Gestire i documenti in digitale, archiviarli, poterli ricercare, collegare i dati tra loro, sono elementi fondamentali per consentire alle aziende di prendere decisioni e agire in modo vincente
La digitalizzazione dei processi sarà sempre più importante nella vita delle imprese. Per questo Konica Minolta è già da tempo impegnata nell’offrire alle PMI, ma anche alle grandi aziende, soluzioni orientate alla gestione della conoscenza aziendale e all’ottimizzazione delle infrastrutture IT. «Konica Minolta Business Solutions Italia, la filiale italiana della multinazionale giapponese Konica Minolta, è sempre stata radicata sul mondo del printing» – racconta Davide Raggi, product manager Soluzioni Digitali di Konica Minolta. «Nell’ultimo quinquennio abbiamo voluto ampliare la nostra value proposition per rispondere alle esigenze di un mercato in evoluzione, abbracciando altre aree di business».
L’uso della carta sarà destinato a contrarsi; per questo è fondamentale puntare sul digitale. «Nella nostra divisione» – dichiara Raggi – «lavoriamo sulla digitalizzazione dei processi. Proponiamo una piattaforma di Enterprise Content Management, ma anche soluzioni in grado di rispondere alle esigenze di collaborazione e condivisione. La nostra offerta è particolarmente interessante e gestisce non solo fatture e documenti cartacei, ma tutto ciò che caratterizza un’azienda e le consente di evolvere e adattarsi a un mercato che cambia». Gestire i documenti in digitale, archiviarli, poterli ricercare, collegare i dati tra loro, sono elementi fondamentali per consentire alle aziende di prendere decisioni e agire rapidamente.
«Konica Minolta propone un portafoglio di soluzioni chiamato Digital Easy, un brand che accomuna tutti i nostri progetti» – prosegue Raggi. «Il nostro obiettivo è integrarci con l’organizzazione del cliente, capire qual è il problema e superare le barriere tecnologiche e mentali che rallentano la digitalizzazione».
TRE PILASTRI FONDAMENTALI
Digital Easy si basa su tre pillar. Uno di essi consiste nella semplicità di comprensione, di utilizzo, di adozione. «Il primo passo sta nella capacità di spiegare il concetto di digitalizzazione al cliente, perché possa comprenderlo e usarlo» – spiega Raggi.
Il secondo pillar è quello della flessibilità, intesa come capacità di adattamento a ogni contesto aziendale, a ogni ambiente IT, a ogni esigenza specifica. «La flessibilità in azienda oggi è determinante» – commenta il product manager di Konica Minolta. «Per portare innovazione tecnologica è necessario essere flessibili, ci si deve adattare al contesto d’impresa, ai processi, ai sistemi già esistenti, spesso stratificati negli anni».
Il terzo pillar riguarda la qualità. «Le nostre soluzioni – dice Raggi – si basano su software e piattaforme selezionate per le loro caratteristiche e consolidate negli anni su numerose progettualità, e su servizi impeccabili erogati dai nostri team di progetto. La qualità è fondamentale per garantire progetti di valore e soddisfazione al cliente».
M-FILES PER UNA GESTIONE DOCUMENTALE EVOLUTA E VISIONARIA
Per una gestione documentale particolarmente evoluta, Konica Minolta propone la piattaforma M-Files, che è stata riconosciuta da Gartner come il software di enterprise content management più visionario.
«La soluzione M-Files – afferma Raggi – si focalizza sul concetto di metadati, informazioni aggiuntive che arricchiscono qualsiasi tipo di documento e informazione. I metadati sono utili per fare ricerche, creare correlazioni, valorizzando logiche sempre più avanzate di intelligenza artificiale. Grazie ai metadati e all’intelligenza artificiale, è possibile interagire con ambienti di ricerca, ponendo domande, estraendo dai documenti quanto è coerente con quanto si vuole cercare».
Secondo Raggi, M-Files è una soluzione semplice e altamente configurabile, intuitiva nell’utilizzo, che permette di automatizzare i workflow documentali, archiviare e rendere sempre disponibili dati, informazioni, documenti, facilitando la collaborazione tra diverse funzioni e team di lavoro. «Oggi – precisa Raggi – amiamo parlare di gestione dell’intera conoscenza aziendale, perché è lì che sta il valore e l’unicità di ogni organizzazione. Inoltre, M-files permette di collaborare all’interno e all’esterno dell’azienda e di essere integrata a sistemi esistenti».
La soluzione integra MS 365 e altri repository/sistemi consentendo una gestione puntuale delle informazioni e un’unica fonte dati. M-Files può essere sia in cloud sia on-prem, è integrabile con tutti gli ERP e CRM e lavora anche con dati non strutturati quali e-mail, documenti Word, Power point e altro. Sono soddisfatti anche gli standard di sicurezza e conformità; tutti i dati sono sottoposti a backup e processi di autorizzazione completi.
«La nostra value proposition – aggiunge Raggi – si basa su progettualità su misura. Inoltre, i nostri consulenti hanno sviluppato internamente una soluzione di Robotic Process Automation (RPA), un orchestratore che consente di far dialogare i sistemi di terze parti con le soluzioni che proponiamo».
L’ESPERIENZA CONCRETA DEI CLIENTI
Molte sono le imprese che si sono affidate alla divisione Soluzioni Digitali di Konica Minolta. Una di esse è Giusto Faravelli, azienda di Milano che distribuisce ingredienti e materie prime per settori nutraceutico, farmaceutico, food e produzione industriale. La società ha anche sedi in Francia, Spagna, Repubblica Ceca, Germania e filiali negli Stati Uniti e in Cina.
Giusto Faravelli ha sentito la necessità di rendere più efficiente tutta la gestione documentale, dando consistenza ai dati in ogni fase del processo di fornitura e Supply Chain. L’integrazione della piattaforma M-Files ha apportato alcuni benefici. Un primo vantaggio riguarda le procedure di caricamento dei documenti, che ora risultano snellite. Prima, non avendo un sistema integrato, c’era il rischio che i dati non fossero perfettamente sincronizzati. Oggi, invece, grazie a M-Files, i dati sono sempre sincronizzati in tempo reale e la classificazione dei documenti è diventata più affidabile. Inoltre i dati possono essere arricchiti con metadati, che rendono la ricerca tra i documenti molto intuitiva, perché basata sulle informazioni più utili all’utente. C’è anche più trasparenza lungo il processo d’acquisto. Il management del cliente ha deciso anche di estendere l’uso della piattaforma a tutte le attività di archiviazione degli ordini fornitori e gestione dei documenti logistici. L’azienda ha voluto replicare questo modello di gestione documentale anche alle filiali estere.
«La divisione Soluzioni Digitali di Konica Minolta è relativamente giovane: abbiamo grandi ambizioni, progetti e importanti obiettivi di crescita» – conclude Raggi. «In Italia il mondo della gestione documentale, o meglio della gestione della conoscenza, è ancora molto da sviluppare. Incontriamo spesso sul mercato barriere culturali e cognitive, intese come resistenza al cambiamento, tecnologiche e di budget. La nostra mission è permettere alle aziende di superare tutte queste resistenze».
Per maggiori informazioni/approfondimenti: M-Files: soluzione intelligente per la gestione dei dati e knowledge management – KONICA MINOLTA
