza in quello che a volte può sembrare un vecchio formato che ha fatto il suo tempo.
